Liiketoimintaomaisuuden hallinta on kaikkea käyttöomaisuuden hallinnasta esimerkiksi ohjelmisto-omaisuuden ja digitaalisen aineiston hallintaan – käytännössä siis mitä tahansa organisaation omistamia hyödykkeitä tai palveluja, jotka mahdollistavat paitsi liiketoiminnan pyörimisen, myös liiketoiminnan kasvun.

Yleensä nämä jaetaan joko aineettomiin (esim. patentti) tai aineellisiin (esim. tietokoneet) omaisuuksiin. Yrityksen sisällä liiketoiminta omaisuuden hallinta voi kattaa esimerkiksi seuraavaa:

  • Digitaalisen aineiston hallinta (esim. myyntimateriaalit)
  • Ohjelmisto-omaisuuden hallinta (esim. järjestelmät)
  • Lisenssienhallinta (esim. tuotteet)
  • Sopimustenhallinta (esim. asiakkuudet)
  • Laitehallinta (esim. koneet ja niiden osat)
  • Fyysisen omaisuuden hallinta (esim. rakennukset)

Miten eri liiketoimintaomaisuudet (eli assetit) sitten liittyvät olennaisesti koko palvelunhallintaprosessiin, miten niitä tulisi hallinoida ja miten tämä tieto saadaan keskitettyä yhteen näkymään? Näihin vastaamme tässä blogipostauksessa.

Business Asset management eli Liiketoimintaomaisuuden hallinta

Kuva: Esimerkkejä erilaisista liiketoimintaomaisuuksista, eli liiketoiminta-asseteista.

Liiketoimintaomaisuuden hallinta hyödyttää koko palvelunhallintaprosessia

Yleensä joustavalle ja kustannustehokkaalle palvelunhallinnalle (ESM = Enterprise Service Management) on kysyntää, olipa organisaation ydinliiketoiminta sitten HR, markkinointi, taloushallinto, IT tai jokin aivan muu ala.

Sisäisten palveluiden hallinta ja niihin liittyvät prosessit ovat yleensä joko yrityksen vankka perusta tai sen Akilleen kantapää.

Tietoa kertyy ja kehittyy vuosien varrella eri siiloissa ja vain valitettavan harvoin näihin siiloihin on olemassa kokonaiskuvaa. 

Miten liiketoimintaomaisuudet eli ”assetit” sitoutuvat palvelunhallintaprosessiin?

Sisäinen kaaos harvoin peilautuu tyyneytenä ulospäin ja siksi palvelunhallintaprosessit ja niiden kunto kuvastaa yleensä parhaiten myös koko liiketoiminnan tilaa ja kannattavuutta. Kun palvelunhallinta ei ole saumatonta kärsimään ei joudu ainoastaan liiketoiminta, vaan myös työntekijät ja loppuasiakkaat.

Mieti millaisia kysymyksiä yrityksessäsi useimmiten nousee sisäisesti palvelujen tai arjen sujuvuuden kehittämiseen liittyen.

Saatat huomata, että moni näistä kysymyksistä liittyy tavalla tai toisella tiedon saantiin tai siihen liittyviin prosesseihin:

  • ”Kuka tiesikään kenellä on pääsy järjestelmään X?”
  • ”Kenellä oli valmiina tarkempi kuvaus aiheesta X?”
  • ”Jokohan asia x oli toimitettu?”
  • ”Mistäköhän näkisi milloin henkilö x aloittikaan meillä?”

Liittyivät mieleesi tulleet kysymykset sitten pääsynhallintaan, identiteetinhallintaan, laitehallintaan, laiterekisteriin, tuoterekisteriin, henkilörekisteriin, työntekijärekisteriin, työkalurekisteriin, riskienhallintaan, työkalujen hallintaan, henkilöstöhallintaan tai vaikka tuotevirtaan, ovat ne liiketoimintasi kannalta oleellista tietoa.

Siksi ne ovat myös organisaatiosi selkäranka ja sujuvan arjen mahdollistaja.

Miksi liiketoiminta-assetteja kannattaa hallinoida?

Vastaus on melko yksinkertainen. Liiketoimintaan liittyvän tiedon ja omaisuuden systemaattinen hallinta auttaa organisaatiotasi säästämään aikaa ja rahaa.

Kun omaisuus ja tieto on kytketty tiiviisti organisaation palvelunhallintaprosesseihin, saa niistä irti myös parhaan mahdollisen hyödyn.

  • Kustannussäästöt
    Tehostamalla palvelunhallintasi tuottavuutta, pienennät tukifunktiohin liittyviä kustannuksia.
  • Nopeampi ongelmien analysointi ja palautuminen
    Kun tiedät missä assettisi sijaitsevat, mitä riippuvuuksia niillä on, kuka ne omistaa, miten niitä käytetään ja minkälaisia muutoksia niihin on tehty, olet kykenevä myös reagoimaan nopeammin. Salapoliisityöhön ei ole tarvetta, jos tieto ja aiemmat ongelmat ratkaisuineen ovat helposti ja nopeasti saatavilla.
  • Säästä työntekijöidesi aikaa ja hermoja
    Etsitkö tiettyä sopimusta, tietyn asiakkaan lisenssejä tai esimerkiksi jonkun palvelun palvelukuvausta? Keskitetty assettien hallinta mahdollistaa kaikkien tietojen ja niihin liittyvien tietojen löytymisen nopeasti ja yhdestä paikasta. Läpinäkyvyys ja jäljitettävyys parantuvat.
  • Hallitse riskejä ja elinkaarta, ennakoi ongelmat, automatisoi!
    Milloin koneeseen on vaihdettu viimeksi laakerit? Onko meillä vanhentuneita tietokoneita jossakin? Onko poistuvalla työntekijällä vielä käyttöoikeuksia tai organisaation omaisuutta? Hyvällä assettien hallinnalla saat vastauksen näihin kysymyksiin. Voit ennakoida tulevat huolto- ja ylläpitotarpeet sekä automatisoida esimerkiksi tehtävien luonnin suoraan esimerkiksi huoltohenkilökunnalle ja HR:lle.

Miten liiketoimintaomaisuuden hallinta onnistuu?

Ensimmäinen askel liiketoiminnalle oleellisen tiedon ja käyttöomaisuuden hallinnoinnin helpottamiseen on tuoda kaikki oleellinen tieto yhteen näkymään. Usein lähtötilanne tarjoilee useisiin eri järjestelmiin ja työkaluihin siiloutunutta tietoa, jota on kertynyt vuosien varrella.

Kun yrityksessä ei ole vielä käytössä Atlassian Jira

Jos Atlassian-pohjaiset ohjelmistot eivät ole sinulle vielä tuttuja, suosittelen tutustumaan niihin esimerkiksi näiden artikkelien avulla:

Kun yrityksessä on jo käytössä Atlassian Jira

Mikäli yrityksessä, esim. IT-osastolla on käytössä Jira, on tarjolla suora lisäosa ”Insight Asset Management”. Tämän avulla pääset vauhtiin nopeasti, vaikka tietoa olisikin tällä hetkellä hajautettuna eri järjestelmiin.

Tutustu Insight Asset Management-lisäosaan

Kiinnostuitko?

Voit nyt ilmoittautua mukaan maksuttomaan webinaariimme 19.11.2020.



Avainsanat:
business asset management, liiketoimintaomaisuuden hallinta

Blogi