Törmään jatkuvasti ajattelumalliin, jossa tietojärjestelmän hankinta ja rakennusvaihe koetaan kuuluvan organisaation IT-osaston ja markkinoinnin tai viestinnän vastuualueelle. Pyhälle alueelle, jonne muilla ei ole asiaa. Onhan kyse digitalisaatiosta ja tietojärjestelmistä.

Palvelua tehdään ihmisiä varten

Palvelua suunniteltaessa tulee huomioida, että järjestelmää ei luoda sen itsensä vuoksi, vaan sillä pyritään palvelemaan yrityksen asiakkaita tai muita tavoitteita sekä samalla helpottamaan ja tehostamaan työntekijöiden arkea. Joissain tapauksissa tästä seuraa jonkinlainen toimenkuvan muutos tai jopa YT-neuvottelujen suuruinen mullistus.

Palvelun käyttäjien osallistaminen suunnitteluun on välttämätöntä. Vaikka IT-osastolla on tekninen tietämys, markkinoinnilla omat tarpeensa ja johdolla oma käsityksensä, todellisuudessa parhaiten tavoitteita palveleva järjestelmä saadaan rakennettua käyttäjien hiljaista tietoa hyödyntämällä.   

Kuinka työpaikkansa puolesta pelkäävä henkilö valjastetaan muutosagentiksi?

Ongelma tässä muodostuu siinä kohtaa, kun esimerkiksi työpaikkansa puolesta pelkäävä henkilö tai teknologiaan epäilevästi suhtautuva halutaan osallistaa projektin suunnitteluun. Heillä on projektin onnistumisen kannalta kriittistä tietoa, mutta henkilön halu osallistua projektiin on olematon tulevien muutosten vuoksi.

Ennakoivalla muutosjohtamisella henkilö(t) parhaassa tapauksessa saadaan innostettua mukaan projektiin ja valjastettua ns. ”muutosagentiksi” organisaation sisällä. Oikeanlaisilla ja -aikaisilla keinoilla voidaan saada proaktiivinen työntekijä, joka mahdollisesti pääsee vaikuttamaan tulevaan työnkuvaansa ja onnistuu näkemään muutoksen hyvänä asiana myös henkilökohtaisen kehittymisensä kannalta sekä innostaa oman yksikkönsä muutkin henkilöt.

Parhaassa tapauksessa manuaalisesta työstä päästään eroon, ketään ei tarvitse irtisanoa ja organisaatiosta löytyy uusia korvaavia toimintoja. Muutos otetaan paremmin vastaan, kun siitä tiedetään riittävän ajoissa ja henkilöt kokevat tulleensa kuulluksi. Monesti jo kokemus kuunnelluksi tulemisesta auttaa parantamaan työntekijäkokemusta.

Miten alkuun muutosjohtamisessa?

  • Kerää jo järjestelmän suunnitteluvaiheessa ja ennen kilpailutusta henkilöstöstä mahdollisimman kattavasti eri toiminnoista koostuva tiimi varsinaisen ohjausryhmän lisäksi.
  • Varmista heidän mahdollisuutensa osallistua projektiin alun suunnittelusta aina käyttöönottovaiheeseen saakka. Käytännössä tämä voi esimerkiksi tarkoittaa muutaman tunnin työpanosta viikkotasolla.
  • Pyri innostamaan henkilöt mukaan, mutta varo valitsemasta jo muutenkin kaikessa mukana olevia.
  • Tiedota avoimesti jo ennen projektin aloittamista ja kysele rohkeasti mielipiteitä ja ehdotuksia.

Painiiko organisaatiosi muutosten kanssa? Mennään ihmeessä vaikka lounaalle jutustelemaan joku päivä Turussa tai Helsingissä!

Avainsanat:
digitalisointi, muutosagentti, muutosjohtaminen
ambientia

Blogi