Miltä kuulostaisi, jos kaikki liiketoimintaasi liittyvä omaisuus myyntimateriaaleista, työntekijöiden laitehankintoihin ja sovellusten lisensseihin löytyisi yhdestä paikasta? Aika hienolta.

Mikäli yrityksessä on käytössä Atlassian Jira, on tähän tarkoitukseen tarjolla suora lisäosa Insight Asset Management. Kyseessä on konfiguraatiohallintatietokanta, jonka avulla parannat helposti yrityksesi liiketoimintaomaisuuden hallintaa luomalla yhden erityisesti tätä tarkoitusta varten tehdyn tietokannan.

Ajankohtaista

Atlassian ilmoitti 30.7.2020 ostaneensa Mindvillen, jonka päätuote on ollut Insight Asset Management Jiraan. Mindvillen osto voimistaa entisestään Atlassianin tuotteiden tarjoomaa palvelunhallinta kontekstissa.

Mitä kaikkea Insight Asset Management -lisäosalla voidaan hallita Jirassa?

Lista on pitkä, mutta ainakin seuraavat asiat ovat hallittavissa helposti:

  • Tietokoneet, palvelimet, puhelimet, asennettavat sovellukset, lisenssit
  • Julkaisunhallinnassa sovellusten versiot, komponentit, buildit, julkaisut
  • Asiakkuudet, yhteyshenkilöt, prospektit
  • Työntekijät, perehdytys- ja yrityksestä poistumisasiat, pääsyjen hallinta, lomat
  • Markkinoinnissa muun muassa kampanjat ja eri kanavat

Insight Asset Management antaa tiimillesi vapauden määritellä ja konfiguroida omaisuustyyppejä haluamallaan tavalla, sekä kerätä, tuoda ja jäsentää hajautettua, ennalta ryhmittelemättömätöntä tietoa useista eri lähteistä. Sen avulla kytket liiketoimintaomaisuuden helposti myös palvelunhallinnan prosesseihin.

Business Asset management eli Liiketoimintaomaisuuden hallinta

Miten Insight Asset Management toimii käytännössä?

Lisäosan toimintaperiaate on yksinkertainen – tietokannan toimiessa ikään kuin tietokannan päällä. Esimerkiksi työntekijöitä käsittelevään tietokantaan on yksinkertaista lisätä uusia täytettäviä kohtia avointa rajapintaa käyttäen.

Käytännössä Insightiin luodaan niin sanotut ”scheema(t)”, jossa eri liiketoiminta-assetteja sekä niihin liittyviä tietoja, esimerkiksi riippuvuussuhteita, voidaan hallita ja säilyttää. Näiden luonti tapahtuu suoraan käyttöliittymässä eikä käyttäjältä vaadita erityisiä IT-taitoja.

Visuaalinen on kaunista

Ohjelma visualisoi riippuvuussuhteet näkyville siten, että niitä on myös helppo muokata.

Insight Asset Managementissa on myös hyvä visuaalinen objektien suhteiden näyttö. Usein käyttäjällä on tietokone, siellä sovelluksia ja sovelluksiin liittyviä lisenssejä. Nämä kytkökset toisiinsa nähdään Insight Asset Managementissa kaaviokuvana, josta objektien välisiä suhteita voidaan tarkastella ja kaaviosta valitsemalla saada halutun objektin tiedot näkyviin.

Tämä luo mahdollisuuden osien hallintaan myös niille, joilla ei ole kokemusta tai osaamista varsinaisista tietokannoista.

Mitkä ovat Insight Asset Management lisäosan hyödyt?

Hallinnoimalla omaisuuttasi Insightissa voit seurata myös sen ylläpitoa Jira-tikettien avulla. Näin rikastat paitsi koko palvelunhallintaasi, myös Jirasi jo olemassa olevaa tietokantaa.

Kehittynyt tuontikehys ja strukturoitu data

Insight Asset Managementin avulla saat tietosiilojen tilalle useista lähteistä kerätyn, mutta selkeän tietorakenteen, joka auttaa liiketoiminnallesi tärkeiden omaisuuksien hallinnassa ja siten yrityksesi arjessa.

Insight Asset Management tukee automaatiota (joko omalla UI-pohjaisella konfiguraattorilla tai Groovyn kautta). Tietojen tuonti on helppoa, oli kyse sitten Jira-käyttäjistä tai muista ulkoisista lähteistä.

Liiketoimintaa tukeva raportointi

Insightin ja Jiran raportointiominaisuuksia hyödyntämällä saadaan visuaaliset näkymät, joista on helppo havaita tärkeät tiedot yhdellä silmäyksellä.

Esimerkkejä raporteista:

    • Mihin palveluun on tehty viimeksi muutoksia?
    • Missä kriittisissä järjestelmissä on tällä hetkellä ongelmia?
    • Monenko työntekijän ”onboarding” prosessi on kesken
    • Paljonko meillä on tietokoneita, joiden elinkaari on päättymässä?

Halutessaan, raportit voi helposti jakaa esimeriksi Confluence-pohjaiseen työtilaan.

Insight Asset Management toimii loistavasti myös Jira Service Managementin osana. Esimerkiksi tietyn käyttäjän tekemät tiketit saadaan helposti haettua kyseisen käyttäjän tiedoista ja tietyn läppärimallin vikatiketit edelliseltä vuodelta.

Tämä avaa ihan uusia raportointimahdollisuuksia yrityksille. Raportteja voidaan luoda niin sanotuiksi gadgeteiksi, jotka ovat näytettävissä Jiran dashboardeilla:

Automatisoidut prosessit

Insightin tehokkaan ja helppokäyttöisen automaatiokehyksen avulla rakennat automaattisia tikettipäivityksiä tai prosesseja eri tilanteita varten.

Esimerkkejä automatisoiduista prosesseista:

    • Tee tehtävä IT:lle elinkaarensa päässä olevista laitteista
    • Tee hälytys palvelunomistajalle, mikäli palvelussa on ongelmatilanne päällä
    • Lähetä sopimuksen vastuuhenkilöille lista sopimuksista, jotka pitäisi uusia seuraavan kuukauden aikana

Ketterät integraatiot

Kuva: Ketterät integraatiomahdollisuudet

Joskus liiketoiminta-assettien master-data on jossain muualla. Tarjolla on iso määrä suosikki sovellusten ja palvelujen sekä Insightin välille tehtyjä integraatioita, joiden avulla saat kaikki tärkeät tiedot yhteen totuuden lähteeseen.

Tarjolla ovat muun muassa seuraavat ”out of the box” integraatiot:

    • AWS
    • Azure
    • Google Cloud
    • Service Now

Käytännön esimerkkejä Insight Asset Management-lisäosan käytöstä

Olemme käyttöönottaneet Insight Asset Management-lisäosan sekä sisäisesti, että asiakkaillemme muun muassa seuraavanlaisiin käyttötarkoituksiin:

  • Jira Service Deskin pohjalle on rakennettu Atlassian lisenssien hallinta, jonka avulla hallitaan lisenssien tilaamista ja uusimista. Insightilla on mahdollista hallita tässä esimerkissä lisenssit, asiakkuudet sekä yhteyshenkilöt.
  • HR-tietokanta, jolla hallitaan yksittäiseen työntekijään liittyvät tiedot työsuhteen tilasta tahtomansa yrityshupparin värivalintaan.
  • Myynnin käyttöön toteutettu referenssitietokanta, josta voidaan nopeasti hakea referenssejä eri kriteereillä.

Jos haluat tutustua Insight Asset Management-demoon, ota rohkeasti yhteyttä ja järjestämme sellaisen veloituksetta. Olet myös tervetullut aihetta käsittelemään maksuttomaan webinaariimme:

Ilmoittaudu webinaariin

Avainsanat:
Atlassian, Jira

Blogi