Henkilöstöhallinnossa on paljon rutiinitehtäviä, jotka jonkun on vain tehtävä. Harmillisen usein ne ovat toistettavia, lähestulkoon samanlaisia, tylsiä ja vieläpä pakollisia. Pieni määrä typerää rutiinityötä vielä menee, mutta kun ne alkavat viedä tuskaisan paljon työajasta, on aika pysähtyä miettimään.

Onko tehtävä oikeasti sellainen, jossa minua ja tietämystäni tarvitaan? Jos ei, on syytä miettiä olisiko olemassa joku, joka olisi parempi (nopeampi, tarkempi, vähemmän kuormittunut), joka voisi tehtävän tehdä. Jos tällainen taho löytyy, on vielä yksi kysymys: onko tehtävän luonne sellainen, että sen voi tehdä vain ihminen – vai voisiko sen peräti automatisoida?

Kun päivät kuluvat tikettien tekoon

Ambientialla töitä ohjataan Atlassianin Jiran avulla ja myös henkilöstöhallinto hyödyntää Jiraa työssään. Jiran avulla pyöritetään rekrytointia ja vaikkapa opintovapaalle lähtemiseen liittyviä HR-tehtäviä. Aiemmin käytössämme oli Jiraan tehtyjä mallipohjia, joiden avulla järjestelmiimme luotiin esimerkiksi tehtävät uusien työntekijöiden tunnusten luomisesta, perehdytyssuunnitelmasta sekä järjestelmien käyttäjäoikeuksista.

Aikani hampaat irvessä näitä tikettejä käsin kopioituani ja otsikoita sekä sisältöjä yksi kerrallaan täytettyäni näytin tekemistäni Jira-asiantuntijallemme. Hän huudahti spontaanisti: “Hilla, sä pahoinpitelet Jiraa!”. Nämä tuhanteen kertaan toistuvat rutiinitehtäväthän voisi myös automatisoida. Niin alkoi sinnikäs työ, tekniset esteet saatiin selätettyä, järjestelmät päivitettyä ja Insightin avulla automatisointi tuli mahdolliseksi. Hiphei! Eikun automaatioon ja tuota pikaa vapautuu merkittävästi työaikaa!

Paitsi että eihän se nyt ihan niin helppoa ollutkaan

Automaatio pakottaa ajattelemaan mustavalkoisesti: mikä tieto on aidosti tarpeellista ja välttämätöntä? Kuinka paljon tietoa on juuri sopivasti – ei liikaa eikä liian vähän? Miten varmistetaan, että kaikki tieto on kuitenkin saavutettavissa tarvittaessa? Onko jotain tietoa, mitä ei saa kertoa? Millaisia poikkeamia pääkäytännöstä on, kuinka tehdään mahdollisimman samankaltaisella pohjalla harjoittelijalle tai alihankkijalle tarvittavat tunnukset? Tarvitaanko niitä oikeasti?

Logiikan käyttöönotto aiheutti siis armotonta pohtimista niin tehtävien tasalla kuin suuremmassakin mittakaavassa: valintojen tuoma vaihtoehtojen määrä on huumaava! Ja ylipäätään oli koko ajan muistettava kriittisyys. Katsommeko asiaa oikeasta näkökulmasta?

Esimerkiksi jokainen uusi työntekijä käy tietyt perehdytykset. Aiemmin niiden hallinnoinnin hoiti perehdytysten varaaja – eli minä – mutta muutamaan kertaan asiaa pohdittuamme tulimme siihen tulokseen, että on parempi, kun työntekijä itse kuittaa perehdytyksensä tehdyksi, sillä samalla hän tulee itse pitäneeksi huolta, että perehdytysosio on tosiaan käyty. Kuittausta ei myöskään pyydetä perehdytyksen pitäjältä, vaan nimenomaan siihen osallistuneelta tekijältä. Näin uusi työntekijä tulee jo perehdytyksen aikana käytännön tasolla tutuiksi Jiran kanssa: se kun tulee väistämättä vastaan projekteissa ja parempi on, että käyttöä on jo vähän tullut harjoitelleeksi.

Hitaasti automaation mahdollisuudet hahmottuvat

Asioita kriittisesti tutkittuamme aloimme huomata, mistä turhaa ja toisteista työtä pystyy karsimaan. Huomasimme esimerkiksi, että uuden työntekijän mallipohjassa oli merkittävissä määrin irrallisia tehtäviä, jotka nimettiin aina samalle tekijälle ja vieläpä koskivat samaa aihetta. Ne voitiin niputtaa, ja lopulta yhdentoista kohdan listasta sukeutui neljän kohdan lista, kun osin päällekkäiset, samaa asiaa koskevat tehtävät oli koottu mielekkäiksi kokonaisuuksiksi.

Nyttemmin Jiraan tehty ja automatisoitu HRM-prosessi toimii peruspohjana hyvin. Muutamia korjauksia on toki pitänyt tehdä, ja automaatioajattelussakin teimme aluksi kasapäin virheitä. Mutta tikettien tekemiseen mennyt aika on pudonnut kymmenesosaan aiemmasta. Ja sitäkin tärkeämpää kuitenkin on, että työn mielekkyys on kasvanut!

Vaikka tehtävien määrä nousee henkilöstömäärän kasvaessa, ei niihin siltikään mene yhtä paljon aikaa kuin aiemmin. Automaation myötä myös tehtävien tarkoitus on selkeä, ja niiden mukana kulkenut historian painolasti katoaa: turhat perehdytyssisällöt, vanhat linkit, väärät ohjeet ja ohjeistukset ovat kaikki poissa.

Olisinpa ajatellut tätä jo aiemmin

Jälkikäteen mietin, miksi emme tehneet tätä jo aikaisemmin. Vaikka itse varsinaisen automaatio-osuuden olisi jättänyt pois, olisi sitä edeltänyt mustavalkoinen joko-tai sekä ”entäs sitten” -ajattelu tiivistänyt, selkeyttänyt ja nopeuttanut tekemistä merkittävästi.

Minulla on paljon tehtäviä, ja niiden luomassa kiireessä keskityin liikaa itse lopputulokseen ja asioiden valmiiksi saattamiseen sen itse tylsän työn prosessin kehittämisen sijaan. Ihan ymmärrettävää – peräti inhimillistä! Mutta typeräkin työ pitää ymmärtää ytimeen asti, että sen voi purkaa ja tilalle rakentaa sujuvaa automatisointia!

ambientia

Blogi