Kehitys voi alkaa ainoastaan olemalla rehellinen siitä, missä sillä hetkellä ollaan. Joskus lähtötilanne saattaa olla esimerkiksi sellainen, että työjonossa on auki yli sata heikosti määriteltyä tehtävää, jotka ovat kaikki erikokoisia ja -tyyppisiä ja joiden työmääräarviointi on vähintäänkin villiä.

Jos keskitytään vain tekemiseen ja toteuttamiseen, tällaisella Jirassa eli tehtävienhallinnassa rehottavalla tehtäväviidakolla ei ehkä ole niin suurta merkitystä. Mutta kun pyritään mittaamaan ja parantamaan, tilanteen on muututtava. Kun prosessissa on liikaa vaihtelua, se ei ole ennustettava eikä sen suorituskyky voi mitata. Siksi kaaos on ensin kesytettävä stabiiliksi ja prosessi muutettava ennustettavaksi.

Tasapäisistä tehtävistä luotettavaa dataa

Normaalisti projektityössä prosessin läpi virtaa erilaisia tehtäviä ja ne ovat hyvin harvoin samanlaisia keskenään. Aiemmin meillä saattoi olla työjonossa tehtäviä, joiden koko vaihteli yhdestä tunnista pahimmillaan useisiin kymmeniin päiviin. Siksi viikkojen väliset keskiarvot, paljonko tehtäviä on viikon aikana valmistunut, heittivät rajusti. Koska mittarin tehtävä on löytää vaihtelua ja pullonkauloja, ei tästä mittarista ollut mitään hyötyä.

Huolimaton tehtävien pilkkominen ja määrittely sai aikaan myös sen, ettemme pystyneet ennustamaan keskeneräisen työn määrää. Emme tienneet mitä asiantuntijuutta mihinkin tehtävään vaadittiin ja kuinka paljon. Tehtävien läpimenoaika ja virtaustehokkuus jäivät mysteeriksi.

Halki, poikki ja jonoon

Tehtäviä ruvettiin siis pilkkomaan pienemmiksi. Nyt tehtäväjonoon ei pääse enää määrittelemättömän kokoisia tehtäviä ja suurin sallittu koko on noin kolmen työpäivän ponnistus. Jos työmääräarvion määritteleminen vaatii enemmän selvittelyä, niin sille luodaan oma suunnittelutehtävä. Näin saadaan tehtävät pilkottua riittävän pieniksi palasiksi, jotta ne virtaavat viikon aikana läpi tasaisemmin.

Tämän lisäksi tehtäviä luokitellaan tarkemmin asiantuntijuuden mukaan esimerkiksi suunnittelutehtäviin, devaustehtäviin ja alustatehtäviin. Näin pystymme paremmin hahmottamaan, miten paljon eri asiantuntijuutta vaativia tehtäviä meillä on eri projekteissa. Kun tiedämme tehtävien määrän ja asiantuntijoiden pääluvun, pystyy läpimenoaikaa ennustamaan luotettavammin.

Eikä tätä tehtävien pilkkomista tehdä pelkästään Leanin kehityksen vuoksi. Pienemmän tehtävän ottaminen työjonosta ja valmiiksi saaminen on paljon palkitsevampaa kuin 30 päivän tehtävän avaaminen ja sen roikottaminen tehtävälistalla päivästä toiseen. Eli vaikka huolellinen määrittelyvaihe ottaakin aluksi enemmän aikaa, sen seurauksena itse arki on lopulta mukavampaa.

 

Aiemmat blogitekstimme Leanista:

Lean ruokkii uteliasta, kehittämishaluista luonnetta

Lean IT ei pidä odottamisesta eikä arvosta resurssitehokkuutta

Leanin ydinviesti kolmessa minuutissa

 


Kolahtiko? Kerro ajatuksesi, olemme sinuun yhteydessä.

Avainsanat:
lean, tehtävänhallinta
ambientia

Blogi