Parisen viikkoa sitten erään organisaation kanssa keskustellessani kuulin todettavan, että intranet on nyt vaan intranet. Tyypillisestihän viestinnällinen intranet on tosiaan yksisuuntaista tiedottamista ylhäältä alaspäin, jossa sisällönhallinta ja sisällön tuottaminen on rajoitettu harvojen ja valittujen tehtäväksi. Me Ambientialla olemme ainakin viimeiset 8 vuotta puhuneet sosiaalisen intranetin ja kollaboraation puolesta ja voinee hyvällä syyllä kertoa miksi:

Intranet luo pohjan työntekijöiden tyytyväisyydelle ja osallistamiselle

Kaikkia palveluita kehitettäessä täytyy loppukäyttäjä pitää keskiössä. Intranetia toteutettaessa pitää muistaa, että sitä tehdään ennen kaikkea työntekijöille. Pelkässä viestinnällisessä intranetissa ei yleensä työntekijöille ole annettu mahdollisuutta kysyä jostain asiasta lisää tietoa tai osallistua edes kommentoimalla. Sosiaalisessa, kollaboratiivisessa intranetissa työntekijät voivat osallistua keskusteluun ja uutisointiin, joka jo yksistään sitouttaa osallistamalla.

Kun työntekijälle annetaan mahdollisuus osallistua keskusteluun, hän kokee päässeensä vaikuttamaan asioihin tuomalla oman kantansa esiin. Tämä lisää luonnollisesti työntekijätyytyväisyyttä. Keskustelulla mahdollistetaan myös läpinäkyvä organisaatioviestintä, joka ei rajoitu maantieteellisesti.

Intranet luo mahdollisuuden työskennellä yhdessä

Hyvin suunniteltu ja oikeanlaiselle alustalle toteutettuna intranet antaa mahdollisuuden hyvinkin helposti ja joustavasti toteuttaa organisaation funktioille tai työryhmille kollaboratiivisia työtiloja, joita käytetään esim. projektien ohjauksessa. Osallistujat voivat itse tuottaa helposti sisältöjä, tehdä muutoksia ja kommentoida, sekä lisätä tarvittaessa dokumentteja. Näin kaikki projektin aikainen kommunikaatio on helposti kaikkien saatavilla samassa paikassa.

Intranet ei toki korvaa kaikkea kommunikaatiota, mutta mahdollistaa tiedon siirtymisen myös eri aikavyöhykkeillä ja paikkakunnilla tapahtuvan työskentelyn kanssa.

Intranet knowledge basena

Intranet toimii yrityksen sisäisenä knowledge basena, josta työntekijän on helppo löytää esim. ohjeistuksia tai dokumentoituja toimintatapoja. Hyvin usein kuitenkin avun saamiseen käytetään organisaation omaa Help Deskiä tai Service Deskiä, joka sitten hakee tiedon intranetista. Service Desk -järjestelmän voisi helposti liittää intranetiin, jolloin tukipyyntöä tehtäessä haetaan automaattisesti intranetin knowledge basesta kysymykseen liittyviä artikkeleita ja Service Desk-järjestelmä ehdottaa oikeanlaisia vastauksia.

Tälläkin hetkellä olemme toteuttamassa sekä intranet- että Service Desk -järjestelmiä. Teknologioissa luotamme Liferay DXP:hen (https://www.liferay.com/), Atlassian Softwaren Confluenceen (https://www.atlassian.com/software/confluence ) ja Service Desk-järjestelmänä Jira Service Desk (https://www.atlassian.com/software/jira/service-desk). Mutta kuten sanottu, käyttäjät keskiössä ennen teknologiavalintoja.

Intranet on nyt vaan intranet – paitsi että ei todellakaan ole!

Avainsanat:
Confluence, intranet, Liferay, rekry-aes
ambientia

Blogi