Käsi pystyyn, kenellä on tuoreessa muistissa, miten innolla käyttöönotetut tietopohjaiset intranetit kaaostuivat vähitellen tuhansia sisältösivuja sisältäviksi ja kaikkien kammoamiksi dokumenttisammioiksi? Ei näin, sanottiin, ei näin. Samoihin aikoihin somekulttuuri ravisteli myös organisaatioviestinnän rakenteita. Ylhäältä alaspäin kulkevan tiedottamisen syrjäytti sosiaalinen ja vuorovaikutuksellinen intranet, jonka avulla tietoa ja osaamista saatiin jaettua yli organisaatiorajojen.

Sosiaalinen intra on vahvasti voimissaan edelleen, mutta se ei sellaisenaan pysty tarjoamaan ratkaisua uusiin työn hajanaisuuden haasteisiin. Työntekijäkokemuksen parantamiseen ja työn organisointiin kaivataan edelleen uusia keinoja. Tarvitaan jotakin, joka kokoaa yhteen eri aikakausilla kukoistaneet intranettien piirteet, koska lähtökohtaisesti niille on edelleen kysyntää.

Muotoa vain täytyy muuttaa ja jotain lisätä. Tarvitaan järjestelmä, joka palvelee sekä tietopankkina että sosiaalisen vuorovaikutuksen alustana – kuin myös yhteen kokoavana digitaalisena työympäristönä. Intranet on murroksessa, mutta positiivisella tavalla.

Aitoon tarpeeseen vai siksi, kun aina ennenkin?

HR-järjestelmät, koulutusalustat, tuotetiedot, CRM ja projektinhallinta. Pikaviestin ja sisäinen some. Nämä ovat vain muutamia esimerkkejä päivittäisessä työssä käytettävistä eri järjestelmistä, joiden määrä on kasvanut ja jatkaa nopeaa kasvuaan. Järjestelmät ovat nopeuttaneet työn kulkua, mutta samalla väistämättä lisänneet työn hajanaisuutta.

Intranet koskettaa usein koko organisaatiota. Aina kun intraa kehitetään tai uudistetaan, on silloin syytä katsoa kehittämispilke silmäkulmassa myös laajempaa kokonaiskuvaa työnteon ja tiedonkulun sujuvuuden näkövinkkelistä.

Voi kysyä esimerkiksi:

  • Mitä järjestelmiä todella käytämme ja käsitelläänkö niissä niihin kuuluvia asioita?
  • Taipuuko järjestelmä aidosti tarpeisiimme vai onko se käytössä vai siksi, koska se on aina ollut?
  • Kuuluuko tämä intraan vai HR-järjestelmään tai tuo ehkä extranettiin?
  • Kannattaako ylläpitää useita erillisiä järjestelmiä vai kaataa kaikki intran sisään?

Eri järjestelmien integraatiot ovat mahdollisia ja paljon hyödynnettyjäkin, mutta niiden toteutus ja ylläpito vaatii aina myös resursseja. Voisiko intranet toimia tehokkaammin organisaation digitaalisena työpöytänä, joka kokoaisi reitit tietoihin ja järjestelmiin ilman, että ne olisivat upotettuina itse intraan?

Käyttäjien hyvin suunnittelema on jo yli puoliksi tehty

Käytännönläheinen esimerkki: mitä yhteistä on keittiöremontilla ja intrauudistuksella? Yllättävän paljon, eikä vähiten hyvän suunnittelun, laadukkaan toteutuksen ja sujuvan käyttökokemuksen osalta. Keittiössä vietetään paljon aikaa, joten remontissa kiinnitetään erityisesti huomiota toimivaan tilankäyttöön, tavaroiden löydettävyyteen ja viihtyvyyteen. Ei ole samantekevää, jos jääkaapin ovi ei mahdukaan avautumaan kunnolla tai kaappitilasta puolet jää käyttämättä, koska hyllyille ylettymiseen vaadittaisiin porrasjakkara.

Kun suunnitellaan työtekijäkokemusta parantavaa intranettiä, tavoitteena on, kuten keittiössäkin, että ympäristö toimii päivittäisen työn mahdollistajana ja sujuvoittajana. Haasteena on, että kaikilla organisaation yksiköillä on intran suhteen erilaisia odotuksia ja jokainen yksilö etsii tietoa eri tavalla ja eri paikoista. Siksi olennaiseen rooliin nousee käyttäjälähtöinen suunnittelu.

Riippuu aivan organisaation tarpeista, miten rakennetaan navigaatio, millaisia hakutoimintoja tarvitaan, miten tärkeitä ovat oikopolut ja suosikit tai millä tavoin hyödynnetään asiasanoja, labeleja ja tageja. Jokaiselle tiedolle ja toiminnolle pitäisi ainakin löytyä yksi ja ainoa looginen koti, josta ne löytää helposti vaikka eri reittejä käyttämällä. Mutta miten?

Kysymyksiä kertyy paljon ja niitä riittää vielä lisääkin. Valmiita vastauksia ei ole yhtään, mutta valistuneita veikkauksia ja kokemuksen kautta kertynyttä osaamista kyllä. Tärkein kysymys kuuluukin: miten sinun organisaatiossasi vastattaisiin näihin kysymyksiin?


Lisää asiaa intranetistä:

Kuinka rakennetaan intranet, joka avataan aamulla ennen sähköpostia?

Voiko Confluence-pohjaista intranetiä käyttää mobiililaitteilla?

Työntekijäkokemus ja sisäiset digitaaliset palvelut – 22.11.2018 pidetyn aamiaisseminaarin jälkilöylyt

Avainsanat:
intranet, muutos
ambientia

Blogi