Muutoshallintaa tarvitaan ja tehdään kaikkialla jollakin tavalla – vaikkei sitä oltaisi edes muutoshallinnaksi mielletty.

Teollisuudessa ei ole tavatonta, että muutospyynnöt ja niiden hyväksyntä hoidetaan edelleen paperilla ja muutoshistoria on mapitettu projektinjohtajan toimiston kaappiin. Paperia tyypillisempi on excel tai jokin muu muistio, jossa on lista tarvittavista muutoksista, joiden etenemistä kukin käy manuaalisesti päivittämässä. Muutoshistoriaa ei ole saatavilla ollenkaan, tai sitä on kertynyt lukemattomiin samannimisiin dokumentteihin eri henkilöiden tietokoneille, verkkolevyille ja pilvipalveluihin.

”Tällaiset metodit toimivat siihen asti, kunnes virheet alkavat kasaantua ja kaaos saapuu.

Tarve muutoshallinnan kehittämiseen lähtee esimerkiksi siitä hetkestä, kun liian moni tehtävä putoaa työntekijän ja työpöydän väliin ja jää toteuttamatta.”

Muutoshallintaa aletaan kaivata myös organisaation kasvaessa, jolloin yhden henkilön tekemillä muutoksilla on kauaskantoisia seurauksia myös muiden työhön sekä organisaation toimintaan ja muutoksia täytyy siksi voida seurata.

Tavanomaista on siis se, että muutoksista ja niiden vaikutuksista ei ole riittävästi tietoa eikä muutoshallintaprosessi ole läpinäkyvä. Eikä esimerkiksi tiedetä, millaisia kustannuksia muutoksista syntyy organisaatiolle. Tällaisessa tilanteessa on tärkeää lähteä systemaattisesti purkamaan tilannetta perusasioista alkaen.

Muutoksenhallinta

Mitä nämä mystiset muutokset oikein ovat?

Muutoksen määrittely on tehtävä huolellisesti, jotta tiedetään, mitä asioita organisaation toiminnassa aletaan seurata. Aluksi tuntuu hassulta kysyä, mikä on muutos, mutta kun asiaa tarkastelee organisaation näkökulmasta, vastaus ei olekaan ihan yksinkertainen.

”Karkeasti sanottuna muutos on jokin konkreettinen toimenpide, jolla muutetaan jotain alkuperäisessä suunnitelmassa, tuotteessa, järjestelmässä, palvelussa.”

Laivanrakennuksessa joudutaan pohtimaan esimerkiksi näitä asioita:

  • Onko asiakkaan tekemä huomautus muutos?
  • Onko piirustuskorjaus muutos vai normaalia suunnittelua?
  • Onko tuotteessa itse havaitun virheen korjaus muutos?

Vastaavasti tietojärjestelmämuutoksen yhteydessä pitää miettiä hyvin samanlaisia asioita:

  • Onko yhden uuden maan lisääminen monivalintalistaan muutos?
  • Onko bugin korjaaminen muutos?

Yksi tapa määritellä muutos on seuraavanlainen:

  • Kun valmista työtä muutetaan
  • Kun muutoksella on vaikutusta muiden työhön
  • Kun muutos aiheuttaa lisäkustannuksia

Mitä väliä?

Ymmärrän hyvin halun kysyä, että mitä väliä sillä on. Mitä väliä sillä on, nimetäänkö uuden metatiedon lisäys tai putkistoon tehtävä muutos muutokseksi? Ja että kirjataanko se ensin muutoshallintajärjestelmään virallista käsittelyä varten vai tehdäänkö vain ja raportoidaan jälkikäteen?

”Se, että muutos tunnistetaan muutokseksi, on olennaista seurannan ja kehittämisen kannalta.”

Jos kyseessä on normaaliin työhön kuuluva vaihe tai osa, silloin muutos kuuluu asiaan eikä sille välttämättä voi mitään. Tehtävää ei ole syytä laskuttaa erikseen asiakkaalta, jos kyse on normaalista projektin vaiheesta. Tai asian voidaan odottaa toistuvan useimmissa projekteissa myöhemminkin.

Jos kuitenkin kyseessä on muutos, se on uusi ja suunnittelematon ja se yleensä aiheuttaa organisaatiolle työtä ja kustannuksia, jota ei ole ennalta osattu odottaa. On hyödyllistä tietää, paljonko näitä muutoksia on ja mistä ne johtuvat.

Järjestelmällistä muutoshallintaa

Kuten edeltäkin on käynyt ilmi, muutoshallinta on hyvin samanlaista kontekstista riippumatta. Esimerkiksi SAP-järjestelmässä tehdyn muutoksen hallintaa ja laivanrakennuksessa vastaan tulevan muutoksen hallintaa suunniteltaessa joudutaan pohtimaan hyvin samantyyppisiä kysymyksiä:

  • Onko tämä muutos
  • Kannattaako tai täytyykö tämä tehdä
  • Koska tämä tehdään
  • Mihin kaikkeen tämä vaikuttaa

Muutoksenhallinta: Havainto – selvitys – muutos

Kun muutoshallintaa lähdetään suunnittelemaan, hyvin pian käy ilmi tarve muutoshallintajärjestelmälle. Järjestelmän avulla muutokset ja sen vaiheet eivät pääse unohtumaan keneltäkään, muutoksista jää historiaa eli dataa ja järjestelmästä saa selkeitä raportteja niin ylimmälle johdolle, keskijohdolle kuin asiantuntijallekin.

Muutoshallintajärjestelmän avulla muutoksille voidaan määritellä workflow, jonka läpi jokainen muutos kulkee. Workflow’n eri vaiheet riippuvat siitä, miten organisaatio oikeasti toimii ja esimerkiksi millaisia erilaisia hyväksymisprosesseja, laadunvalvontaprosesseja ja testausvaiheita muutoksen toteuttaminen edellyttää.

Muutoksenhallinta: Havainto – selvitys – muutos

Muutoksenhallinta

Muutoshallinnan suunnittelu on aina tapauskohtaista ja vaatii laajaa ymmärrystä organisaatiosta sekä sen erilaisista tarpeista.

”Suunnittelun lähtökohdaksi on hyvä ottaa ainakin toimintatapojen yhtenäistäminen, ymmärryksen lisääminen muutoshallinnasta sekä laajamittainen osallistaminen, jotta kaikki asianomistajat saadaan sitoutettua yhteisiin tavoitteisiin.”

Yhdessä suunnittelemalla ja kehittämällä työnkulusta saadaan mahdollisimman toimiva ja yksinkertainen.

Muutoshallinta Jiran avulla

Yksi toimiva ja laajalti käytössä oleva kokonaisuus on Jira sopivien lisäosien kanssa. Sen on todettu sopivan niin suurten yritysten kuin pientenkin yritysten muutoshallintatarpeisiin riippumatta siitä ollaanko tekemisissä tietojärjestelmämuutosten tai teollisuuden projektien muutosten kanssa.

”Jira tekee itse muutoshallintaprosessin näkyväksi ja mahdollistaa prosessin kehittämisen ja tehostamisen.”

Jiran vahvuuksia ovat sen monipuolisuus, helppokäyttöisyys ja ylläpidettävyys. Jotkut järjestelmät vaativat jatkuvaa ulkopuolista tukea pienimpiinkin muutoksiin, mutta Jirassa esimerkiksi uuden metatiedon lisääminen tai monivalintalistan arvojen päivitys onnistuvat lähes aina yrityksen sisällä ihan itse.

Jo pelkällä Jiralla pääsee alkuun, mutta vahvuudet tulevat esiin erityisesti kolmansien osapuolien tarjoamien lisäosien myötä. Niiden avulla pystytään muutoshallintaa tehostamaan monipuolisesti esimerkiksi raportoinnin, monitasoisuuden, automatisoinnin ja läpinäkyvyyden osalta. Suurissa yrityksissä muutoshallinta on usein vain yksi jatkuva palvelu muiden jatkuvien palveluiden sekä projektien keskellä, jolloin kokonaisuuden hallinta ja tehokas resursointi korostuvat. Tällaisessa ympäristössä mahdollisuus monipuolisiin integraatioihin sekä työajanseurantaan nousevat arvokkaiksi.

”Parhaimmillaan muutoshallinta Jiran avulla on helppoa, tehokasta ja visuaalista sekä vastaa kaikkien eri ryhmien tarpeisiin ylimmästä johdosta tiimitasolle asti.”

Monimutkainenkin muutoshallintaprosessi kääntyy hallittavaksi ja loogisemmaksi kokonaisuudeksi oikean järjestelmän ja Ambientian osaavien asiantuntijoiden avulla. Me olemme auttaneet jo monia organisaatioita, niin isoja kuin pieniäkin, oman muutoshallintaprosessin suunnittelussa. Autamme mielellämme teitäkin.

Tutustu case-kuvauksiimme!

Jos haluat kuulla lisää muutoshallinnasta tai kaipaat apua Atlassian ekosysteemin kanssa niin ota rohkeasti yhteyttä!

Avainsanat:
Atlassian, Jira, muutoshallinta, prosessien tehostaminen
ambientia

Blogi