Intrasta pitäisi rakentaa sellainen, että se aukeaa aamulla yhtä automaattisesti kuin sähköposti. Jopa ennen sähköpostia, jonka käyttö loogisesti vähenee, kun sosiaalisen intranetin käyttö lisääntyy. Tässä kolme eri tapaa, kuinka Confluence intranetistä sopivilla lisäosilla höystettynä saadaan sähköpostiakin tärkeämpi kanava.

1. Portti tärkeimpiin työkaluihin ja työkalu jo itsessään

Ehkäpä kaikkein loogisin syy avata intranet aamulla ensimmäiseksi on se, jos sieltä pääsee käsiksi kaikkiin muihinkin työkaluihin. Yksi parhaista Confluence-lisäosista tähän tarkoitukseen on Linchpin App Center. App centerissä on siis mahdollista näyttää työntekijälle kaikki hänen tärkeimmät työkalunsa kootusti ja kiinnostusten mukaan personoituna. Kun tämä toiminto on käytössä, ihmisen on helpointa avata aamulla ensin intra, koska sieltä pääsee suoraan kaikkiin niihin paikkoihin, joissa työtä tehdään.

Lisäksi sosiaalinen intranet on itsessään yksi tärkeimpiä työkaluja, joka korvaa monelta osin esimerkiksi sähköpostin käyttöä. Intrassa tehdään tiimityötä, luodaan ja editoidaan dokumentteja sekä käydään keskustelua erilaisiin projekteihin liittyen. Seuraamalla itselle merkittäviä keskusteluja ja aihepiirejä työntekijä pysyy kartalla projektien kuulumisista ja notifikaatiot pitävät huolta, etteivät tärkeät asiat jää näkemättä.

2. Personoitu ja kiinnostava sisältö

Työntekijöillä on suurin piirtein joka päivä mielessään kysymys, mitä tänään on lounasravintolassa tarjolla tai onkohan haarakonttorin kolmas autotallipaikka vapaana. Sen sijaan heillä on hyvin harvoin mielessään, mitähän toimitusjohtajan osavuosikatsaus mahtoi pitää sisällään. Siksi intrassa on oltava myös sitä arkisempaa ja kevyempää sisältöä, joka vetää työntekijän intraan asti.

Kynnyksen yli käveltyään intran sisältö saattaa alkaa kiinnostaa laajemminkin, kun se tulee siihen silmien eteen. Kun intran avaamisesta alkaa muodostua automaattinen rutiini ja intran käyttö tulee säännölliseksi osaksi työpäivää, sen muutkin sisällöt alkavat tavoittaa organisaation työntekijöitä. Sisältöä on kuitenkin syytä personoida kävijän mielenkiinnon kohteiden ja työnkuvan mukaan.

Harva työntekijä jaksaa seuloa kaikesta tiedosta itselleen olennaiset. Mutta kun kiinnostava sisältö tarjoillaan heti intran etusivulla, työntekijä palaa todennäköisemmin lukemaan lisää. Sopivien Confluence-lisäosien avulla intran sisältö voidaan personoida työntekijän omien mielenkiinnonkohteiden mukaan. Henkilökohtaiset uutisvirrat, relevantit keskustelut, oman tiimin jäsenten tekemisten seuraaminen ja omakohtaiset aihepiirit lisäävät intran vetovoimaa.

3. Matalan kynnyksen osallistuminen

Intrasta tulee juuri niin sosiaalinen, kuin mihin organisaatiota rohkaistaan. Keskusteluun on syytä kannustaa sekä esimerkin voimalla että erilaisilla porkkanoilla. Usein erityisesti lanseerauksen yhteydessä käyttäjiä kiitetään ja palkitaan aktiivisuudesta, mutta kyllä aktiivisia intran käyttäjiä voi nostaa esiin aina.

Erityisen hyvä idea on palkita työntekijöitä siitä, jos he tuottavat intraan laadukasta sisältöä. Jos sisältöä tuottaa vain viestintäosasto, kynnys osallistua ja kirjoittaa on korkea. Mitä useampi työntekijä uskaltautuu kirjoittamaan, niin sitä aktiivisempi intranet on ja sitä elävämpänä se pysyy. Uudetkin työntekijät kannattaa tutustuttaa intrasisällön tuotantoon heti alusta alkaen esittelyblogin muodossa, koska nämä ovat yleisesti vanhojakin työntekijöitä kiinnostavia sisältöjä.

Lisäksi intrassa on hyvä olla matalan kynnyksen osallistumisen tapoja, kuten tykkääminen, äänestäminen ja kommentointi. Confluence-pohjaiseen intranetiin saadaan kaikki sosiaaliset elementit, joista jokainen työntekijä voi löytää itselleen sopivan tavan osallistua. Mobiilikäytön myötä sisäiseen viestintään voi osallistua mistä vain.

Confluence lisäosineen mahdollistaa kaikki toiminnallisuudet, joilla intrasta voi tehdä työntekijän päivän tärkeimmän kanavan. Loppu on kiinni sisällöstä.

Haluatko kysyä tai kuulla lisää?

Avainsanat:
intranet, linchpin, osallistaminen, sisältö, Viestintä
ambientia

Blogi