Aloitin itse hiljattain Ambientialla. Ensimmäisenä päivänä minulle ojennettiin reppu, josta löytyi valmiiksi asennettu läppäri ja siihen kuuluvat tarvikkeet.

Jo ennen kuin astuin ovesta sisään, olin saanut postilaatikkooni Tervetuloa Ambientialle -kirjeen parin leffalipun kera sekä sähköpostiini viestin perehdytyspäivien aikataulusta ja paikalle saapumisesta. Perehdytyspäivinä tapasin paljon ambientialaisia toimitusjohtajaa myöten ja koin itseni erittäin tervetulleeksi.

Työskentelen Ambientialla HR Business Partnerina ja tehtäväni on tukea sekä liiketoimintayksiköitä että esimiehiä HR-asioissa. Edeltäjäni oli ehtinyt jo saamaan paljon hyvää aikaan ja monia HR:n perusprosesseja kuntoon. Minulla on siten jäänyt aikaa myös kehittämiseen.

Monet tyypillisesti HR-ihmisiä ja esimiehiä eniten työllistävät tapahtumat, kuten juuri uuden työntekijän saapuminen, on automatisoitu niin pitkälle, että aikaa ei kulu ylimääräiseen säätämiseen.

Miten se on tehty?

Kuten kollegani Pekka ratkaisua kuvaili: varastimme aikanaan parhaat käytännöt IT-osastolta.

Loppuun hiottu perehdytysprosessi

Kun rekryputkessa päätetään palkata uusi työntekijä, esimies luo tiketöintijärjestelmäämme Jiraan uuden työntekijän palvelupyynnön eli tiketin. Tiketti on suunniteltu niin, että kaikki oleelliset tahot saavat siitä tarvitsemansa tiedot kerralla, eikä kenenkään tarvitse lähetellä sähköpostia edestakaisin.

Tällaista tietoa välitämme:

  • uuden työntekijän nimi ja aloituspäivä
  • ehdotettu käyttäjätunnus järjestelmiin ja ehdotus sähköpostiosoitteesta
  • titteli, esimies ja liiketoimintayksikkö
  • mihin toimistoon työntekijä kuuluu ja toimiston vastuuhenkilö
  • millainen työaika uudella työntekijällä on
  • mikä puhelin ja kone työntekijälle tilataan
  • tarvitseeko työntekijä pääsyn tiettyihin järjestelmiin ja minkä tason rooli kussakin järjestelmässä on
  • muuta huomioitavaa

Tiketti siirtyy automaattisen työnkulun mukaan tekijältä toiselle, jotta IT-osasto pääsee tekemään sähköpostiosoitteen ja käyttäjätunnuksen sekä antamaan oikeudet. IT-osasto hankkii myös puhelimen, liittymän, tietokoneen ja muut oheistarvikkeet.

Samanaikaisesti HR puolestaan pitää huolta lounaskortista, työterveydestä sekä tietojen viemisestä palkkatoimistoon. Kun tiketti on kulkenut eri funktioiden kautta, uudella työntekijällä on kaikki aloituspäivää varten valmiina.

Saapuva työntekijä puolestaan saa Jiraan oman perehdytystiketin, jonka hän itse suorittaa ja tutustuu sen avulla Ambientian eri työskentelytapoihin ja ihmisiin. Joka kuukausi uusille aloittajille luodaan oma Slack-keskusteluryhmä, jossa he voivat tutustua toisiin uusiin ja kysellä, jos jokin asia askarruttaa.

Tärkein osa aloitusta on kuitenkin itse perehdytyspäivät Hämeenlinnassa. Silloin uusi työntekijä toivotetaan henkilökohtaisesti tervetulleeksi Ambientialle.

Tähän saakka paras, huomenna vielä parempi

Prosessimme saa pihistää omaan käyttöön vaikka heti. Se on tähänastisten omien ja muilta kuulemieni kokemusten perusteella paras, sujuvin ja toimivin on-boarding-prosessi. Tietysti se on paras vain tähän asti ja kehittyy aina sitä mukaa, kun huomaamme prosessissa parannettavaa.

Jos teilläkin uusien työntekijöiden on-boarding voisi sujua kitkattomammin ja vähemmällä pään raapimisella, niin täytä tietosi, lataa tarkempi kuvaus Ambientian uuden työntekijän pre-boarding-prosessista ja poimi parhaat palat omaan organisaatioosi.

Lataa materiaali omaan käyttöösi:

ambientia

Blogi