Leanissa käytetty FIFO-periaate on sekin teollisuuden prosesseista peräisin. FIFO tulee sanoista First in, first out eli vanhin saapunut pyyntö käsitellään ensin, vanhin tavara poistuu varastosta ensin, vanhin asiakaspyyntö käsitellään ensin. Kuulostaa tavallaan ihan itsestäänselvältä, mutta eihän arki projektityössä ja ohjelmistokehityksessä useinkaan pääse näin toimimaan.

Prioriteetteihin ja työjärjestykseen yrittää yllättävän paljon ja hallitsemattomalla tavalla vaikuttaa se, miten kiireinen sähköposti sattuu kesken päivää postilaatikkoon kilahtamaan. Tähän FIFO lähtee hakemaan ratkaisua.

IT-tuen tapaisissa tehtävissä FIFO on vielä helpommin toteutettava ajattelutavan muutos, sillä jokainen IT-tukeen saapuva tukipyyntö on itsessään koko kokonaisuus, yksittäinen toimenpide. Tehtäväjonosta otetaan siis vanhin tiketti ja viedään se ensimmäisenä ulos. Mutta ohjelmistokehitysprojekteissa joutuu vähän näkemään vaivaa, että ajatukset saa kääntymään FIFO-malliin.

Mistä FIFO alkaa ja mikä on yksi tiketti?

Projektityössä on oman Lean- ja FIFO-kokemukseni mukaan tärkeintä määritellä, missä on virtauksen alkupiste. Projektin alkuvaiheessa tulee backlogille eli tehtävälistaan nipullinen tikettejä, jotka ovat yhtä vanhoja ja joilla on keskinäisiä riippuvuussuhteita. Ei ole siis yhtä vanhinta tehtävää, josta aloittaa. Siksi meillä backlogi ei ole FIFOn alkupiste.

Toinen olennainen asia on se, että projektityössä FIFOa ei voi ajatella yksittäisinä tiketteinä, sillä yksi tiketti harvoin toteuttaa jonkin kokonaisuuden. Meidän FIFOn läpi liikkuu itse asiassa ominaisuuksia (feature), jotka toteuttavat ohjelmistoprojektissa jonkin kokonaisuuden tai komponentin. Nämä featuret ovat jonossa ja liikkuvat läpi kanbanin FIFO-periaatteella yksi kerrallaan. Yhteen featureen liittyy lähes aina useampia tikettejä.

Jokainen tiketti käy meillä läpi breakdown-vaiheen, jossa varmistetaan, että tiketti on riittävän pieni, se on tehtävän tekemistä vaativalla tarkkuudella määritelty ja sillä on työmääräarvio. Vasta sen jälkeen tiketti on valmis tehtäväksi. Ja kun tiketti tästä otetaan työn alle, siitä alkaa meidän FIFO.

Miksi ihmeessä näin?

Kun FIFOssa käsitellään yksittäisten tikettien sijaan yhtä ominaisuutta, koko tiimi keskittyy yhden asian valmiiksi saattamiseen kerrallaan. Näin ihmisille tulee mahdollisimman vähän kontekstin vaihtoa päivän aikana. Joka ikisen elämässä pätee se, että aina kun joutuu hyppäämään työtehtävästä ja aihepiiristä toiseen, kestää aikansa orientoitua. Tuo orientoitumisaika on hukkaa, jos sitä joutuu tekemään syyttä monta kertaa päivän aikana.

Toinen olennainen syy ja hyöty on se, että tällä toimintamallilla vähennetään niin sanottujen handovereiden määrää. Handover on tilanne, jossa tehtävä joudutaan siirtämään henkilöltä toiselle tai tiimin ulkopuolelle. Tässä vaiheessa täytyy aina perehdyttää, selittää ja siirtää tietoa. Näissä kohdissa on aina suurempi riski tehdä virheitä ja joka tapauksessa handover-tilanteet eivät ole arvoa tuottavaa työtä, eli nekin ovat hukkaa. Handovereista pyritään autonomisten tiimien, kanbanin ja FIFOn yhdistelmällä mahdollisimman pitkälti eroon.

No mites sitten ne superkiireiset työtehtävät?

Joskus kuitenkin saapuu jokin superkiireinen asia, joka vaatii huomiota heti eikä kolmastoista päivä. Tällöin kyseessä on jokin hätätilanne, joka ei voi odottaa. Nämä hätätilanteet joka tapauksessa pysäyttävät päivittäisen työn ja ne käsitellään arkitekemisestä ja päivittäisestä prosessista erillään.

Muut vähän matalamman asteen tulipalot sen sijaan saadaan kanbanin ja FIFOn avulla liikkeelle nopeammin, koska kanban-putkessa ei ole mitään hidasta tukkeena. Lisäksi ennustettavuuden lisääntyessä pystytään arvioimaan paremmin, milloin tulipalo saadaan työn alle ja koska se valmistuu. Sujuva virtaus sallii myös yllätykset, joita elämään aina mahtuu.

Aiemmat blogitekstimme Leanista:

Kanban sytyttää valot ja työ muuttuu näkyväksi

Hyvin määritelty ei ole vielä puoliksikaan tehty

Lean ruokkii uteliasta, kehittämishaluista luonnetta

Lean IT ei pidä odottamisesta eikä arvosta resurssitehokkuutta

Leanin ydinviesti kolmessa minuutissa


Kolahtiko? Kerro ajatuksesi, olemme sinuun yhteydessä.

Avainsanat:
lean, ohjelmistokehitys, projektityö
ambientia

Blogi