Oletko koskaan joutunut rekrytoimaan kerralla useampaa kuin yhtä ihmistä tai saanut enemmän kuin kymmenen hakemusta tai onko rekrytiimissä ollut lisäksesi joku muu? Sitten tiedät, miten kaoottista rekrytointi voi pahimmillaan olla, jos koko prosessi hoidetaan sähköpostilla.

Tai siis ei sitä voi oikein prosessiksi kutsua. Sähköpostirekrytoinnissa pärjätään tehokkaiden ihmisten ja heidän pettämättömän muistinsa varassa. Näiltä superihmisiltä sitten kysytään, että onko tähän jo vastattu, kuka tämän hakemuksen on tarkistanut, montako on vielä käsittelemättä ja ketkä on pyydetty haastatteluun. Aina ihminen ei tiedä.

Järjestelmä tietää

Kun aikanaan siirryin IT-alan rekrytointitehtävistä Ambientialle, kauhistuin. Rekrytointi sähköpostin avulla oli täälläkin aivan hullua. Onneksi Ambientialla ei juuri tarvinnut perustella, miksi tehokkaan teknologian käyttöönotto on parempi idea kuin manuaalisen ja toisteisen työn tekeminen ilman prosessia.

Useimmissa organisaatioissa Jira on tyypillisesti teknisten ihmisten työkalu, IT-osaston järjestelmä. HR ei välttämättä ole lainkaan Jiran kanssa tekemisissä. Siinä lienee suurin syy, miksi Jiraa ajatellessa juuri kenellekään ei tule rekrytointi mieleen. Mutta meille se oli looginen valinta rekryprosessin työkaluksi ja kuinka ollakaan, se soveltuu siihen erinomaisesti.

Jiran luonne ohjaa ajattelemaan rekrytointia prosessina. Ennalta määriteltyjen steppien mukaan hakemuksia luokitellaan: nämä on käsitelty, nämä on valittu, nämä on kutsuttu haastatteluun, näiltä on kysytty lisätietoja. Koko rekrytiimi näkee kaikkien hakemusten tilanteen, eikä kenenkään tarvitse luottaa muistiin.

Yhtenä lisäjuonteena on pakko mainita näin EUGDPR:n astuessa voimaan ihan näinä kuukausina, että käyttämällä Jiraa rekrytoinnissa tietoturva tulee kaupan päälle. Jiran avulla voidaan varmistaa, että se mitä näet on todellakin tarkoitettu sinun nähtäväksesi. Tiedot eivät siis päädy vääriin käsiin, kun ne ovat Jirassa, eivätkä valtoimenaan sähköpostissa.

Sähköpostiin ei ole paluuta

Jiran avulla pystymme hoitamaan tehokkaammin myös viestintää hakijoiden suuntaan. Hakemuksen lähettäneet saavat automaattisen kuittauksen, kun hakemus on järjestelmässämme. Pystymme lähettämään keskitetysti sähköposteja hakijoille, mikä nopeuttaa hakemusten käsittelyä. Kun jokainen tulee huomioiduksi, se parantaa myös hakukokemusta.

Hakijoista koostuu tietokanta, jossa säilytämme tietoja hakijan luvalla puoli vuotta. Kun uusi paikka tulee auki, pystymme etsimään meille jo hakeneiden tietokannasta tehokkaalla haulla sopivaa. Sähköpostihakemusten kahlaamisen sijaan löydämme hakijoita suoraan esimerkiksi sen perusteella, mitä paikkoja he ovat ennen hakeneet tai millaisia osaamisalueita tai tutkintoja hakijalla on.

Nyt Jiraa on käytetty Ambientialla rekryn tukena nelisen vuotta ja sen avulla on rekrytoitu useita ihmisiä. Seuraava kehitysvaihe on siirtää rekryvaiheessa Jiraan kertynyt tieto hakijasta automaattisesti HR-järjestelmiin ja näin muodostaa looginen pohja uuden tekijän Ambientia-uralle. Sen jälkeen luultavasti mietimme taas, miksei niin ole ollut aina.

 

 

Avainsanat:
rekry-aes
ambientia

Blogi