Lähtötilanne

Kun Broman Group yhdisti Motonetin, AD Varaosamaailman ja Broman Logisticsin liiketoiminnot, syntyi selkeä tarve uudistaa tietämyksenhallinnan strategiaa ja sisäistä viestintää.

Broman Groupin tavoitteena oli vähentää niin sanottua vääränlaista digihälyä ja tuplatyötä, eli toisin sanoen päästä eroon Whatsapp-ryhmistä, Excel-listoista ja sähköpostiketjuista ja mennä kohti johdetumpaa, yhtenäisempää ja avointa digikulttuuria.

Ambientia tuli mukaan ratkaisemaan yhtälöä ja löytämään yhdessä keinoja digiprosessien eheyttämiseen ja tehostamiseen.

Mitä tehtiin?

  • IT-tuen prosessien tehostaminen: Laitehallinta ja prosessien virtaviivaistaminen
  • Palveluportaalit ”ei teknisten toimintojen” palvelupyynnöille
  • Uusi ja kaikille yhteinen intranet sisäisen viestinnän ja yrityskulttuurin vahvistamiseksi
  • Strategisten hankkeiden hallinnan systematisointi ja automatisointi

IT-tuen prosessien tehostaminen ja sisäiset palveluportaalit

Yksi ensimmäisistä kehityskohteista oli saada sisäiset palvelupyynnöt pois sähköposteista, virtaviivaistaa niiden käsittelyä sekä tehdä palvelupyyntöjen teko käyttäjäystävälliseksi. IT-tuki oli pilotoinut JIRA Service Deskiä isoin kiitoksin, joten se oli luonteva järjestelmävalinta myös ”ei teknisten toimintojen” palvelupyynnöille.

Tuotehallinnan palveluportaali

Tuotehallinnan tiimi lähti liikkeelle ensimmäisenä ja lanseerasi käyttäjille oman palveluportaalin, jonka kautta hoidetaan prosesseja, jotka liittyvät muun muassa poistuviin tai valikoimaan tulossa oleviin tuotteisiin, uusiin tavarantoimittajiin, valikoimaehdotuksiin sekä lisätietokyselyihin.

Parissa kuukaudessa prosessin läpi oli käsitelty jo lähes tuhat palvelupyyntöä.

HR-palveluportaali

Seuraavaksi lanseerattiin HR:n palveluportaali, jossa työntekijät ilmoittavat muun muassa työsuhdeasioihin, palkkoihin, koulutukseen, työaikaleimauksiin ja matkustukseen liittyviä palvelupyyntöjä. Lisäksi rekrytointijärjestelmästä syntyy HR:lle tehtävät heti, kun rekrytointi on valmistunut HR-järjestelmästä. HR-tiketöinnissä kiinnitettiin erityistä huomiota tietoturvallisuuteen ja palvelutason mittaamiseen.

Tulevaisuudessa myös muut sisäiset tukitoiminnot, kuten markkinointi ja talous saavat omat portaalinsa.

  • 1800 Intra käyttäjää
  • 250 Agenttia

Yhteinen viestintäkanava kaikille

Intranetin alustaksi valikoitui Atlassianin tuoteperheestä moneen tarpeeseen taipuva kollaboraatiotyökalu Confluence.

Suunnittelussa lähdettiin liikkeelle määrittelemällä intranetin tavoitteet, tunnistamalla käyttäjäryhmät ja -tarpeet sekä priorisoimalla intranetin tärkeimmät sisällöt.

Broman Groupin lähes 2000 työntekijälle haluttiin käyttöön myös yhteinen intranet, joka olisi teknisesti joustava, helppokäyttöinen ja visuaalisesti houkutteleva.

Työpajat suunnitteli ja veti Ambientian palvelumuotoilija ja ratkaisuasiantuntijat, mutta olennaisimmassa roolissa olivat Broman Groupin eri puolilta konsernia osallistetut työntekijät. Vain he pystyvät avaamaan käytännön tasolla odotuksia siitä, mitä intralta päivittäisessä työssä vaaditaan – ja tämän tiedon pohjalta rakennettiin uuden intran konsepti.

Konserniajattelun ja päivittäisen työn tukemisen lisäksi intranetin haluttiin olevan räätälöitävä ja tulevaisuudessa myös personoitava. Yksisuuntaisen uutisilla tiedottamisen vastapainoksi intranetin haluttiin lisäävän vuorovaikutteisuutta ja mahdollistavan kevyttä fiilisviestintää. Broman Groupin intranet sisältää paljon ohjeita, joten toimiva haku ja selkeä rakenne olivat kehitystyön keihäänkärkinä. Ajantasaisen tiedon nopea löytyminen vaikuttaa parhaimmillaan suoraan asiakaskokemukseen.

Kolme tapaa tehdä Intranetistä oikeasti kiinnostava

Hankkeiden hallinta

Broman Groupilla strategiaa toteutetaan hankkeiden kautta. Niihin kytkeytyy lukuisia päähankkeita, alihankkeita, projekteja ja tehtäviä. Näitä hallinnoitiin pääosin manuaalisesti exceleissä ja tähän kaivattiin tehokkaampaa prosessinhallintaa. Työkaluksi tähän valikoitui Confluencen ja Jira Service Deskin kanssa erittäin hyvin keskusteleva Jira, jonne strategisten hankkeiden projektinhallinta siirtyi Excel-viidakosta. Samalla Jiraan määriteltiin automatisoidut raportit ja näkymät.

Laitteiden hallinta

IT-tuen prosessien tehostamiseen ollaan ottamassa käyttöön laitteiden ja assettien hallintaa. Käyttäjän tullessa IT-portaaliin hän näkee automaattisesti listan omista sekä oman toimipaikkansa laitteista ja voi sitoa palvelupyynnön niihin. IT-tuen vastaanottaessa tehtävän he näkevät tehtävällä automaattisesti käyttäjän tiedot (käyttäjätunnus, esimies, puhelinnumero, toimipaikka, kustannuspaikka, jne.) sekä laitteeseen liittyvät tiedot (valmistaja, malli, käyttöjärjestelmä, jne.). Tämä nopeuttaa IT-tuen työtä, sillä aiemmin tiedot joko syötettiin tehtäville manuaalisesti tai haettiin muista järjestelmistä. IT-tuki voi nähdä myös yhdellä silmäyksellä tiettyyn laitteeseen liittyvät muut tai aiemmat tehtävät. Laitehallinta mahdollistaa myös kattavan raportoinnin esimerkiksi ”minkä valmistajan laitteet aiheuttavat eniten ongelmia”.

Asiakkaan kokemus

Sami Tuupanen, Tietohallintojohtaja

Taustani on ohjelmistoa valmistavalta alalta, jossa ohjelmistojen valmistamiseen ja myymiseen liittyvät prosessit olivat koko ajan jatkuvan kehityksen alla.

”Kaupan alan organisaatioon liityttyä huomasin valtavan hyvän teknisen tiimin, jossa tekeminen oli ahkeraa, mutta ei jakaantunut tasaisesti eikä prosessi tekemiseen ollut riittävän läpinäkyvä sisäiselle asiakkaalle. Siksi tarvitsin modernin työkalun, jossa meidän sisäiselle asiakkaalle tekemämme palvelulupaus oli tehtävä läpinäkyväksi.”

Pian IT portaalin käyttöönoton jälkeen ”tiketti” sana oli kaikkien huulilla.

Myymälät asiakkaina alkoivat vaatia samanlaista läpinäkyvyyttä muiltakin hallinnon toimijoilta. Minulle tämä oli lottovoitto, koska henkilökohtaisena missionani on parantaa koko konsernin projektien ja prosessien läpinäkyvyyttä, aina johtoryhmä tasolta myymälän kesäharjoittelijalle.

Ambientia ja Broman Group Workshop-kuva

Kuva Ambientian ja Broman Groupin yhteisestä workshopista, jonka aikana pureuduttiin työntekijöiden ajatuksiin prosessien nyky- ja toivetilaan liittyen.

Vastaan edelleen henkilökohtaisesti liian pitkään myöhässä oleviin tehtäviin, jotka on minulle eskaloitu. Onneksi niiden määrä on kuitenkin hiljalleen vähentynyt. Prosessien kehitys työ ei varmasti lopu koskaan ja esimiestyön laatu on järjestelmien ohessa keskeisin menestystekijä prosessien läpinäkyvyyden parantamisen osalta.

Intran kanssa olemme vasta lähtökuopissa ja syvennämme uuden alustan käyttöä, mutta jo nyt on nähtävissä, että intralle asetetut tavoitteet toteutuvat. On hienoa huomata, että henkilöstö on ottanut uuden työkalun rohkeasti käyttöön ja löytänyt sille paljon sellaistakin käyttöä, jota emme suunnitteluvaiheessa osanneet edes toivoa. Ambientian kanssa toiveet ja ideat on viety toteutukseen ketterästi.

Hyvä alusta on tärkeä, mutta vasta käyttäjät tekevät intran.

Jätä yhteydenottopyyntö