”Apua, miten saan sivuston pystyyn?” - Ambientia auttaa Helsingin kaupunkia WordPress-kehittämisessä

Vuonna 2020 Helsingin kaupungilla todettiin, että kaupungin eri toimijoiden WordPress-pohjaisiin sivustoihin ja niiden kehittämiseen tarvitaan jokin järkevä ratkaisu.

Tuolloin kaupungilla oli arviolta noin tuhat eri toimittajien rakentamaa ja ylläpitämää erillistä WordPress-pohjaista sivustoa kaupungin erilaisille palveluille ja osastoille. Kokonaiskuvan, yhdenmukaisuuden ja kehitystyön hallinnointi oli lähes mahdotonta.

Parantaakseen tilannetta ja saadakseen keskitetyn näkymän pestasi Helsingin kaupunki kilpailutuksen jälkeen Ambientian apuun. Nyt Ambientia ja Helsinki tekevät yhteistyötä, jotta koko Helsingin kaupungin WordPress-kokonaisuutta kehitettäisiin loogisesti ja johdonmukaisesti.

Palvelupyynnöt osaamiskeskuksen kautta

Projektipäällikkö Anne Bergshoeff Ambientialta kertoo, että eri sivustojen kehitykseen liittyvät palvelupyynnöt ovat itsessään yleensä aika pieniä muutoksia: esimerkiksi jokin uusi toiminnallisuus tai elementti, tai olemassa olevan sisällön tyylittely. Hyvin usein pyyntöihin sisältyy myös saavutettavuuskorjauksia.

“Aiemmin palvelupyynnöt tulivat meille yksittäin ripotellen. Arvioimme itse, paljonko niihin menee aikaa ja mitä meidän kannattaa tehdä, ja sitten ehdotimme sitä asiakkaalle”, kuvailee Bergshoeff.

“Nyt meillä sen sijaan pyörii osaamiskeskusmalli, jossa olemme ‘lainanneet’ kaksi kehittäjää kaupungille, ja heidän tehtävänsä on arvioida palvelupyynnöt sisäisesti ennen kuin ne tulevat meille Ambientialle asti. Näin kaupungilla voidaan sisäisesti sparrailla, miten kunkin tapauksen kanssa pitäisi toimia.”

Johtava asiantuntija Jukka Paldanius Helsingin kaupungilta komppaa:

“Nyt kun sivustojen palvelupyynnöt tulevat keskitetysti osaamiskeskukseen, tiedämme paremmin, mitä eri toimialoilla ollaan tekemässä tai halutaan tehdä. Näin pystymme paremmin ohjaamaan tekemistä ja auttamaan kehitystyössä.”

“Olemme nähneet tällaista trendiä muutenkin markkinoilla”, kertoo Bergshoeff. “Aika moni asiakas kehittää ihan omia tiimejä it-palveluja varten.”

“Ambientia on ensimmäinen toimittaja, jonka kanssa meillä on tosi tiivis dialogi käynnissä koko ajan – sekä kaupungilla ‘lainassa’ olevien kehittäjien kanssa että projektipäällikön, palvelupäällikön, tuoteomistajan ja osaamiskeskuksen johdon välillä”, kehuu Paldanius.

“Ambientian kehittäjät tekevät kanssamme hommia hyvin tiiviisti. Koen, että Ambientian puolelta oikeasti pyritään seuraamaan sitä, missä projektit menevät, ja informoimaan proaktiivisesti, mitä on tulossa.”

Kukaan ei ole seppä syntyessään

Erityissuunnittelija Heidi Lindblomin vastuulla on Helsingin kaupungin ja Ambientian välisen puitesopimuksen hallinnollinen koordinointi. Hänen mukaansa yhteistyö Ambientian kanssa on ollut varsin sujuvaa.

“Olen ollut ilahtunut siitä, että Ambientialta on tullut oma-aloitteisesti parannusehdotuksia toimintatapoihin ja kehittämiseen, esimerkiksi palvelupyyntöjen käsittelyyn, yhteydenpitoon tai hallinnollisten vaiheiden sujuvoittamiseen. On aina positiivista, kun toimittajan suunnasta on aktiivista kehitysotetta myös hallinnolliseen puoleen”, Lindblom kehuu.

Lindblom huomauttaa, että Ambientia ja Helsingin kaupunki ovat myös joutuneet kehittämään yhteistyötapoja yhdessä. Etenkin alkuvaiheessa, kun kyseessä oli uusi palvelualue ja uusi toimittaja, kumppanit opettelivat alkuun rinta rinnan, miten asioita voi ja kannattaa viedä eteenpäin puitesopimuksen ehtojen ja hallinnollisten periaatteiden mukaisesti.

“Kaupunki on aika vaikea toimintaympäristö”, jatkaa Paldanius. “Keskitetty WordPress-rakentaminen oli ihan uusi juttu ja toimintamallit olivat alkutekijöissään. Alkuun meillä oli puolin ja toisin paljon epätietoisuutta, kun meidän puolellammekaan ei osattu sanoa kaikkiin kysymyksiin suoraan, miten pitäisi edetä, esimerkiksi jos halutaan rakentaa sivusto itsepalveluportaaliin kumppanin avulla. Nyt olemme kuitenkin päässeet alkukankeudesta ja kehitystyö jatkuu hyvää tahtia.”

Itsepalveluportaalissa lukuisia onnistumisia

Kaupungilla on jo olemassa itsepalveluportaali, jonka kautta eri kaupungin tahot voivat itse rakentaa yksinkertaisia verkkosivustoja siten, että kaupungin ilme säilyy yhtenäisenä eri sivustojen välillä ja tärkeät asiat, kuten saavutettavuuteen liittyvät seikat tulevat automaattisesti huomioiduksi.

Keväästä 2021 on rakennettu myös Azure-ympäristöä, jonne voidaan suoraan rakentaa monimutkaisempia WordPress-sivustoja ja jossa voidaan ylläpitää testaus- ja QA-ympäristöjä.

“Itsepalveluportaalissa Ambientia on toteuttanut jo monia sivustoja”, kertoo Paldanius. “On selkeä palvelun parannus, että meillä on nyt paikka, jonne voidaan ohjata eri kaupungin tahoja menemään ja toteuttamaan omia sivustojaan joko täysin omatoimisesti tai sitten ympäristön ja toimintamallit tuntevan kumppanin kanssa.”

“Ambientian kehittäjät tekevät kanssamme hommia hyvin tiiviisti. Koen, että Ambientian puolelta oikeasti pyritään seuraamaan sitä, missä projektit menevät, ja informoimaan proaktiivisesti, mitä on tulossa.”

Jukka Paldanius, Johtava asiantuntija, Helsingin kaupunki

 

Esimerkkejä itsepalveluportaalin kautta rakennetuista verkkosivustoista, joissa Ambientia on ollut mukana

https://educationhubhelsinki.fi 

• Ensimmäinen sivusto, jonka Ambientia pystytti Helsingin kaupungin omaan itsepalveluportaaliin.
• Pieniä muutoksia, räätälöintejä Helsinki-teemaan

https://brand.hel.fi 

• Uusien sivujen luominen
• Uuden sisällön tuominen sivulle siten, että esitysmuoto on selkeä ja helppokäyttöinen; esimerkiksi suuri määrä ladattavia tiedostoja ja kontekstikuvia.
• UI/UX-suunnittelua

https://spouseprogram.fi/ 

• Laaja uudelleen stailaus ja pieniä rakenteellisia muutoksia, jotka parantavat käytettävyyttä.
• Lopputuloksena erinäköinen ja käytettävyydeltään parempi sivusto, mutta entisenlainen sivuston rakenne.

 

 

“Meillä oli ilo työskennellä Ambientian kanssa, kun päivitimme Spouse Programin verkkosivuja."

"Kokemus oli positiivinen ja rohkaiseva koko projektin ajan. Ambientian ammattimaisen, mutta joustavan lähestymistavan ansiosta meidän oli helppo sanoittaa, mitä tavoittelemme. Lisäksi meillä oli mahdollisuus seurata kehitystyötä ja tarvittaessa palata taaksepäin ja muuttaa ideoitamme."

"Spouse Programin tiimissä ei ole IT-taitajia. Tämä teki ambientialaisten kanssa työskentelystä erityisen miellyttävää, koska he käyttivät aikaa käydäkseen kanssamme teknisen prosessin läpi, selittivät kaiken yksityiskohtaisesti ja tuottivat meille kirjalliset päivitysohjeet. Ennen kaikkea Ambientia on ollut tehokas ja luotettava kumppani, joka toimitti juuri sen tuotteen, jota pyysimme.”

Jochen Faugel, Product Owner, Spuse Program