Lukkari ratkaisi seurakuntien kotisivutarpeet

Kun Suomen noin 400 evankelis-luterilaista seurakuntaan pohtii, suunnittelee, kilpailuttaa ja tilaa nettisivuja kukin tahollaan, on selvää ettei kyseessä ole ainakaan järkevä resursointi.

Siksi Kirkon tiedotuskeskus päätti helpottaa asiaa. Ambientia valittiin toteuttamaan julkaisujärjestelmä, joka tarjoaa seurakuntien kotisivutarpeisiin helpon ja kustannustehokkaan ratkaisun.

Titti Kallio toimii verkkopalvelutuottajana Kirkon tiedotuskeskuksessa. Kallio ei omien sanojensa mukaan voisi olla enempää innoissaan projektista, johon hän pääsi käsiksi heti siirryttyään yritysmaailmasta kirkon verkkopalvelutiimiin.

”Mikä projektissa oli hienointa, niin se että koko homma lähti seurakuntien aloitteesta. Ylhäältä sanellut asiat harvoin jalkautuvat jouhevasti loppukäyttäjille.”

Seurakunnissa oli tunnistettu yhteinen tarve ja samalla puute verkko-osaamisessa ja myös verkko-ostamisessa.

”Pääsimme projektiin puhtaalta pöydältä ja käyttäjiä kuunnellen”, Kallio iloitsee.

Joskus vain kaikki menee kuin oppikirjassa

Projekti, jonka projektinkulku etenee lähes oppikirjan mukaisesti? Niitäkin on – ja hyvällä syyllä voidaan sanoa Lukkariksi nimetyn julkaisujärjestelmän edustaneen juuri sellaista projektia.

Etenkin palvelumuotoilun ja käyttäjälähtöisen suunnittelun parissa työskentelevälle Kalliolle oli tärkeää edetä ketterällä menetelmällä, jossa palvelu rakennetaan pala kerrallaan ahkeran testaamisen kautta.

Meidän tuli miettiä kahta kohderyhmää: palvelun käyttäjiä ja sisällönsyöttäjiä seurakunnissa sekä loppukäyttäjiä eli verkkosivuvierailijoita.

Koehenkilöinä oli seurakuntien työntekijöitä eri sektoreilta sekä joukko loppukäyttäjiä. Teimme 7 pilottia, paljon workshopeja, focus group –haastatteluja ja käytettävyystestauksia.

Ambientialle workshopit ovat keskeinen osa projekteja.

Workshopit ovat tärkeässä osassa kaikissa projekteissamme. Niiden kautta asiakas saadaan heti alkuvaiheesta tiiviisti mukaan. Lisäksi Ambientian ja asiakkaan tiimit tutustuvat workshopeissa toisiinsa, mikä vahvistaa luottamusta ja luo avoimempaa kommunikointia – ja siten varmistaa paremman lopputuloksen.

”Yhdessä tekemisen kautta paljastuu usein aivan uusia ideoita, joiden myötä projekti muovautuu ketterästi kohtaamaan asiakkaan tarpeet”, ohjelmistoarkkitehti Jouko Pirinen Ambientiasta kertoo.

Lukkarin kohdalla toteutuksen alussa oli ensiarvoisen tärkeää pystyä tunnistamaan kohderyhmät, joille verkkopalvelua tullaan toteuttamaan sekä se, miten he seurakunnan verkkopalvelua käyttävät.

Pilottiseurakunnilta saatu palaute ja kehitysideat olivat ensiarvoisen tärkeitä. Tiimien viestivaihto oli päivittäistä, jolloin ilmeneviin kysymyksiin pystyttiin tarttumaan hyvin nopeasti.

Avoin keskustelu muokkauskohteista ja asioihin reagointi palautteen pohjalta on yksi syy siihen, miksi projekti nykyisellään etenee hyvin pienellä ohjauksella. Uusia versioita palvelusta julkaistaankin tasaisella tahdilla kuukausittain.

Onnistuneen nettiprojektin kulmakivi: Huolella tehty palvelumuotoiltu

Kun puhutaan 400 seurakunnasta, ainoa ratkaisu oli tehdä kotisivujen template-pohjat, joita pystytään monistamaan eri seurakunnille. Template-malleja rakennettiin kolme ja alustaksi otettiin Ambientian käyttämä Liferay, joka on noteerattu portaaliteknologioiden uudeksi haastajaksi. Suomi on Liferayn käytössä Euroopan kärkimaita ja Ambientialla on Euroopan suurin sertifioitu Liferay-tiimi.

Ensimmäinen sivusto julkaistiin vuosi projektin starttaamisesta ja vuoden kuluttua tästä Lukkarilla oli pystytetty jo lähes 100 seurakunnan kotisivua.

”Koko Ambientian kanssa tehty työ osoittaa, ettei projekti hidastu vaikka palvelumuotoiluun panostetaan kunnolla. Projektin alkuvaihe saattaa ulkopuoliselta vaikuttaa haahuilulta, kun mitään konkreettista ei tule ulos, mutta loppujen lopuksi hyvä suunnittelu varmistaa nopean käyttöönoton”, Kallio perustelee.

Kun projektia ryhdytään rakentamaan näin laajalle käyttäjäkunnalle ovat ylläpitäjienkin osaamistaso ja kokemus julkaisujärjestelmien käytöstä sekä ylläpidosta ovat hyvin moninaiset. Tämän johdosta on huomioitava todella paljon eri asioita. Huolellinen suunnittelu on tällaisessa tilanteessa ensiarvoisen tärkeää.

Järjestelmä on suunniteltava siten, että siihen tulevat muokkaukset ovat tehtävissä kustannustehokkaasti. Panostus jota projektin alkuvaiheessa tehtiin suunnitteluun toi merkittäviä hyötyjä projektin myöhemmissä vaiheissa.

Sisältö edellä

Suomen evankelis-luterilainen kirkko on määrittänyt strategiakseen olla ”kohtaamisen kirkko”. Digitaalisen viestinnän aikakautena myös kirkon kohtaamiset tapahtuvat yhä vahvemmin verkossa: jo puolet seurakuntien sivukävijöistä tulee sivuille mobiililaitteella. Siksi myös Lukkarissa oli alusta alkaen lähtökohtana responsiivisuus eli sisältöjen skaalautuminen eri näyttökokoihin.

”Kirkkomme on valtavan aktiivinen somessa ja ”Hengellinen elämä verkossa” –hankkeen myötä seurakunnat on muun muassa koulutettu käyttämään somea työssään. Some-upotukset olivat itsestään selvä sisältökokonaisuus myös Lukkarin sivupohjissa”, Kallio kertoo.

Niin, sisältö. Siinä on yksi Kallion suosikkiaiheista.

”Henkilökohtainen missioni on painottaa sisällön merkitystä suunnittelussa. Lukkariinkin tehtiin tarkka sisältöstrategia ja segmentointi siitä, mitä haluamme viestiä ja kenelle. Nykyaikana, kun verkko on täynnä asiaa, on yhä tärkeämpää miettiä sisältö edellä asioita.”

Tekniikka valjastetaan sisällölle eikä toisin päin.

Ilman hyvää, osuvaa sisältöä on Lukkarin kaltainen verkkopalvelu merkityksetön. Sisällön merkitystä ei voi kylliksi korostaa. Tekninen alusta ei verkkopalvelua tee, sen tekee kiinnostava sisältö.