Nesteen kaltaisen kansainvälisen organisaation laadunhallintasisällön hallitseminen ei ole ihan yksinkertainen tehtävä. Sisältöä on tuhansia sivuja: käytäntöjä, periaatteita, standardeja, työohjeita sekä näiden liitteitä. Eri tyyppisten sisältöjen elinkaaret ovat erilaisia, ja kaiken pitäisi olla helposti luotavissa, löydettävissä ja hallittavissa. Sisällöntuottajia ja lukijoita on yli 5000 ja he toimivat eri maanosissa ja kielialueilla. Neste halusi lähteä rohkeasti uudistamaan 10 vuotta vanhaa Office-dokumentteihin perustavaa johtamisjärjestelmää. Tavoitteena oli selkiyttää ja yksinkertaistaa konsernin minimivaatimuksia ja odotuksia kuitenkaan lisäämättä byrokratiaa. Vanha järjestelmä koettiin rakenteeltaan ja käyttöoikeuksiltaan haastavaksi, kankeaksi ja sisällöltään epäyhteneväiseksi.

Tuloksia numeroina

  • 5000+ käyttäjää
  • 7+ maassa käytössä

Lähtötilanne

Lähtökohtana avoimuus

Uutta johtamisjärjestelmää (NMS – Neste Management System) lähdettiin rakentamaan wiki-pohjaisesti Atlassianin Confluencen päälle. Ohjenuorana oli avoimuus: kaikki sisältö kaikkien nähtävillä, kaikilla mahdollisuus luoda sisältöä ja yksinkertainen käyttöoikeuksien hallinta. Tämä tuli toteuttaa unohtamatta laatujärjestemän vaatimuksia kuten sisältöjen hyväksymistyönkulkuja ja versionhallintaa. NMS:n infrastruktuuri pystytettiin Googlen pilvipalveluihin Nesteen IT-strategian mukaisesti.

Näillä keinoilla sen teimme

Lopputulos

Tuloksena yhteneväisemmät ja selkeämmät prosessit:

  • Dokumenteista eroon

    Kaikki uusi sisältö luodaan uudessa palvelussa wiki-sivuina eri sisältötyypeille suunniteltujen mallipohjien avulla. Haluttiin siirtyä pois Office-ohjelmien avaamisesta ja viimeisimmän version arvailusta.

  • Toimivampi sisällönhallinta

    Uudessa palvelussa käyttäjän luodessa sisältöä hän voi kutsua muita sisällöntuottajia työskentelemään saman sivun parissa samanaikaisesti. Kun sisältö on luotu, sivu lähetetään mallipohjassa määritellyille tarkastajille ja hyväksyjille työnkulkuun. Kun viimeinen hyväksyntä on annettu, sivu julkaistaan automaattisesti kaikille lukijoille. Kun luotu sisältö lähestyy elinkaarensa loppua, sisällön omistajalle lähtee pyyntö määrittää, onko sisältö edelleen validi, vanhentunut tai pitääkö sitä muokata ja lähettää uuteen työnkulkuun. Sisällön omistajan vanhentuneeksi määrittelemä sisältö poistuu automaattisesti lukijoiden nähtäviltä.

  • Yksi yhteinen Neste

    Uudistuksen myötä nesteläisillä on nyt käytössään yhtenäinen johtamisjärjestelmä, josta jokainen löytää helposti omaan työhönsä liittyvän ohjeistuksen. Ohjeistuksilla on yhtenäinen ulkoasu ja koko talolla mahdollisuus noudattaa yhteisiä toimintatapoja ohjeistuksen kaikissa vaiheissa: luonnissa, hyväksymisessä ja käsittelemisessä.

Ota yhteyttä ja kysy lisää

Arto Kovalainen

Arto Kovalainen

Harri Nieminen

Harri Nieminen