"Missä on lähin lähetystö ja miten nopeasti saa väliaikaisen passin?"
Buenos Aires, 2008. Ravintola oli hiljainen eikä muita asiakkaita juuri näkynyt, joten saatoimme jättää tavarat rauhallisin mielin viereiseen pöytään ja keskittyä biljardiin.
Kesken pelin vaimo kuitenkin havahtui siihen, että hänen käsilaukkuaan ei näkynyt enää missään. Ei pöydällä, ei tuolin alla, eikä muuallakaan lähistöllä. Ei mitään havaintoa että kukaan olisi edes ylipäätään käynyt pöydän lähistöllä, mutta laukku oli yhtä kaikki poissa. Maksuvälineet ja kännykkä olivat onneksi taskussa, mutta varkaan mukaan lähti kamera lomakuvineen sekä vaimon passi.
Varastetun passin uusimiseen ulkomailla on hyvin selkeä ja seikkaperäinen prosessi olemassa, ja vastaavanlaisissa tilanteissa kovaonninen matkaaja kääntyy viranomaisen tarjoamien tietojen puoleen.
Tavoitteena parempi käytettävyys
Ulkoministeriön sivustouudistuksessa tavoiteltiin selkeämpää kokonaisuutta ja helpompaa käytettävyyttä paitsi matkailijan, mutta myös viranomaisen kannalta.
Vanha sivusto oli jo elämää nähnyt, joten tavoitteita kertyi paljon. Reissun päällä palveluita käytetään pääsääntöisesti kännykällä, ja sivuston käytettävyys etenkin mobiililaitteilla nousikin prioriteettilistassa korkealle.
Koska sivustoilla on monenlaisia rooleja ja kohderyhmiä, oli sisältöäkin vuosien saatossa kertynyt tuhansia sivuja. Sivustoa ei lähdetty uudistamaan täysin puhtaalta pöydältä, sillä vanhasta sisällöstä ei ollut tarkoitus luopua. Sisällön migraatio uuteen järjestelmään sekä asiasanojen lisääminen myös vanhaan sisältöön olivatkin merkittävä osa projektia. Toisin sanoen, vanha sisältö sai uuden elämän päivitetyn palvelun kautta. Täysin uusien visuaalisten esitysmallien tuominen sisällöntuottajien työkalupakkiin puolestaan paransi osaltaan sivuston ilmettä ja selkeyttä.
Suuri Liferay DXP -sivusto
Liferay DXP:n päälle rakennettu ulkoministeriön sivusto um.fi julkaistiin kesäkuussa 2018. Sivusto on jo sellaisenaan Suomen toistaiseksi suurin ja näkyvin Liferay DXP:n päälle toteutettu palvelu, mutta projekti ei suinkaan ole vielä valmis. Kehitys jatkuu edelleen, ja projektin toinen vaihe on vasta aluillaan. Tässä vaiheessa tulemme toteuttamaan ministeriön sivuston rinnalle Suomi ulkomailla -palvelun, eli Suomen ulkomaanedustustojen sivustokokonaisuuden.
Asiakkaan sanoin: “Olemme ylittäneet Ranskan ympäriajossa ensimmäisen vuoriston, mutta isoimmat nousut siintävät vasta edessä.”
Projekti jatkuu uudella sivustokokonaisuudella
Suomi ulkomailla -sivusto kokoaa yhteen tiedot Suomen edustustoista sekä toimii julkaisukanavana ulkoministeriön tuottamalle maa- ja aluekohtaiselle tiedolle. Sivuston sisällön painopisteenä ovat Suomen viranomaisten palvelut ulkomailla. Sivuilta selviää esimerkiksi miten toimia tietyssä maassa, jos passi on kadonnut tai miten Suomeen matkustava ulkomaalainen voi hakea viisumia.
Osaa sivustojen sisällöstä tullaan ylläpitämään keskitetysti, mutta edustustoilla on iso rooli sisällön räätälöinnissä maan tietojen, käytäntöjen, kulttuurin ja kielen mukaisiksi.
Projektissa ei ole lopulta kyse pelkästä sivustouudistuksesta, vaan myös ulkoministeriön prosessien ja toimintatapojen uudistamisesta. Matka on vasta alussa.
Passiasiakin päättyi lopulta onnellisesti. Lähetystön yhteystiedot löytyivät ja uusi passi saatiin kolmessa päivässä. Perheen biljardimestaruus sen sijaan on edelleen ratkaisematta.
