Suomalainen IT-yritys, joka toimii useammalla paikkakunnalla halusi organisaatiomuutosten jälkeen yhdistää useamman eri intranetin, jotka toimivat eri alustoilla ja palvelleet eri yksiköitä. Tavoitteena oli yhdistää ja yhtenäistää yrityksen viestintäkulttuuria sekä tehdä viestinnästä ja yrityskulttuurista läpinäkyvämpää ja avoimempaa.

Lähtötilanne

Yrityksellä oli aiempaa kokemusta Confluencesta, joten se oli luonteva vaihtoehto intranetin alustaksi. Confluencen tiedettiin pystyvän vastaamaan yhteneväisyyden, helppouden ja sosiaalisuuden tavoitteisiin. Lisäksi alustan  toiminnallisuuksia täydennettiin Linchpin-tuoteperheen sekä muutaman muun tarkoin valitun lisäosan avulla. Tavoitteeksi asetettiin entistä sosiaalisempi ja avoimempi intra, jossa kaikki saavat julkaista ja osallistua itse ilman välikäsiä ja ”hyväksyttämisportaita”.

Työ aloitettiin kolmella työpajalla, joissa suunniteltiin mm. informaatiorakenne, etusivun sisällöt ja asettelut sekä palvelun visuaalinen ilme ja intranetin tärkeimmät toiminnallisuudet sekä sisällöt. Ilmettä ja etusivun asetteluja muuteltiin useaan otteeseen projektin aikana ja yksi asiakkaan innokkaista pääkäyttäjistä oppikin tekemään tämän jo itsenäisesti ilman ambientialaisten apua.

Toteutuksen pisimpään kestänyt vaihe oli sisällöntuotanto ja kun oleellisin sisältö oli paikallaan ja intranet nimetty, pääsiin käyttöönottovaiheeseen. Projektin päätöspalaverissa hieman käyttöönoton jälkeen palaute oli varovaisen positiivista:

”Kehkeytyi sellainen kuin yritettiinkin tehdä”
”Palaute ollut positiivis-neutraalia”
”Paljon kyselty, mitä siellä voidaan tehdä. Innostus on herätetty!”

Näillä keinoilla sen teimme

Mitä teimme?

Yritysten ja toimintojen yhdistyminen on aina kulttuurimuutos. Intraprojekti vauhditti sitä omalta osaltaan. Kulttuurimuutos vie enemmän aikaa, sillä uusien kanavien käyttöönotto vaatii aina opettelua. Yhteinen intranet on yksi väline avoimuuden ja yhteneväisyyden mahdollistamiseen ja lisäämiseen. Se helpottaa yritys- ja yksikkökohtaisista siiloista sekä vanhoista viestintätavoista irti päästämistä.

Viestintäkäytännöt ovat muuttuneet perinteisestä johdon ja viestintäyksikön tiedottamisesta sellaiseksi, että kuka tahansa voi luoda uutisia, blogeja tai pienempiä juttuja. Yrityksessä haluttiin myös madaltaa kynnystä aloittaa ja löytää uuden intran mahdollisuudet.

Lopputulos

Intraan luotiin esimerkiksi seuraavat osiot

  • Uutiset, viralliset ja vähemmän viralliset
  • Blogit
  • Mikroblogilistaus aloitussivulla
  • Työtilat projekteille ja työryhmille
  • Yritykselle tärkeät mittarit näkyviin
  • Tapahtumat, suuret, pienet, epäviralliset ja viralliset
  • Vika- ja huoltotiedotteet
  • Muuta viihteellisempää sisältöä

Mitä seuraavaksi?

Monen viestintäihmisen suusta kuultu lausahdus: ”intranet ei ole koskaan valmis” pitää paikkansa tässäkin tapauksessa. Seuraavana kehitysideoiden joukosta muodostetaan lyhyen ja pitkän aikavälin intranetin kehittämisen roadmap, jota noudattamalla uudesta intranetistä saadaan entistä eläväisempi paikka. Esimerkiksi työtilojen laajentaminen extranet-käyttöön on suunnitelmissa tulevaisuudessa.

Haluatko kuulla tai kysyä lisää?
Hienoa – lähetä meille viesti, niin olemme sinuun yhteydessä.

Ota yhteyttä ja kysy lisää

Päivi Leppänen

Päivi Leppänen