Ensisijaisesti ilmoitukset tehdään omalla nimellä, jotta asian jatkokäsittely olisi tehokkaampaa. Ilmoituksen voi kuitenkin aina tehdä myös nimettömästi. Nimettömien ilmoitusten jättäjiä ei pyritä millään tavoin tunnistamaan.
Yhtiö sitoutuu selvittämään kaikki ilmoitukset huolellisesti ja ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin ilmoituksen johdosta. Kaikki ilmoituksen käsitellään viipymättä. Tutkintaan ei osallistu kukaan, joka on ilmoituksen kohteena tai jolla saattaa olla tutkintaa vaarantavia sidonnaisuuksia ilmoitettuun asiaan.
Raportointikanavan ilmoitukset käsittelee ensimmäisenä konsernin lakiasiainjohtaja. Mikäli lakiasiainjohtaja on ilmoituksen kohteena tai osallisena asiaan, siirretään tutkinta toimitusjohtajalle ja mikäli tämän on asiaan osallinen, hallituksen puheenjohtajalle.
Yhtiö ei hyväksy, että vilpittömässä mielessä ilmoituksen tehneelle aiheutuu ilmoituksen johdosta minkäänlaista epäasiallista kohtelua. Raportointikanavaa ei saa käyttää muuhun ilmoitusmenettelyyn, kuin juridisten tai yhtiön toimintaperiaatteiden rikkomisen ilmoittamiseen.
Ilmoitusjärjestelmään annettuja henkilö- ja muita tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja siten kuin soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä edellytetään.
Kaikki ilmoitettu tieto, mukaan lukien ilmoituksen tekijän ja ilmoituksen kohteena olevan henkilöllisyys, voidaan raportoida toimivaltaisille viranomaisille, kuten poliisille, rahanpesun selvittelykeskukselle tai Finanssivalvonnalle soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Ilmoituksiin sisältyvää tai muutoin raportoinnin yhteydessä saatavaa tietoa voidaan käyttää rikkomusten sisäisessä tutkinnassa. Ilmoitettuun tietoon pääsevät käsiksi ja sitä voivat käsitellä Yhtiön sisällä vain henkilöt, joiden on välttämättä päästävä kyseiseen tietoon käsiksi voidakseen tutkia ilmoitusta. Yhtiö pyrkii pitämään ko. henkilöryhmän mahdollisen suppeana. Rikoksista syytettäessä raportoijalle ilmoitetaan, että hänen henkilöllisyytensä voidaan joutua paljastamaan esitutkinnan tai oikeudenkäyntien yhteydessä.
