Päivitetty 10.1.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Ambientia Group Oy (Y-tunnus 1647448-9), Vanajantie 10 B, 13200 Hämeenlinna puh. 029 001 0500. Ambientia Group Oy toimii rekisterinpitäjänä myös muiden konserniin kuuluvien yhtiöiden ja konserniyhtiöiden osakkuusyhtiöiden puolesta.
Jäljempänä rekisterinpitäjää kutsutaan ”Ambientiaksi”.
2. Yhteys rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisteriä koskevat kysymykset voi esittää kirjallisesti Ambientian Service Deskille (https://www.ambientia.fi/yhteystiedot/service-desk). Ambientian Service Desk välittää kysymyksen sen sisällön puolesta parhaalle Ambientian asiantuntijalle vastattavaksi.
3. Rekisterin nimi
Ambientia Group Oy:n käyttäjätutkimusrekisteri.
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriä käytetään Ambientian erilaisten digitaalisten asiatoimeksiantojen suunnittelussa ja toteuttamisessa tarvittavien käyttäjätutkimusten tekemiseen. Rekisterin tietojen perusteella voidaan valita Ambientian asiakkaan tarpeiden mukaisia palvelujen käyttäjiä käyttäjätutkimuksiin, Käyttäjätutkimusten tarkoituksena on toteuttaa palvelumuotoilun avulla hyviä digitaalisia palveluja Ambientian asiakkaalle.
Rekisterin tietoja käyttäen voidaan olla yhteydessä käyttötarkoituksen mukaisissa tutkimuksissa rekisteröityihin sekä palkita tai antaa Ambientian asiakastoimeksiannosta riippuen osallistumisoikeuksia arvointoihin kiitokseksi tutkimukseen osallistumisesta.
Ambientia voi käyttää myös asiakkaan rekisteriä sellaisiin toimeksiantoihin, jotka ovat tämän rekisterin käyttötarkoituksen kuvauksen mukaisia. Tällöin Ambientia ei ole rekisterin pitäjä, eikä tätä rekisteriselosteta sovelleta.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- Nimi
- Organisaatio/työnantaja ja asema
- Osoitetiedot
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Henkilön luovuttamat muut tiedot
- Ambientian asiakkaan ylläpitämään rekisteriin sisältyvät tiedot, jos tällaisten tietojen luovutus tämän rekisterin mukaiseen käyttötarkoitukseen on asiakkaan ko. rekisterin mukainen käyttötarkoitus ja tietojen luovuttaminen on ko. rekisteriselosteen mukaisesti sallittu.
- Verkkokäyttäytymistä verkkosivustoilla ja -palveluissa koskevat tiedot
- Data yleisesti saatavilla olevista lähteistä
- Annetut markkinointiluvat- ja kiellot
- Mahdolliset yksittäisessä käyttäjätutkimuksessa kysymysten perusteella annetut tiedot.
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Markkinointirekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyn itsensä luovuttaminen, Ambientian asiakkaan luovuttamana sekä Ambientian toimeksiannosta riippuen yleisistä tietolähteistä tai sallitun verkkoanalyytikan perusteella.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät Ambientian palveluksessa olevat henkilöt. Tietyissä tilanteissa tietojasi saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle. Osa käyttämistämme pilvipalveluista (kuten Hubspot) sijaitsee EU:n ulkopuolella tai palvelun tarjoajan työntekijät EU:n ulkopuolelta saattavat tarkastella tietoja. Jos tietoa siirtyy EU:n ulkopuolelle, varmistamme, että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa tai että tahon kanssa tehtävässä sopimuksessa sovelletaan tietosuoja-asetuksen 46 artiklan 2 kohdan mukaisia mallisopimuslausekkeita.
Ambientia voi luovuttaa välttämättömän osan tiedoista asiakkaalleen, jolle tämän rekisteriselosteen mukaista tutkimusta tehdään. Luovuttamisen tarkoituksena on tällöin toimeksiantoon välittömästi liittyvä peruste, joista yleisin peruste on tutkimukseen osallistuvan henkilön palkitseminen tutkimukseen osallistumisesta. Jos rekisterin tietoja käytetään palkintojen lähettämiseen rekisteröidyille, voidaan tarvittava tieto luovuttaa myös kolmannelle osapuolelle, jolta Ambientia tai Ambientia asiakas hankkii ulkoistettuna palveluna palkinnon hankinnan ja postittamisen.
Jos tietoja luovutetaan, niistä luovutetaan vain käyttötarkoitukseen tarpeellinen osa ja jos mahdollista luovuttamisen perusteen mukaisesti, tiedot luovutetaan anonymisoituna ja/tai pseudonymisoituna.
8. Tietojen poistaminen rekisteristä
Tietoja voidaan poistaa ja muokata henkilön pyynnöstä. Pyynnöt osoitetaan kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä Ambientian palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Rekisterinpitäjän ja sen mahdollisten tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto, missä rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.
10. Käyttäjätilastointi, mainonnan kohdennus ja evästeiden käyttö
Ambientia kerää kävijädataa verkkosivustoillaan. Ambientia on kuvannut verkkosivustojensa mainonnan kohdennuksen ja evästeiden käytön erillisessä Ambientian ”Markkinointirekisteri” -selosteessa.
11. Tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
Ambientia toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.
Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, Ambientia voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, Ambientia voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa Ambientia osoittaa pyynnön perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden kirjallisesti.
Mikäli Ambientia ei toimita tietoja tai osaa tiedoista, annetaan asiasta kirjallinen todistus. Tämä koskee esimerkiksi tilanteita, joissa tietoja ei voida luovuttaa johtuen Ambientian ja kolmansien osapuolien välisistä sopimussuhteista ja niiden ehdoista, kuten sopimuksiin sisältyvistä vaitiolositoumuksista.
12. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilö tiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.
Ellei Ambientia hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty.
13. Oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Ambientian rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai Ambientian oikeutettujen etujen (kuten kyvyn puolustaa itseään riita-asioissa) toteutumisen kannalta. Jos käsittely perustuu Ambientian oikeutetetun edun toteutumiseen, käsitellyt tiedot minimoidaan rekisteröidyn etujen ja vapauksien suojaamiseksi.
Tietojen säilyttämisessä noudatetaan lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.
14. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
15. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan sellaisessa sähköisessä muodossa, jossa ne voidaan viedä järjestelmästä toiseen.
16. Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
17. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi rekisteröidyllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.
Rekisteröidyllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.
18. Oikeuksien käyttäminen ja pyyntöjen toimittaminen Ambientialle
Kaikki pyynnöt rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi tulee toimittaa kirjallisesti Ambientian Service Deskiin (https://www.ambientia.fi/yhteystiedot/service-desk/). Ambientian Service Desk tarkistaa pyynnön tekijän henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelyä.
Jos rekisteröity tai joku muu taho epäilee rekisteriin liittyviä väärinkäytöksiä on tästä mahdollisuus jättää ilmoitus myös Ambientian Whistleblower-kanavan kautta, jonka osoite löytyy Ambientian www-sivujen yhteystiedot-sivulta.