Ambientia Group Oy:n markkinointirekisteri
Päivitetty 25.1.2022.
1. Rekisterinpitäjä
Ambientia Group Oy (Y-tunnus 1647448-9), Vankanlähde 7, 13100 Hämeenlinna puh. 029 001 0500. Ambientia Group Oy toimii rekisterinpitäjänä myös muiden konserniin kuuluvien yhtiöiden ja konserniyhtiöiden osakkuusyhtiöiden puolesta.
2. Yhteys rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisteriä koskevat kysymykset tulee lähettää osoitteeseen markkinointi@ambientia.fi.
3. Rekisterin nimi
Ambientia Group Oy:n markkinointirekisteri
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Ambientia Group Oy:n markkinointirekisteriä käytetään Ambientia Group Oy:n sekä samaan konserniin kuuluvien ja osakkuusyhtiöiden tuotteiden, ratkaisujen, asiantuntijapalveluiden, tapahtumien, kampanjoiden suoramarkkinointiin ja näihin rinnastettaviin toimiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- Nimi
- Organisaatio ja asema
- Organisaation osoitetiedot
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Henkilön luovuttamat muut tiedot
- Verkkokäyttäytymistä verkkosivustoilla ja -palveluissa koskevat tiedot
- Data yleisesti saatavilla olevista lähteistä, esimerkiksi yrityksen tunnusluvut
- Annetut markkinointiluvat- ja kiellot
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Markkinointirekisterin tiedot saadaan asiakassuhteen kautta, Ambientia Group Oy:n verkkosivuilta (yhteydenottolomakkeet, asiakaspalveluikkuna, materiaalilataukset), Ambientia Group Oy:n tapahtumiin ilmoittautumisista, Alma Talent yritystietokannasta sekä yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät Ambientia Group Oy:n palveluksessa olevat henkilöt. Tietyissä tilanteissa tietojasi saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle. Osa käyttämistämme pilvipalveluista (kuten Hubspot) sijaitsee EU:n ulkopuolella tai palvelun tarjoajan työntekijät EU:n ulkopuolelta saattavat tarkastella tietoja. Jos tietoa siirtyy EU:n ulkopuolelle, varmistamme, että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa tai että tahon kanssa tehtävässä sopimuksessa sovelletaan tietosuoja-asetuksen 46 artiklan 2 kohdan mukaisia mallisopimuslausekkeita.
8. Tietojen poistaminen rekisteristä
Tietoja voidaan poistaa ja muokata henkilön pyynnöstä. Pyynnöt osoitetaan kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä Ambientia Group Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Rekisterinpitäjän ja sen mahdollisten tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto, missä rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.
10. Käyttäjätilastointi, mainonnan kohdennus ja evästeiden käyttö
Keräämme kävijädataa verkkosivustollamme, jotta voimme analysoida ja parantaa sivustomme toimintaa. Joidenkin ohjelmistojen avulla sivuston käyttöä ja käyttäjäkokemusta voidaan analysoida sekä tilastoida. Osa ohjelmistoista mahdollistaa mainonnan kohdentamisen sivuston käyttäjälle verkkosivuston käytön perusteella kolmansien osapuolten palveluissa. Verkkosivuston kehittämisen apuna käytettyjä työkaluja ovat Google Analytics ja Hotjar, jotka eivät tallenna mitään käyttäjän henkilökohtaisia tietoja ja joiden tallentaman käyttödatan hyödyntäminen on meidän oikeutettu etumme. Käyttämiämme mainonnan ja personoinnin työkaluja ovat HubSpot, Google Ads, AdForm, Facebook-mainonnan ohjelmistot, LinkedIn-mainonnan ohjelmistot ja Twitter-mainonnan ohjelmistot. Näiden ohjelmistojen käyttöön pyydämme käyttäjältä suostumuksen.
Edellä kuvatut ohjelmistot käyttävät toimintojen ja palveluiden toteuttamiseen erilaisia teknologioita. Ne saattavat tallentaa käyttäjän päätelaitteelle tietoja evästeiden tai muiden teknologioiden avulla. Näitä tietoja käytetään muun muassa käyttäjän selaimen tunnistamiseen ja erillisten sivunkatseluiden yhdistämiseen yksittäiseksi käyttökerraksi. Joitain evästeitä käytetään sivuston teknisen toiminnan toteuttamiseen, esimerkiksi muistamaan käyttäjän valitsema kieliversio tai tunnistamaan ja estämään sivustolle haitallista liikennettä. Käyttäjän suostumuksen perusteella sivustolla voidaan käyttää ohjelmistoja, jotka käyttävät käyttäjän selaimeen tallennettua tietoa mainosten kohdentamiseen ja sisällön personointiin kolmannen osapuolen palveluissa.
Jos vierailet sivustolla ensimmäistä kertaa, sinulle näytetään ilmoitus, jonka avulla voit joko hyväksyä tai kieltää eri ohjelmistojen käytön sivustolla. Mikäli et näe ilmoitusta, olet joko hyväksynyt sen jo aiemmin tai estänyt Google Tag Manager -työkalun toiminnan, jolloin mitään hyväksynnän edellyttäviä ohjelmistoja ei ladata. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palvelun toiminnallisuuteen.
11. Tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
Ambientia toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksitai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.
Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, Ambientia voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, Ambientia voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa Ambientia osoittaa pyynnön perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden kirjallisesti.
Mikäli Ambientia ei toimita tietoja tai osaa tiedoista, annetaan asiasta kirjallinen todistus. Tämä koskee esimerkiksi tilanteita, joissa tietoja ei voida luovuttaa johtuen Ambientian ja kolmansien osapuolien välisistä sopimussuhteista ja niiden ehdoista, kuten sopimuksiin sisältyvistä vaitiolositoomuksista.
12. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilö tiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.
Ellei Ambientia hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty.
13. Oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Ambientian rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun
henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai Ambientian oikeutettujen etujen (kuten kyvyn puolustaa itseään riita-asioissa) toteutumisen kannalta. Jos käsittely perustuu Ambientian oikeutetetun edun toteutumiseen, käsitellyt tiedot minimoidaan rekisteröidyn etujen ja vapauksien suojaamiseksi.
Tietojen säilyttämisessä lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.
14. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
15. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan sellaisessa sähköisessä muodossa, jossa ne voidaan viedä järjestelmästä toiseen. Näiden tietojen luovuttamista koskevat samat rajoitukset, kuin artiklan 15 mukaista tietojen tarkastusoikeutta.
16. Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
17. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi rekisteröidyllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.
Rekisteröidyllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.
18. Oikeuksien käyttäminen ja pyyntöjen toimittaminen Ambientialle
Kaikki pyynnöt rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi tulee toimittaa kirjallisesti Ambientian Service Deskiin (https://www.ambientia.fi/yhteystiedot/service-desk/). Ambientian Service Desk tarkistaa pyynnön tekijän henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelyä.