Muutoshallinta parantaa katetta ja vähentää hukkaa

Jotta organisaation toimintaa voisi kehittää tehokkaampaan suuntaan, täytyy tietää, millaisia muutostarpeita ilmenee.

Muutos on karkeasti määriteltynä jokin konkreettinen toimenpide, jolla muutetaan jotain alkuperäisessä suunnitelmassa, tuotteessa, järjestelmässä tai palvelussa.

Kun ilmaantuvat muutostyöt kirjataan systemaattisesti muutoshallintajärjestelmään, niistä alkaa kertyä arvokasta tietoa.

Muutosten löytyminen on välttämätön edellytys sille, että voidaan selvittää mistä ne johtuvat.

Viime tekstissä kerroin, miksi ja miten tätä tietoa aletaan kerätä organisaatiosta. Nyt käymme läpi, miten tietoa ja dataa voi hyödyntää organisaation toiminnan jatkuvaan parantamiseen.

Data ja mittarit ovat avaimia jatkuvaan parantamiseen

Muutoshallinnan avulla saadaan kerättyä dataa, jota pystytään mittaamaan. Kerätty data kertoo esimerkiksi:

• paljonko muutoksia tehdään
• mitä uusia muutostarpeita havaittiin
• missä prosessin vaiheessa muutoksia tehdään
• mihin kohtaan prosessia muutokset kohdistuvat
• paljonko muutosten tekeminen ottaa aikaa
• paljonko muutoksista kertyy kustannuksia

Mittareiden ja kattavan datan avulla pystytään kehittämään sitä tuotetta tai palvelua, jonka muutoksia hallitaan. Kun muutoksia kertyy järjestelmään,  alkaa usein paljastua toistuvia kipupisteitä.

Jos yksi virhe tai muutos tapahtuu kerran, se ei ole vielä kehitysprojektin paikka. Mutta jos muutos toistuu joka projektissa tai joka viikko, on aiheellista kysyä, pitäisikö itse prosessia kehittää tai automatisoida.

Erityisen tärkeää muutoshallinnassa on kirjata, paljonko muutos on maksanut organisaatiolle sekä rahassa että ajassa. Kun jokin toistuva muutos aiheuttaa organisaatiolle esimerkiksi miljoonan euron kustannukset vuodessa, se antaa raamit sille, kuinka paljon on järkevää käyttää resursseja ongelman selvittämiseksi ja korjaamiseksi.

Retrot ja juurisyyanalyysit auttavat tehostamaan

Kun halutaan kehittää prosessia ja taklata virheitä, täytyy selvittää muutosten pohjimmaiset syyt.

Ohjelmistoalalla niitä selvitetään esimerkiksi retroissa, laivanrakennuksessa apuna taas toimivat esimerkiksi juurisyyanalyysit. Nimestä riippumatta idea on sama: kysyä, mikä muutoksen ihan pohjimmiltaan aiheutti. Juurisyyhyn saakka voi yrittää päästä esimerkiksi kysymällä viisi kertaa peräjälkeen miksi. Ensimmäiset syyt jäävät usein pintatasolle.

Syitä ovat tyypillisesti:

• aikataulumuutokset
• laadunvaihtelu
• virheet
• mielenmuutokset
• muista äkillisistä olosuhteista johtuvat suunnitelmien muutokset.

Muutokset voivat johtua myös hitaammasta toimintaympäristön tai olosuhteiden muutoksista, jotka ovat ihan yhtä tärkeitä havaita ja joille voidaan olla hyvinkin sokeita.

Säännöllisellä juurisyiden analysoinnilla sekä kategorisoinnilla pystytään puuttumaan oikeisiin ongelmiin ja kehittämään prosessia systemaattisesti.

Jos esimerkiksi iso osa muutoksista johtuu puutteellisesta suunnittelusta, dokumentoinnista tai kommunikaatiosta, tiimi voi yhdessä miettiä keinoja paikata näitä puutteita. Jos jokin alihankkija aiheuttaa paljon virheitä, on syytä kehittää prosessia yhdessä alihankkijan kanssa. Jos taas muutokset johtuvat asiakkaan mielenmuutoksista, on hyvä miettiä, pitääkö asiakkaalta kysyä jo heti alussa parempia kysymyksiä.

Joskus tärkeintä on saada muutokset tapahtumaan aikaisemmin prosessissa. Mitä myöhemmässä vaiheessa prosessia muutos tehdään, sitä kalliimpaa se on.

Esimerkiksi Baum & Ramakrishnan havaitsivat jo vuonna 1997 tutkiessaan laivanrakennusprosessia, että kustannukset jopa kymmenkertaistuvat, mitä myöhemmässä vaiheessa laivaan tehdään suunnitteluvirheestä johtuvia muutoksia.

Yllä oleva kuva kuvaa suunnitteluvirheiden korjaamisesta aiheutuvia kustannuksia laivanrakennusprosessin eri vaiheissa. Jäljitellen Baum, S., Ramakrishnan, R. 1997. Applying 3d product modeling technology to shipbuilding, Marine Technology, Vol. 34, no. 1.

Siksi jatkuvaan parantamiseen kuuluu myös prosessin kehittäminen niin, että muutostarve havaitaan yhä aikaisemmassa vaiheessa.

Muutoshallinta paljastaa, auttoiko kehittäminen

Kun löytyneiden syiden pohjalta päätetään ryhtyä toimenpiteisiin, on olennaista nähdä, korjaantuiko tilanne. Siihenkin muutoshallintajärjestelmä tuo näkyvyyden. Jos samoja muutoksia ei jouduta enää tekemään uudestaan, oikea juurisyy on löydetty ja prosessia on kehitetty oikeaan suuntaan. Muutostarpeita ilmaantuu kuitenkin aina uusia sitä mukaa, kun organisaatio kasvaa ja kehittyy.

Jatkuva parantaminen pysyy.

Tiedetäänkö teillä, paljonko muutostöihin kuluu aikaa ja rahaa?

Entä onko muutosten määrää ja kehityssuunta selvillä? Me autamme kaiken kokoisia organisaatioita keräämään muutosdataa, analysoimaan sitä sekä kehittämään prosessia tiedon perusteella. Laita viesti, niin jutellaan lisää.

Katso myös:

Kaikki tarvitsevat ja tekevät muutoshallintaa

Prosessien tehostaminen

Lisätietoja

Esko Sierla

• Team Lead
• esko.sierla@ambientia.fi
• +358 50 375 0323

Esko auttaa yrityksiä kehittämään prosessejaan hyödyntämällä monipuolista kokemustaan erilaisista organisaatioista ja toimintatavoista.
Vapaa-ajalla hän tutkii lähiympäristön leikkipuistoja lastensa kanssa.

Julkaistu 2.10.2019.