Onko raportointi kirosana teidänkin organisaatiossanne?

Tiedolla johtaminen vaatii tuekseen dynaamista dataa. Mutta miten organisaatiolle saadaan tuotettua sellaista tietoa, joka parhaiten auttaa liiketoiminnan kehittämisessä ja jokapäiväisessä työskentelyssä?

Nykypäivän työelämässä tehdään raportteja enemmän kuin koskaan ja tietojärjestelmät suoltavat erilaisia raportteja napin painalluksella. Mutta ymmärtävätkö ne lopulta ihmisen arkea, jossa dataa tarvitaan? Millaisella raportilla on oikeasti käyttöä?

Olemme tutkineet niitä haasteita, joita Ambientian asiakkaat ovat kokeneet raportointiin liittyen. Tyypillinen ongelma on se, että organisaatiosta puuttuu konsensus sen suhteen, mitä datan käytöllä yritetään saavuttaa tai mitä hyötyä siitä on eri rooleille.

Ongelmia aiheuttaa myös se, että datan omistajuus tai jopa tietyt roolit voivat puuttua, eikä käyttökelpoista dataa siksi saada toiminnan ja johtamisen tueksi.

Data meni metsään

Vaikka raportteja tehdään lähtökohtaisesti ihmisten tueksi, joskus törmää sellaiseenkin tilanteeseen, jossa raportteja ei haluta käyttää. Tällöin on syytä kysyä, miksi dataohjautuvuus tuntuu pakkopullalta ja enemmän kuormittaa kuin auttaa työtehtävien hoitamisessa.

Syynä voi olla puuttuva ymmärrys tiedon käyttäjien tarpeista tai kokonaan väärän asian raportointi. Onko kukaan pysähtynyt selvittämään, mitkä asiat olisivat niitä oikeita?

Raportoinnin sudenkuopat eivät lopu tähän. Usein joudutaan kysymään myös, mistä löytyvät datan ja mittarien lähteet, ovatko ne ajan tasalla ja mikä on niiden laatu.

Yhtenä konstina on huutaa IT-osastoa apuun. Mutta jos raportointi ”ulkoistetaan” IT-väelle, lähtee tiedolla johtaminen helposti väärille urille.

Datan hyödyntäminen ei voi olla vain teknistä, vaan sen on oltava koko organisaation läpileikkaavaa. Laajasta kokonaisuudesta vastuun sälyttäminen yhdelle osastolle ei ole reilua eikä usein kovin tehokasta.

Käyttäjä eka, käyttäjä vika

Raportointi ja analytiikka voivat kuitenkin antaa siivet koko organisaatiolle, eikä niihin tarvita taikatemppuja – vain hieman ihmislähtöisyyttä ja visuaalisuutta liian teknisen lähestymistavan sijaan. Ja näitä löytyy palvelumuotoilun työkalupakista.

Ei varmaan yllätä ketään, että käyttäjälähtöinen, selkeä ja intuitiivinen design tekee raportoinnista paljon mielekkäämpää kaikille. Käytetäänhän palvelumuotoilua ja designia digipalvelujen toteuttamiseen, joten miksei myös datapalvelujen.

Miten sitten kannattaa lähteä liikkeelle?

No, ihan perinteisesti ottamalla selvää organisaation eri tahojen tiedon tarpeesta.

Kun tässä ns. ymmärrysvaiheessa opitaan käyttäjien toiveet ja tavoitteet, ollaan heti alusta lähtien paremmin kartalla.

Lisäksi osallistavilla menetelmillä sitoutetaan tiedon käyttäjät tulevaan raportointiin: muotoiluprosessin aikana heille syntyy ymmärrys raportoinnin hyödyistä ja he kokevat olevansa tärkeä osa tulevaa kokonaisuutta.

Seuraava vaihe on tunnistaa datalähteet ja arvioida niiden käytettävyys ja luotettavuus.

Tämä auttaa teknisen vaiheen suunnittelun ohella myös tiedon priorisoinnissa: joskus datan ”kaivaminen” voi olla suuren työn takana, mutta se kannattaa tehdä, jos kyseinen tieto on arvokasta.

Joskus taas vähällä vaivalla on mahdollista saada käyttöön dataa, joka ei välttämättä ratkaise organisaation suurimpia ongelmia, mutta koska se saadaan käyttöön nopeasti, kasvaa sen arvo käytössä. Tällaiset matalalla roikkuvat hedelmät on mahdollista tunnistaa, kun datalähteet on tunnistettu ja niiden käytettävyys on tiedossa.

Kehitä maltilla

Seuraavassa vaiheessa halutut tiedonlähteet saatetaan raportoinnin käytettäväksi. Tämä edellyttää usein tietovarastoratkaisua.

Samalla voidaan jo kerätä palautetta raportin sisällöstä ns. rautalankamallin avulla. Palautteen pohjalta alkaa hahmottua MVP (Minimum Viable Product), jota kokeillaan organisaatiossa. Tässä ideana on se, että samankaltaista mallia ja suunnitteluperiaatteita voidaan hyödyntää muissakin raportointitarkoituksissa.    

Maalissa ei silti vielä olla, vaan MVP:stä kerätään kokemuksia talon sisältä ja sitä parannetaan ja laajennetaan tarpeen mukaan. Myös organisaation strategiaa ja tavoitteita päivitetään aika ajoin, mikä saattaa aiheuttaa päivityksiä seurattaviin asioihin. Tavoitteena on tietysti raportointi, jonka jokainen kokee omakseen – ja jonka hyödyt tunnistetaan ja tunnustetaan.

Kerro tarina!

Raportoinnin rakennusprosessi sinänsä on aika simppeli. Tärkeää on pitää mielessä, että datalla on kyky kertoa tarina ja tuottaa arvoa – jos ja kun raportointi rakennetaan tarinalliseen, sujuvaan muotoon.

Tällöin se etenee loogisesti, sen sisällöt ovat oikeassa järjestyksessä, oikean kokoisina paloina. Ja raportti lisää ymmärrystä, sen sijaan että se sumentaisi sitä.  

Haluatko kuulla lisää? Katso Data storytelling -webinaarin tallenne, jossa asiantuntijamme Service & UX Designer Hanna Penman, Service Designer Juha Pihlaja ja Junior Data Analyst Markus Puumala avaavat aihetta lisää.

Webinaari on suunnattu erityisesti johdolle sekä raportoinnin kehittämisestä vastaaville henkilöille organisaatioissa, jotka haluavat kehittää toimintaansa ja palveluitaan datan avulla.