Jira Service Management on koko organisaation tehtävänhallintajärjestelmä

Tehtävienhallintajärjestelmä on käytössä monella IT-osastolla. Sen hyödyntäminen kannattaa myös laajemmin ja tarpeen voi huomata esimerkiksi seuraavissa arjen haasteissa:

• Sähköpostiin tulleita tukipyyntöjä jää epähuomiossa vastaamatta.
• Verkkolevylle tallennettuun tiedostoon ei syystä tai toisesta pääse käsiksi. 
• Tärkeät viestit jäävät junnaamaan lomalaisten sähköposteihin, joihin ei ole jaettu käyttöoikeuksia. 
• Tietoa kerätään ja käsitellään Exceleissä, joita lähetellään sähköpostilla edestakaisin. Välillä tiedostot ja niiden eri versiot menevät sekaisin.
• Tiimityöskentely tuntuu olevan sekavaa.

Näitä tehtävänhallinnan ongelmia voidaan taklata Jira Service Managementin avulla. Jos jotain voi pyytää sähköpostitse, sen voi hoitaa Jiran avulla tehokkaammin. Tällöin talteen jää myös tiedot pyynnön tekijästä ja käsittelijästä: mitä, missä ja milloin.

Jira Service Management myynnille ja markkinoinnille 

• Potentiaalisten liidien ehdottaminen muualta organisaatiosta myynnille
• Muutokset asiakkuuteen (yhteyshenkilöt ym.) tai muutospyynnöt sopimuksiin
• Uusien markkinointikamppisten pyytäminen portaalin kautta vs. ad-hoc pikaviestimellä tai kasvokkain taukotilassa
• Markkinointimateriaalien muutospyynnöt
• Toiveet uusista somepostauksista ja niiden sisällöistä

Jira Service Management HR:lle ja taloushallinnolle

• Ilmoitukset uudesta työntekijästä ja hänen työvälinetarpeistaan, käyttöoikeuksistaan, työsuhde-eduista
• Lähtevän työntekijän Exit –prosessin käynnistys, läpivienti ja seuranta
• Sairauspoissaoloilmoitukset
• Tuntisaldokorjaukset
• Työsuhteeseen liittyvät muutokset
• Palkka-asiat
• Koulutukset ja perehdytykset
• Rekrytointitarpeet ja toiveet
• Kulu ja –matkakorvaukset
• Legal
• Uusien sopimusten tarkistuttamiset
• NDA sopimusten laadinnat ja tarkastukset
• Muu laki ja työlakineuvonta askarruttavissa kysymyksissä

Miten päästä alkuun Jira Service Managementin hyödyntämisessä?

Yksinkertaisimmillaan alkuun pääsee kun perustetaan uusi Service Management projekti, lisätään projektin käyttäjiin sen osaston väki, joka projektia tulee käyttämään ja kytketään tiimin käyttämä sähköpostilaatikko projektille.

Sähköpostilaatikon kytkeminen projektille mahdollistaa sen, että Jira voi lukea saapuvat viestit ja luoda niistä tikettejä projektin jonoon tiimille tehtäväksi – tällä vältetään se, ettei yksikään viesti mene ohi kun ne tallentuvat Jiraan ja ne käsitellään sieltä käsin sitten eteenpäin.

Esimerkki työnkulusta.

Jos halutaan päästä eroon sähköpostiasioinnista, on ratkaisu JSM tukiportaali. Tukiportaaliin voidaan luoda sähköisiä lomakkeita, joilla pyytää tarkempia tietoja ja jonka kautta loppukäyttäjä sekä projektia hyödyntävä osasto voivat kommunikoida kommenttiosion kautta aivan kuten Instagramissa sen sijaan, että sähköpostia läheteltäisiin ristiin rastiin toivoen, että se toinen pää vastaa takaisin.

Esimerkkinäkymä tukiportaalin kautta lähetettävästä lomakkeesta.

Lomakkeiden etu sähköpostiin nähden on se, että niillä voidaan “pakottaa” käyttäjä täyttämään kenttiä ja tietoja, joita sähköpostia kirjoittaessa ei välttämättä muuten muistaisi mainita ja tällä mahdollistetaan se, että pyynnössä on kerralla kaikki tarvittava tieto ja asiaa päästään edistämään heti kun pyyntö saapuu projektille.

Esimerkkinäkymä tukiportaaliin tulleestä pyynnöstä.

Esimerkki: uusi työntekijä aloittaa

Uusi työntekijä aloittaa organisaatiossa. Esihenkilö on täyttänyt ilmoituksen Jira Service Management -tukiportaalin kautta:

• Lomakkeella pyydetään työntekijän nimi, jotta hänelle voidaan luoda käyttäjätunnus ja sähköpostilaatikko
• Minkälaisen työpuhelimen hän haluaa?
• Minkälaisen työaseman hän haluaa?
• Mikä tulee olemaan työntekijän toimipiste?

Tällainen yksinkertainen ja lyhyt sähköinen lomake laukaisee automaation, joka luo eri osastoille pyyntöjä eri asioiden hoitamista varten.

Työasema lähtee tilaukseen tai asennukseen työvälineistä ja laitteista vastaavalle taholle, käyttäjätunnuksen ja sähköpostilaatikon luonti menee toiselle tiimille, toimiston avaimien ja kulkulupien tilauksesta lähtee pyyntö kolmannella taholle ja niin edelleen.

Lisätietoja

Anu Alppiranta

• Team Lead
• anu.alppiranta@ambientia.fi
• +358 50 585 1084