Case MINT: Paperipohjaisista tarkastuksista offline-toimivaan digitaaliseen mobiiliratkaisuun

Lähtötilanne: Tarkastustyötä laivassa ilman verkkoyhteyttä

Laivanrakennusympäristössä tehtävä tarkastustyö asettaa erityisiä vaatimuksia digitaalisille työkaluille. Meyerillä tarkastuksia tehdään fyysisesti laivojen sisällä, missä verkkoyhteys ei ole aina saatavilla tai se voi olla kokonaan poissa käytöstä. Tästä syystä tarkastukset ja niihin liittyvät huomiot kirjattiin pitkään paperille.

Tarkastukset tehtiin tuotantoympäristössä, mutta dokumentointi vietiin loppuun myöhemmin. Havainnot kirjattiin ensin paperille, minkä jälkeen tiedot skannattiin ja syötettiin erikseen järjestelmiin. Tämä tarkoitti useita manuaalisia työvaiheita, jotka veivät aikaa ja kuormittivat tuotannon arkea ilman, että ne varsinaisesti paransivat itse tarkastustyön laatua.

Tavoite: Digitaalinen tarkastustyökalu, joka toimii myös offline-tilassa

Meyerin tavoitteena oli luopua paperista ja siirtyä digitaaliseen tarkastusprosessiin tavalla, joka tukee laivanrakennuksen käytännön realiteetteja. Keskeinen vaatimus oli, että tarkastuksia voidaan tehdä ja kirjata suoraan digitaalisesti myös ilman verkkoyhteyttä.

Samalla haluttiin, että uusi ratkaisu ei jäisi irralliseksi työkaluksi, vaan se istuisi osaksi jo käytössä olevaa järjestelmäkokonaisuutta. Jira toimi luontevana pohjana, jonka ympärille ratkaisua lähdettiin rakentamaan.

Yhteistyökumppaniksi valikoitui Ambientia, jonka kanssa Meyerillä oli jo aiempaa kokemusta Jira-ympäristöihin liittyvistä projekteista ja jonka osaamiseen luotettiin myös tässä käytännönläheisessä kehitystyössä.

“Meillä on Ambientian kanssa pitkä kokemus Jira-työkalun puolelta ja Ambientia oli siitä syystä hyvin luonnollinen valinta tähän tarkastustyökaluhankkeeseen.”

-Karl Lövgren, Aluepäällikkö, Meyer Turku

Ratkaisu: Jiraan integroitu offline-toimiva tarkastustyökalu

Yhteistyön tuloksena kehitettiin tarkastustyökalu, joka mahdollistaa tarkastusten ja huomautusten kirjaamisen digitaalisesti suoraan laivassa myös silloin, kun verkkoyhteyttä ei ole käytettävissä. Työkalu integroitiin osaksi Jira-ympäristöä, jolloin tarkastustiedot siirtyvät suoraan tuttuun järjestelmään ilman erillisiä siirtovaiheita.

Ratkaisun ydin oli tuotannon arjen helpottaminen. Tarkastukset ja niiden dokumentointi tapahtuvat nyt samassa hetkessä ja samassa työvaiheessa, eikä tietoja tarvitse enää jälkikäteen siirtää, täydentää tai tulkita paperilta järjestelmiin.

Projektin eteneminen: Iteratiivinen kehitys käytännön tarpeista lähtien

Projekti käynnistyi noin kaksi vuotta sitten. Ensimmäinen versio tarkastustyökalusta saatiin käyttöön suhteellisen nopeasti, noin puolessa vuodessa – viimeistään yhdeksän kuukauden kuluttua aloituksesta. Ratkaisu otettiin käyttöön jo tässä vaiheessa, vaikka kaikkia ominaisuuksia ei ollut vielä toteutettu.

Kehitys eteni iteratiivisesti. Projektin alkuvaiheessa kokonaisuus tarkentui matkan varrella, ja myös laajuus kasvoi jonkin verran. Käytännön käyttö toi esiin uusia tarpeita, joiden pohjalta työkalua kehitettiin edelleen samalla, kun se oli jo aktiivisessa käytössä tuotannossa.

Tulokset: Manuaalinen työ ja paperinkäsittely lähes kokonaan pois

Digitaalinen, offline-toimiva tarkastustyökalu on muuttanut Meyerin tarkastusprosessia merkittävästi. Paperille tehtävät kirjaukset ovat käytännössä jääneet pois, samoin paperien skannaaminen ja jälkikäteen tehtävä manuaalinen kirjaaminen.

Tarkastukset ja niihin liittyvät huomiot kirjataan nyt suoraan digitaalisesti siellä, missä työ tehdään. Tämä on selkeyttänyt prosessia, vähentänyt turhaa käsityötä ja poistanut useita aiemmin välttämättömiä, mutta aikaa vieviä välivaiheita.

Nykytilanne ja seuraavat askeleet

Tarkastustyökalu on ollut aktiivisessa käytössä noin vuoden ajan. Tällä hetkellä sen käyttö painottuu erityisesti hyttimyynteihin ja hyttien tarkastuksiin, joissa tarkastusten määrä on suuri ja dokumentoinnin sujuvuus korostuu.

Seuraavan noin puolen vuoden aikana tavoitteena on laajentaa työkalun käyttö myös muihin tarkastuksiin. Näin digitaalisesta, offline-toimivasta ratkaisusta tulee entistä keskeisempi osa Meyerin tuotannon arkea.

“Olemme saaneet hyvin vähennettyä manuaalista paperille kirjaamista. Papereita ei enää skannata eikä niistä kirjata huomautuksia.”

-Karl Lövgren, Aluepäällikkö, Meyer Turku