HSY:n työnohjaus siirtyi mobiiliin

Ambientian kanssa yhdessä luotu Attila-työnohjausjärjestelmä toi selkeyttä HSY:n prosesseihin sekä paransi työn ja tiedon laatua. Nyt vuorossa oli Attilan avainprosessien tuominen mobiiliin.

Asentajien työ oli pitkään riippuvainen jopa päivittäin jaettavista paperilappusista, ja työn seurantaan liittyvä kommunikaatio kulki tämän takia vähintään päivän jäljessä. Se ei tukenut asentajien liikkuvaa ja tapahtumarikasta arkea.

Oli aika siirtyä reaaliaikaisempaan ja sujuvampaan viestintään ja dokumentointiin, johon valmiudet olivat jo valmiina Jiran päälle rakennetussa Attilassa.

– HSY:n vesihuollon tilaustöitä tekee päivittäin lähes 20 asennusryhmää eli he toteuttavat kymmeniä töitä päivässä, pitkälti toista tuhatta vuodessa. Työmaaviestintä esimiesten ja asennusryhmien välillä oli tähän asti toteutettu puheluin, tekstiviestein ja WhatsApp-viestein, ja valokuvat siirrettiin usein vasta toimistolla asentajien puhelimista Attila-työnohjausjärjestelmään, kertoo HSY:n verkostopäällikkö Sami Sillstén.

– Töiden tilanteiden dokumentointi oli siis jälkijättöistä ja perustui kaikkien töiden viestiketjuihin. Töihin liittyvät jälkikäteen tehdyt mahdolliset reklamaatiot liittyivät pääosin väärinymmärryksiin. Niiden selvitys oli hidasta, kun eri viestiketjuista yritettiin löytää jopa viikkojen tai kuukausien takaisia viestejä.

Ajantasainen tieto joka taskuun

Koska valmiiksi ei ollut olemassa työkaluja, jotka olisivat mahdollistaneet Jiran sovittamisen näppärästi useammalle mobiilialustalle, lähdettiin HSY:n toiveet täyttävää ratkaisua rakentamaan tyhjästä.

Suunnittelussa ymmärrettiin kenttäväen hyötyvän mutkattomasta ja toiminnoiltaan kohdistetusta käyttöliittymästä. Taustajärjestelmästä poimittiin mobiiliapplikaatioon vain niitä ominaisuuksia ja informaatiota, jotka ovat kohteessa tapahtuvan työn kannalta oleellisia.

HSY:n kanssa järjestetyn viikon mittaisen Design Sprintin aikana muotoiltiin suunnitelma Attila-mobiilipalvelun toteuttamiseksi ja visuaaliset hahmotelmat palvelun ulkoasusta. Palvelumuotoilun asiantuntijat varmistivat, että HSY:n kanssa yhteistyössä suunniteltu ratkaisu palvelee asiakkaan tarpeita.

– Design Sprint oli uusi kokemus, mutta kokeneiden palvelumuotoilijoiden kanssa erittäin tehokas ja mieluisa tapa työskennellä. Kehityksestä päästiin testiryhmien tuotantokäyttöön nopeasti, ja myös käyttäjiltä saatu palaute oli positiivista. Applikaation todettiin olevan muotoilultaan mukavan looginen ja yksinkertainen tarjoten työmaalle juuri vain sen tiedon, mitä siellä tarvitaan, kertoo HSY:n Sillstén.

Haastetta matkaan toi toive Attila-mobiilin toteuttamisesta useille eri alustoille. HSY:llä oli käytössä laaja skaala erilaisia mobiililaitteita kuten Android, iOS ja Windows -tabletteja. Toteutustavaksi valittiin hybridisovellus, jonka ansiosta yhdellä koodipohjalla saavutetaan useampi eri alusta sekä kustannus- ja ylläpitohyötyjä.

Liikkuvaa työtä tukemassa

Sovellus toimii yksinkertaistettuna näkymänä Jiraan tarjoten modernin työnohjauksen tuomat mahdollisuudet suoraan kentälle. Käyttäjä sai mobiiliin organisoidun tavan tarkastella päivittäisiä työjonoja ja yksittäisiä työmääräimiä, suorittaa tuntikirjauksia, tarkastella työkohteiden tietoja sekä välittää tietoa keskitetysti muille asentajille ja esimiehille.

Työmääräinten tiedot päivittyvät reaaliajassa Jirasta ja varmistavat näin, että kenttäväellä on aina saatavilla viimeisin tieto työn suorittamiseen.

Ehostunut viestintä on helpottanut huomattavasti asentajien työtä.

Attila-mobiilissa työkohteiden viestintä on sisällytetty suoraan työkohteiden alle. Kun kaikki oleellinen informaatio keskittyy yhteen paikkaan, ihmiset pystyvät tarkistamaan työn etenemisen ja samalla välittämään muille arvokasta tietoa ja kuvia työkohteen tilanteesta. Näin on mahdollistettu osastoittain parempi yhteistoiminta ja poistettu siiloja.

Kenttätyö organisoituukin nyt uudella tavalla muuttaen sekä työkaluja että työn tekemisen tapoja nykyaikaisemmiksi ja tehokkaammiksi.

– Suurin etu löytyi suunnitellusti töiden dokumentoinnista ja kommenttien sekä havaintojen kytkeytymisestä juuri ao. työlle. Nyt viestintä tapahtuu Attila-mobiilin kautta ja kohdentuu suoraan ao. työlle ja täysin reaaliaikaisesti. Viestintä on myös läpinäkyvää koko organisaatiolle. Mobiiliapplikaation toteuttaminen asentajien käyttöön oli HSY:lle askel uuteen maailmaan, kertoo HSY:n Sillstén.

– HSY tulee varmasti jatkamaan hybridimobiilisovellusten kehitystä niin, että ne lopulta palvelevat kaikkia yli sataa putkiasentajaa sekä esimiehiä.

Hybridissä sen salaisuus

Attila-mobiilin työstämistä edisti tehokkaasti HSY:n selvä oma visio siitä, mitä lähdetään tekemään sekä halu ja valmius uudenlaiseen ajatteluun yhdessä ambientialaisten kanssa.

Sovelluksen toteuttaminen hybridisovelluksena säästi aikaa ja rahaa. Projektin kustannukset ja aikataulu olisi noussut huomattavasti, jos joka alustalle olisi toteutettu oma erillinen ratkaisu.

Kehitys Attila-mobiilin osalta jatkuu edelleen. Yhdistämällä selvää määrätietoisuutta ja syvää intohimoa, muutettiin jälleen ihmisten arkea paremmaksi.

Näin kokemusta kommentoi HSY:n projektipäällikkö Iina Valtonen:

– Sovellus toteutettiin ketteriä menetelmiä käyttäen. Yhteistyö ja kommunikaatio Ambientian tiimin kanssa toimi erinomaisesti ja molemminpuolinen sitoutuminen sovittuihin Scrum-käytäntöihin mahdollisti ensimmäisen toimivan sovelluksen julkaisun testiryhmälle lyhyessä ajassa.

– Erityisen ilahduttavaa Ambientian tiimin kanssa työskentelyssä oli avoimuus ja läpinäkyvyys kehityksen tilanteeseen: ongelmat tuotiin heti esiin ja yleensä vielä ratkaisuvaihtoehtojen kera. Palvelumuotoilu, huolellinen ratkaisu- ja arkkitehtuurisuunnittelu sekä määritellyt kehitys- ja julkaisuprosessit antoivat tarvittavat raamit sovelluskehitykselle, joiden myötä myös jatkokehitys käyttäjäpalautteen perusteella on tapahtunut hyvin sujuvasti, Valtonen sanoo.

Lue myös, miten Attila-työnohjausjärjestelmä HSY:lle syntyi ja miten se valjastettiin helpottamaan työskentelyä myös huoltoliiketoiminnan mobiilisovelluksena.