Datastrategian ABC – lähde liikkeelle näillä ohjeilla

Datastrategia – tai tietostrategia, datavisio, tiedonhallinnan periaatteet – on ollut tänä vuonna paljon pöydälläni, ja usein myös työlistalla asiakkaiden kanssa. Mitä datasta pitäisi linjata ja mitä merkitystä sillä on?

Erillinen datastrategia vai data osaksi liiketoiminnan strategiaa?

Ideaalitilanteessa datastrategia on tietenkin osa normaalia strategiaa. Dataan liittyvät linjaukset syntyvät osana yleistä strategiatyötä. Se tapahtuu ilman asian alleviivaamista, liiketoiminnan omasta aloitteesta. Data on vastuutettu niin kuin mikä tahansa resurssi, ja sitä johdetaan osana muita prosesseja.

Reaalimaailma ei usein vastaa äskeistä kuvausta. Organisaatiosi ei ehkä ole edes valmis ideaalitilanteeseen. Silloin datastrategiatyötä on hyvä tehdä erikseen – ja samalla myös  alleviivata sen merkitystä. 

Aiemmin – siis melko kauan sitten –  organisaatiosi on jopa saattanut olla tuossa “optimaalisessa” tilanteessa, jossa data ei vaatinut erillistä huomioimista ja laajaa johtamista. Dataa kun syntyi pienen pieni murto-osa siitä, mitä nykyisin. Sen määrää oli helppo hallita, ja järjestelmiä oli käytössä maltillisesti. Päiväkohtaisten myyntien kaivelu mappirivistä tuntui vielä jotenkuten siedettävältä. 

Nyt tilanne on toinen. 

Samalla tavoin, kuten viestintä- tai henkilöstöstrategioitakin luodaan, kun viestittävää on aiempaa enemmän tai työntekijöiden määrä kasvaa, pitää myös datastrategiaan tarttua datan määrän kasvaessa. 

Strategia, visio, missio… tutut termit, datan näkökulma

Strategiatyössä tavoitellaan yleensä muutosta, jonka läpivieminen vaatii resursseja. Tulee ymmärtää nykytila ja linkittää se strategiatyössä määriteltävään tavoitetilaan. Lisäksi on tärkeää linjata konkreettiset askeleet muutosmatkalle. Näin myös datan tapauksessa.

• Datastrategia ohjaa käyttämään rajalliset resurssit optimaalisella tavalla. Se onnistuu varmimmin, kun perustat datastrategian liiketoiminnan strategiaan. Jos tavoite on timanttinen asiakaskokemus, dataresursseja voi painottaa verkkokaupan prosessien optimointiin tai tuotetietojen esitystavan kehittämiseen. Jos tavoitteena on hallita riskejä kilpailijoita paremmin, ei kaikkia datapaukkuja kannata laittaa vain uusiasiakashankintaan.
  
  
• Datavision suhteen saa hullutella. Visio saa olla riittävän haastava, ehkä vähän provokatiivinenkin. Jos kaikki menisi yli odotusten, missä olisimme vaikkapa viiden vuoden päästä? Mitä tekisimme ja miten, ja mikä datan rooli tässä kaikessa olisi?
  
  
• Missio on konkreettisempaa dataan liittyvien palveluiden ja prosessien määrittelyä niitä toteuttaville tahoille. Miten tuotamme dataan ja analytiikkaan liittyvät palvelut ja mitä hyötyä niistä on liiketoiminnalle?

Lue myös: Paranna datan laatua – luo uusia polkuja liiketoiminnalle

Millaisia dokumentteja datastrategian ympärille tarvitaan?

Datastrategia voi olla useita sivuja pitkä, yksityiskohtainen dokumentti – mutta sen ei ole pakko olla sitä. Muutamalla kuvalla esitetty hahmotelma, joka sisältää tärkeimmät tavoitteet ja niiden toteuttamiseen liittyvät roolit ja resurssit, voi toimia yhtä hyvin ellei paremminkin. Pääasia on, että dokumentti  luo runkoa data governance -rakenteille ja -käytännöille. 

Datavisio voi olla yksi iskevä lause tai muutama virke. Mission puolestaan voi leipoa sisään dataan liittyvien palveluiden prosessikuvauksiin. 

Parhaassa tapauksessa nämä kaikki tehdään yhdessä, eri osapuolia kuunnellen ja yhdessä kehittäen. Fasilitoidut työpajat, joiden tuloksia hyödynnetään asiantuntijatyössä, ovat hyvä väline strategian tekemiseen. 

→ Lue lisää data- ja analytiikkapalveluistamme!

Miten laaja datastrategian pitää olla?

Sopiva yksityiskohtaisuuden taso riippuu siitä, millainen potentiaali datastrategialla on. Jos datan rooli liiketoiminnassasi on kohtalainen tai suuri, ajatuksia kannattaa jalostaa kuviksi ja teksteiksi pidemmin. Jos datan rooli pysyy pienenä nyt ja jatkossa, suppeampikin muistio riittää. 

Osallista strategiatyöhön mahdollisimman erilaisia henkilöitä organisaatiostasi. Jätä tilaa innovaatioille ja uusille ajatuksille! Työpajoja – samoin kuin koko datastrategiatyötä – varten tarvitaan osaava ja ehtivä vastuuhenkilö. Apua tähän voi pyytää myös ulkopuoliselta osaajalta, etenkin silloin, jos omat kädet ovat jo valmiiksi täynnä töitä.

Datastrategian ja liiketoiminnan maaginen yhteys – miten se käytännössä syntyy?

Datan ja liiketoiminnan välille tarvitaan käytännön linkkejä, jokaisesta datalähteestä erikseen. Harppaan tätä kertoessani strategiatyöstä jo aika pitkälle käytännön toteutuksen puolelle, mutta se tuskin haittaa menoa. Teot kannattaa pitää mielessä jo silloin, kun kirjoitat sanoja.

Linkitä termit toisiinsa

Yhteinen sanasto kytkee liiketoiminnan ja datan käsitteet toisiinsa. Käytännössä voit luoda niin kutsutun data glossaryn. Yhtä totuutta ei ole pakko löytää, vaan voit määritellä termit joka kontekstille ja ympäristölle erikseen. Linkitykset business glossaryyn kertovat jokaiselle selkeästi, mitä kukin termi tarkoittaa eri yhteydessä. Voit myös päättää pyrkiä vain yhteen määritelmään per termi, ja käyttää sitä läpi kontekstien. Kumman vaihtoehdon valitsetkaan, suosittelen tekemään harkitun päätöksen.

Tunnista mahdollisuudet palvella asiakkaita paremmin

Datan rooli liiketoiminnassa voi olla maailman mullistaja, mahdollistaja, erottumistekijä, päätöksenteon tuki tai dokumentointiväline. Ratkaisumahdollisuuksia on valtavan paljon. 

Kun aikaa kuluu ja liiketoiminta kypsyy,  datankin rooli muuttuu. Otetaan esimerkki: 

• Aluksi tietolähteet ovat dokumentoineet lähinnä myyntitapahtumia tai tuotetietoa. 
• Nyt rinnalle tuodaan uusia datalähteitä, jotka mahdollistavat olemassa olevien aineistojen laajemman käytön. 
• Myydyistä tuotteista saadaan myös käyttötietoja, joita voidaan yhdistää kertyneisiin vikatilastoihin ja tehdä aivan uudenlaisia analyyseja. 
• Kertyneen datan avulla voi simuloida uusien tuotteiden tai palveluiden käyttöä ja parantaa tuotetta jo ennen varsinaista markkinoille vientiä. 

Tietointensiivisellä alalla tuodaan ehkä uusia aineistoja perusraportteja täydentämään. Tietoa janoavia asiakkaita pystytään palvelemaan yhä yksityiskohtaisemmilla analyyseilla vaikkapa sijoituskohteita tai rahoitusmarkkinoita koskien. Liiketoiminnan luonteesta riippumatta kyse on siitä, miten pystyt palvelemaan asiakkaitasi entistä paremmin tai saat uusia asiakkuuksia ihan vain hyödyntäen jotakin, mitä on jo olemassa – dataa.

Kuvaamalla nämä tehtävät ja tavoitteet datastrategiassa teet ne näkyviksi: Mitä, miksi, miten?

Strateginen lähestymistapa tuo ruohonjuuritason hyötyjä

Arvokasta linjauspaperia ei saa naulata kaappiin ja unohtaa sinne. Roolien ja vastuiden toteutuminen vaatii seurantaa, samoin hyötyjen mittaaminen. Sillä on väliä, miten työntekijät puhuvat datasta ja kertovat siitä tiimiensä uusille jäsenille. Kun jokainen näkee datan strategisen merkityksen, se pääsee mukaan useimpiin muihinkin strategisiin keskusteluihin. Varsinkin keskijohdon pöydissä aiheen pitäisi pyöriä lähes päivittäin. 

Kun strategiakausi sitten lähestyy maaliaan, kaikilla on entistä selkeämpi näkymä siihen, miten, millä edellytyksillä ja mihin tarkoitukseen dataa organisaatiossa käytetään. Tiedonhallinnan resurssit ovat viisaassa käytössä. Datan laatukin on parantunut, kun prosessit kirjaamiseen, kuratointiin ja käyttöön ovat selkeämpiä ja niitä valvotaan. Ja kaikista tärkeimpänä: tässä vähän epävarmassa maailmassa on mahdollista tehdä edes hiukan varmemmin perusteltavissa olevia päätöksiä.

Data governance ja datastrategia voivat tuntua mahdottomalta viidakoilta. Mieluummin sitä vain antaisi aiheen olla tai siirtäisi tekemistä myöhemmäksi. Toisaalta korviasi höristämällä saatat jo kuulla tarinoita siitä, miten asiaan on mahdollisesti muualla jo tartuttu.

Mieli ehkä tekisi kuitenkin liittyä heihin?

→ Lue lisää data- ja analytiikkapalveluistamme!