Intranet on nyt vaan intranet

Onko intranet vain viestintäosaston työkalu? Mikä on sille asetettu tavoite?

Erään organisaation edustajan kanssa keskustellessani kuulin todettavan, että intranet on nyt vaan intranet. Perinteisestihän viestinnällinen intranet on tosiaan yksisuuntaista tiedottamista ylhäältä alaspäin, jossa sisällönhallinta ja sisällön tuottaminen on rajoitettu harvojen ja valittujen tehtäväksi. Me Ambientialla olemme ainakin viimeiset yhdeksän vuotta puhuneet sosiaalisen intranetin ja yhteistyön puolesta ja voinee hyvällä syyllä kertoa miksi:

Intranet luo pohjan työntekijöiden tyytyväisyydelle ja osallistamiselle

Kaikkia palveluita kehitettäessä täytyy loppukäyttäjä pitää keskiössä. Intranetia toteutettaessa pitää muistaa, että sitä tehdään ennen kaikkea työntekijöille. Pelkässä viestinnällisessä intranetissa ei yleensä työntekijöille ole annettu mahdollisuutta kysyä jostain asiasta lisää tietoa tai osallistua edes kommentoimalla. Sosiaalisessa, kollaboratiivisessa intranetissa työntekijät voivat osallistua keskusteluun ja uutisointiin, joka jo yksistään sitouttaa osallistamalla.

Kun työntekijälle annetaan mahdollisuus osallistua keskusteluun, hän kokee päässeensä vaikuttamaan asioihin tuomalla oman kantansa esiin. Tämä lisää luonnollisesti työtyytyväisyyttä. Keskustelulla mahdollistetaan myös läpinäkyvä organisaatioviestintä, joka ei rajoitu maantieteellisesti.

Mahdollisuus työskennellä yhdessä

Hyvin suunniteltu ja oikeanlaiselle alustalle toteutettuna intranet antaa mahdollisuuden hyvinkin helposti ja joustavasti toteuttaa organisaation funktioille tai työryhmille kollaboratiivisia työtiloja, joita käytetään esim. projektien ohjauksessa. Osallistujat voivat itse tuottaa helposti sisältöjä, tehdä muutoksia ja kommentoida, sekä lisätä tarvittaessa dokumentteja. Näin kaikki projektin aikainen viestintä on helposti kaikkien saatavilla samassa paikassa.

Intranet ei toki korvaa kaikkea viestintää, mutta mahdollistaa tiedon siirtymisen myös eri aikavyöhykkeillä ja paikkakunnilla tapahtuvan työskentelyn kanssa.

Intranet knowledge basena

Intranet toimii yrityksen sisäisenä tietokantana – knowledge basena, josta työntekijän on helppo löytää esimerkiksi ohjeistuksia tai dokumentoituja toimintatapoja. Hyvin usein kuitenkin avun saamiseen käytetään organisaation omaa Help Deskiä tai Service Deskiä, joka sitten hakee tiedon intranetista. Service Desk -järjestelmän voisi helposti liittää intranetiin, jolloin tukipyyntöä tehtäessä haetaan automaattisesti intranetin knowledge basesta kysymykseen liittyviä artikkeleita ja Service Desk -järjestelmä ehdottaa oikeanlaisia vastauksia.

Olemme toteuttaneet sekä intranet- että Service Desk -järjestelmiä. Teknologioissa luotamme Liferay DXP:hen, Atlassian Softwaren Confluenceen ja Service Desk -järjestelmänä Jira Service Management. Mutta kuten sanottu, käyttäjät keskiössä ennen teknologiavalintoja.

Intranet on nyt vaan intranet – paitsi että ei todellakaan ole!


Ota yhteyttä:

Lisätietoja

Image

Timo Pötry

Timo etsii yhdessä asiakkaiden kanssa parhaita mahdollisia ratkaisuja asiakaspalveluiden kehittämiseksi Atlassian tuotteiden avulla. Työajan ulkopuolella aika kuluu perheen ja harrasteiden parissa.

Julkaistu 26.2.2018.

Kirjoittajana Olli Aro.

Lisää aiheeseen liittyvää

Blogi

Konserni-intranetista työntekijäkokemuksen lippulaiva?

Taloudellisen kasvun aikana hyvät työntekijät ovat kiven alla ja uusien rekrytointi monelle iso haaste ja ponnistus. Hyvinä aikoina kannattaa siis panostaa myös oman liiketoiminnan kannalta kriittisestä resurssista huolehtimiseen - henkilöstön tyytyväisyyteen. Yksi henkilöstötyytyväisyyden keskeisin rakennuspalikka on työntekijää aidosti palveleva intranet.

Lue lisää

14.3.2018

Blogi

Iso keittiöremontti intranetille, kiitos

Sosiaalinen intranet on vahvasti voimissaan edelleen, mutta se ei sellaisenaan pysty tarjoamaan ratkaisua uusiin työn hajanaisuuden haasteisiin. Työntekijäkokemuksen parantamiseen ja työn organisointiin kaivataan edelleen uusia keinoja.

Lue lisää

21.1.2019