Confluence  

Intranet- tai extranet -portaali 

Confluence toimii erinomaisena extranet-portaalina sidosryhmiä varten. Se on tietoturvallinen, helppokäyttöinen mutta samalla helposti räätälöitävissä. Lisäksi Confluence ei ole yksisuuntainen viestintäkanava, vaan se tarjoaa tehokkaita yhteistyömahdollisuuksia ja integraatioita muihin järjestelmiin. Monissa tilanteissa se voi olla kustannustehokas vaihtoehto, sillä jokaista maksullista lisenssiä kohtaan Confluence tarjoaa viisi guest-tunnusta.  

Confluence tarjoaa työkaluja intranet-sivustojen luomiseen ja ylläpitoon. Sitä voidaan käyttää organisaation portaalina, jossa jaetaan koko organisaation sisäistä tietoa, uutisia ja materiaaleja. Työntekijät löytävät intranetistä ohjeita, tiedotteita ja työkaluja. Lisäosien avulla toiminnallisuuksia voidaan tehostaa ja intranetin ulkoasua parantaa niin, että käyttökokemus ei eroa juurikaan laadukkaasta verkkosivustosta. Tämä on olennaista, sillä mitä helppokäyttöisempi ja intuitiivisempi intra- tai extranet on, sitä enemmän sitä käytetään ja päivitetään. 

Tiimityötilat 

Confluence mahdollistaa tilojen luomisen eri tiimeille ja projektiryhmille, joissa he voivat työskennellä yhdessä ja jakaa tietoa. Jokainen tila voi olla omistettu tietylle tiimille tai projektille, ja siellä voidaan jakaa tietoa, dokumentteja ja tehtäviä sekä käydä keskusteluja. Käyttöoikeuksia voidaan tarvittaessa rajata niin, että käyttäjät pääsevät näkemään vain heille relevantteja kokonaisuuksia. 

Dokumentaatio 

Confluence tarjoaa työkalut yhdessä työstettävien dokumenttien luomiseen ja jakamiseen tiimien kesken, mikä helpottaa yhteistyötä. 

Samalla Confluence voi toimia hakemistona ja pääasiallisena asiakirjojen säilytyspaikkana. Tiedon löytämistä ja käyttöä helpottaa se, että kaikki löytyy yhdestä paikasta ja alustan rakenne ja käyttöoikeudet tukevat toimintaa.  

Asiakastuki 

Asiakaspalvelu käyttää Confluencea ohjeiden, uutisten ja usein kysytyt kysymykset -kaltaisten kokonaisuuksien luomiseen ja jakamiseen. Confluence tarjoaa tehokkaan tavan luoda ja ylläpitää dokumentteja niin, että niin asiakkaat kuin asiakaspalvelijat löytävät vastauksia kysymyksiinsä.  

Asiakkaat pääsevät lukemaan sisältöjä, vaikkei heillä ole järjestelmään tunnuksia, sillä sisältöön vievää linkkiä voidaan määritellä niin, että sisältö on vapaasti näkyvissä verkossa. 

Nämä ovat vain muutamia esimerkkejä siitä, missä Confluencea voidaan käyttää. Alustaa voidaan soveltaa moniin eri tarkoituksiin kun tavoitteena on tiedon jakaminen, yhteistyö ja dokumentointi. 

Koko organisaatio 

Intranet-portaalina Confluence toimii erinomaisena sisäisenä viestintäkanavana ja ohjepankkina. Uutisille, ohjeille ja keskusteluille löytyy luontevat paikkansa Confluencesta ja alusta tukee hyvin monimutkaisiakin rakenteita ja hierarkioita. Sisältöjen luominen on helppoa ja hakutoiminnallisuus auttaa tietojen löytämistä.  

Aktiivisesti käytettynä Confluence toimii sisäisenä kanavana, jossa yrityksen tarinaa ja brändiä rakennetaan ja ylläpidetään. 

Kouluttajat ja HR 

Kouluttajat ja HR käyttävät Confluencea koulutusmateriaalien, oppaiden ja henkilöstöuutisten hallintaan ja jakamiseen. Confluence tarjoaa työkalut oppimateriaalien luomiseen, kaavioiden rakentamiseen ja uutisten nopeaan kommentointiin. 

Kehittäjät 

Ohjelmistokehitystiimit käyttävät Confluencea projektien suunnitteluun ja tekniseen dokumentaatioon. Confluencessa voidaan luoda ja jakaa vaikkapa projektisuunnitelmia, teknisiä ohjeita, testaussuunnitelmia ja pitää kirjaa tehdyistä muutoksista. Kaikki tämä auttaa silloin kun tiimien kokoonpanoissa tapahtuu muutoksia ja projektit sisältävät runsaasti kehitys- ja ylläpitotehtäviä. 

Projektipäälliköt 

Confluence ei ole varsinainen projektinhallintatyökalu, mutta se tarjoaa tehokkaita työkaluja projektisuunnitelmien luomiseen, tehtävien seurantaan ja projektien dokumentointiin. Vaikka projektityön pääasiallisena työkaluna olisi Jira, Confluence toimii hyvänä tukena. Tehokas vaihtoehto onkin se, että projektinhallinta toteutetaan Jira Softwarella ja projektin liittyvä dokumentointi, seuranta, raportointi ja knowledge base eli materiaalien hallinta hoidetaan Confluencessa. 

Jirasta voidaan tuoda Confluencessa luotuun tilaan projektikohtaista dataa – tehtävät ja niihin liittyvät tilannestatukset saa listattua Confluence-sivulle. Lisäksi Confluencessa ylläpidetään projektin perustietoja, muistilistoja, rakennetaan visuaalisia aikajanoja ja vaiheistuksia sekä visualisoidaan esimerkiksi riskit ja mahdollisuudet.  

Asiakkaat ja muut sidosryhmät 

Confluencea voi käyttää monipuolisesti asiakaspalvelussa ja monien sidosryhmien, vaikkapa asiakkaiden tai tavarantoimittajien, ohjeistamisessa luomalla ohjesivuja ja kokonaisia materiaalipankkeja.  

Tämä onnistuu, koska Confluenceen voidaan luoda dokumentteja, jotka ovat jaettavissa ulkoisille sidosryhmille linkkien avulla. Näin asiakkaat ja muut sidosryhmät voivat nähdä sisällöt vaikkei heillä olisikaan Confluence-tunnusta. Tämä mahdollistaa helpon päivittämisen, tietojen säilyttämisen yhdessä paikassa ja samalla niiden jakamisen laajasti ulkopuolisille. Parhaimmillaan tämä parantaa niin yhteistyötä kuin tiedonhallintaa yrityksen sisällä.  

Joissakin tilanteissa yksittäiset linkit eivät riitä, vaan sidosryhmille halutaan tarjota lukuoikeuksia laajempi pääsy järjestelmään. Tällöin puhutaan sidosryhmille tai asiakkaille tarjottavasta extranetistä.

Confluencen sisällöt Jira-tehtävien yhteyteen 

Erityisesti Jira Service Managementin kanssa käytettynä Confluence on tehokas työkalu. Tukipyynnön kirjausvaiheessa portaali ehdottaa kirjaajalle mahdollista ratkaisuohjetta Confluenceen luoduista Knowledge Base -artikkeleista. Tällä tavoin vastauksen saa heti, jo ennen kuin tiketti on varsinaisesti luotu. Tämä onnistuu riippumatta siitä, onko kyseessä organisaation työntekijä tai asiakas. 

Jira-tehtävien linkittäminen Confluence-sisältöön 

Confluence-sivuille voidaan lisätä linkkejä suoraan Jira-tehtäviin, mikä mahdollistaa helpon navigoinnin ja pääsyn tärkeään Jira-tietoon Confluence-sivuilta. Tämä auttaa tiimejä ylläpitämään yhteyttä Jirassa tapahtuvaan projektinhallintaan ja Confluence-sisältöön. 

Jira-raporttien jakaminen Confluence-sivuilla 

Confluencessa voidaan luoda ja jakaa raportteja Jira-tiedoista, kuten projektien etenemisestä, tulevista tehtävistä ja työmääristä. Tämäkin ominaisuus mahdollistaa suoran pääsyn ajantasaiseen projektitietoon. Confluence tarjoaa työkalut raporttien upottamiseen ja esittämiseen selkeästi ja helposti ymmärrettävässä, tarvittaessa räätälöidyssä muodossa.

Käyttäjähallinta 

Confluence ylläpitää keskitettyä käyttäjähallintaa, joka kattaa eri kirjastoja. Single sign on -käyttäjäjärjestelmä eli esimerkiksi Azure AD -käyttäjähallinta on Confluencessa todella kätevää.  

Käyttäjähallinta pysyy selkeänä kun se toteutetaan yhdessä paikassa. Samalla tämä ominaisuus helpottaa sisällön rajaamista eri käyttäjäryhmille tai vastaavasti organisaation sisäisen ja verkossa avoimesti julkaistavan sisällön erottamista toisistaan. 

Sisällön ja käytön hallinta 

Ajan mittaan Confluenceen voi kertyä suuri määrä sivuja. Puhutaan sadoista ellei tuhansista sivuista ja tiloista. Confluence on rakennettu niin, että sisällön aktiivisuuden seuranta on helppoa. 

Seuranta tapahtuu käyttöliittymätasolla eli se ei vaadi syvää teknistä osaamista. Confluencessa on runsaasti työkaluja, joilla voi seurata järjestelmän toimintaa, käyttöä, asetuksia, käyttäjämäärää ja aktiivisten käyttäjien määrää. Käyttöliittymätasolla voi myös säätää kielivalintoja, exportteja ja ulkoasua.  

Sivut ja tilat 

Confluence mahdollistaa sivujen ja tilojen luomisen organisaation eri tiimeille ja projekteille. Jokaisella tilalla voi olla omat sivut ja käyttöoikeudet, mikä helpottaa sisällön hallintaa ja jakamista. 

Confluencessa voi tehdä valmiita mallipohjia eli templateja esimerkiksi space-templateja tai sivupohjia. Sisällönhallintaa helpottaa huomattavasti se, että sivuja ja laajempia kokonaisuuksia luodaan suoraan olemassa olevaa mallipohjaa hyödyntäen. Tämä ominaisuus sisältyy kaikkiin Confluencen palvelupaketteihin.  

Sisällön muokkaaminen 

Confluencessa pääsee helposti luomaan ja muokkaamaan erilaisia sisältötyyppejä, kuten asiakirjoja, kokousmuistioita, raportteja ja projektidokumentaatiota. Sisällön muokkaus tapahtuu käyttämällä intuitiivisia editointityökaluja, jotka mahdollistavat tekstien, kuvien, taulukoiden ja linkkien lisäämisen. 

Kommentointi  

Confluence tarjoaa mahdollisuuden kommentoida ja antaa palautetta. Tämä edistää yhteistyötä ja vuorovaikutusta tiimien ja projektien välillä. 

Sivuhistoria ja versionhallinta 

Confluencessa on sisäänrakennettu versionhallinta, joka mahdollistaa sivuhistorian tarkastelun ja aiempien versioiden palauttamisen tarvittaessa. Tämä varmistaa, että kaikki muutokset ja päivitykset voidaan jäljittää ja hallita tehokkaasti. 

Haku ja tietojen löydettävyys 

Confluence tarjoaa tehokkaan hakutoiminnon, joka mahdollistaa sisällön nopean ja helpon löytämisen. Käyttäjät voivat käyttää hakua etsiessään tietoa sivuilta, tiloilta ja koko järjestelmästä. 

Yllä oleva lista ei ole missään mielessä kattava ja sisältää lähinnä perusominaisuuksia. Confluencen tosiasiallinen käyttö määrää vahvasti sen, millaiset toiminnallisuudet nousevat erityisasemaan. Monissa tilanteissa järjestelmässä oletusarvoisesti olevia toiminnallisuuksia vahvistetaan lisäosilla.  

Hakutoiminnallisuus: Confluencen hakutoiminto hyödyntää älykkäitä algoritmeja tarjotakseen tarkkoja ja relevantteja hakutuloksia. Se osaa tunnistaa hakusanojen synonyymejä, korjata kirjoitusvirheitä ja ehdottaa sen pohjalta relevantteja artikkeleita. 

Kysymykset: Tämä Confluencen ominaisuus vastaa automaattisesti kysymyksiin ja tarjoaa linkkejä relevantteihin artikkeleihin ja tietoihin. Tämä koneoppimiseen perustuva ominaisuus parantaa sisäistä tiedon löydettävyyttä ja vähentää tarvetta manuaaliselle tiedon etsimiselle. 

Suositukset: Confluencen älykkäät suositukset tarjoavat käyttäjille ehdotuksia relevantista sisällöstä käyttäjien aiempien valintojen perusteella. Ne voivat ehdottaa artikkeleita, työkaluja tai projekteja, jotka saattavat olla hyödyllisiä käyttäjille. 

Sisällönmuokkaus: Confluence voi tarjota ehdotuksia ja parannuksia sisällön muokkaamiseen. Se voi esimerkiksi ehdottaa kappaleiden järjestyksen muuttamista tai tarkastella sisällön yhtenäisyyttä ja selkeyttä. 

Kommenttitoiminto: Järjestelmässä voi olla sisäänrakennettuna toiminto, joka tunnistaa tärkeitä kommentteja ja ehdottaa niiden nostamista tai niihin reagointia.  

Jako-ominaisuudet: Confluence voi tarjota työkaluja, jotka tunnistavat, miten ja missä sisältöä tulisi jakaa organisaatiossa. Se voi esimerkiksi ehdottaa sopivia käyttäjiä tai tiimejä, joille tietty sisältö olisi hyödyllistä. 

Kaiken kaikkiaan Confluencen omat AI-ominaisuudet parantavat käyttäjäkokemusta tarjoamalla nopeampaa ja tarkempaa tiedon löytämistä sekä älykkäitä työkaluja sisällön luomiseen ja jakamiseen.