Kun yrityksen liiketoimintajohto haluaa tehostaa toimintaa tai vaikkapa luoda uusia tuotteita tai palveluita, it-osastolta voi tulla huonoja uutisia: käytössä olevat teknologiat ja järjestelmät ovat liian vanhoja ja kankeita, eikä niihin voi tehdä tarvittavia muutoksia. Olisiko aika nostaa kissa pöydälle ja – tässä tapauksessa – laittaa kokonaisarkkitehtuuri kuntoon?
Liiketoiminnan kehittäminen on tärkeää, jotta yritys tai julkinen organisaatio pysyy ajassa mukana ja toiminta on tehokasta. Mutta uutta suunnitellessa voidaan törmätä siihen, että taustalla olevat it-järjestelmät eivät taivu uudistumiseen.
Vanhojen järjestelmien haasteena on skaalautumattomuus, integrointien vaikeus, tietoturva ja ylläpidettävyys, kun vanhojen järjestelmien osaajia ei enää löydy. Myös järjestelmiin liittyvät prosessit saattavat olla tehottomia, tieto ei liiku niiden välillä ja sen laadussa on ongelmia.
Verkkokaupan tuotetietojen haasteita
Esimerkiksi verkkokauppaliiketoiminnassa tuotetiedolla on suuri merkitys. Tietoa tulee yrityksen käytettäväksi useista eri lähteistä eri muotoisena. Tätä tietoa yleensä käytetään suoraan verkkokaupan tuotteiden tiedoissa. Usein tieto on puutteellista, eri tasoista sekä tiedon hyödynnettävyys myynnin edistämisessä heikkoa. Tätä kokonaisuutta tulee käsitellä kokonaisvaltaisesti sekä asiakaslähtöisesti.
Ensiksi tulee suunnitella informaatioarkkitehtuuri, mitä tietoa käytetään ja kerätään, mitkä ovat keskeiset attribuutit tuotteilla, mitä tuotetiedon tulee sisältää, missä ja kuka vastaa tuotetiedoista? Tämän ympärille tulee rakentaa prosessit tiedon hallintaan, jotta tieto on tasalaatuista sekä myyvää. Asiakkaiden tulee myös löytää verkkokauppaan, joten kokonaisuuden suunnittelussa sekä toteutuksessa tulee myös huomioida hakukoneissa näkyvyys. Järjestelmätasolla suunnittelussa tulee huomioida integroitavuus, ylläpidettävyys sekä prosessien yhteen sopivuus.
Lue lisää tuotetiedosta: Hyvän tuotetiedon merkitys verkkokaupan menestyksessä: näkyvyys, luottamus ja asiakaskokemus
Teollisuuden järjestelmien haasteita
Teollisuudessa järjestelmäkenttä on kasautunut vuosien tai vuosikymmenten aikana. Uusia järjestelmiä sekä palveluita on otettu käyttöön hyvin vähällä suunnittelulla kokonaisuutta ajatellen. Näin kyvykkyydet ovat rakentuneet hajanaisiksi sekä usein päällekkäisiksi eri järjestelmien välillä.
Vanhojen järjestelmien suurin haaste on niiden ylläpidettävyys sekä kehitettävyys. Vanhat teknologiat aiheuttavat haasteita myös rekrytoinnissa, kun legacy-järjestelmien osaajia ei löydy eikä nuoremmilla asiantuntijoilla ole kiinnostusta opetella tai käyttää markkinoilta poistuvaa teknologiaa.
Hajautuneessa järjestelmäkentässä joudutaan toteuttamaan ja ylläpitämään suurta määrää integraatioita, jotta prosessit toimisivat. Teollisuudessa ERP-järjestelmät ovat usein monoliittisia isoja järjestelmiä, jotka kattavat laajan määrän kyvykkyyksiä. Yksittäisten uusien liiketoimintavaatimusten toteuttaminen monoliittiseen järjestelmään ei välttämättä saa investointipäätöstä, koska sen rahalliset hyödyt suhteessa investoinnin kokoon ERPissä eivät tue uuden kehittämistä.
Ratkaisuna tämänkaltaiseen ongelmaan on kuvata sekä suunnitella kokonaisarkkitehtuuri, jossa eri järjestelmien roolit on kuvattu ja tavoitetila on suunniteltu. Näin mahdollistetaan järjestelmäkentän tehostaminen.
Teollisuudessa onkin tällä hetkellä käynnissä kehityskulku pois monoliittisesta arkkitehtuurista kohti modernimpaa mikropalveluarkkitehtuuria, joka mahdollistaa tehokkaamman uuden kehittämisen.
Datan hyödynnettävyys ja kyvykkyyksien kehittäminen on tärkeää
Nykyään data on usein avainroolissa liiketoiminnan kehittämisessä, mutta vaikka sitä saataisiin, vanhentuneilla järjestelmillä, sitä ei kyetä tehokkaasti hyödyntämään tai jakamaan muiden järjestelmien kanssa tai ainakin se vaatisi suuria investointeja vanhaan järjestelmään.
Modernisointi on väistämätöntä myös siksi, että vanhat järjestelmät kattavat monesti useita eri kyvykkyyksiä, joita pitäisi pystyä kehittämään, mutta se on kallista ja vuosikymmen sitten valitun toimittajan rajallisten resurssien takana. Kun haasteet eivät ole pistemäisiä eli kohdistu yksittäiseen toimintoon tai prosessiin, ratkaisujen selvittäminen on vaikeaa ja muutoksen vaikutukset arvaamattomia.
Suurissa organisaatioissa toiveita tulee yleensä usealta eri taholta yhtä aikaa. Miten siis priorisoida ja laittaa kehitysaskeleet oikeaan järjestykseen ja saada kokonaiskuva tilanteesta, mikä kaikki vaikuttaa kaikkeen? Tästä on kyse kokonaisarkkitehtuurin luomisessa.
1 – Aloita nykytilan kartoituksesta
Muutos lähtee kokonaisvaltaisesta ja yhteisestä ymmärryksestä siitä, mikä on yrityksen tietojärjestelmien nykytila. Nykytilasta halutaan saada kattava kuva, mitä kyvykkyyksiä on olemassa sekä missä yrityksen suurimmat haasteet ovat.
Kokonaisarkkitehtuuria rakennettaessa etsitään vastaukset seuraaviin kysymyksiin: Millaisia toimintatapoja ja prosesseja meillä on? Mitä järjestelmiä on käytössä eri osastoilla? Millaista tietoa ja dataa niistä saadaan? Entä mitä integraatioita käytämme?
2 – Määritelkää yhdessä tavoite
Jotta liiketoiminnan kehittämisen edellyttämät muutokset voitaisiin toteuttaa, tarvitaan nykytilan kartoituksen lisäksi ymmärrystä siitä, mikä on se strateginen päämäärä, johon haluamme päästä. Yhteinen sekä jaettu näkemys tavoitetilasta on tärkein ohjaava tekijä muutokselle. Tavoitetila toimii merkkipaaluna, jota kohti koko yrityksen tulee ponnistella.
Kun lähdetään viemään modernisaatiota eteenpäin, se tehdään vaiheistettuna. Työtä helpottaa se, jos tavoitteet kyetään palastelemaan selkeästi hahmotettaviin osiin.
Tavoitetilan määrittämisessä vastataan kysymyksiin: Millaista dataa tulevaisuudessa tarvitaan? Mitä prosesseja ja kyvykkyyksiä tulemme tarvitsemaan sekä kehittämään? Mitkä ovat eri järjestelmien roolit? Missä tietoa masteroidaan?
3 – Rakenna tiekartta
Nykytilan ja tavoitetilan pohjalta määritetään tiekartta siitä, mitä kyvykkyyksiä tullaan muuttamaan tai kehittämään, jotta päästään tavoitetilaan.
Tiekarttaa rakentaessa etsitään vastauksia kysymyksiin: Miten ja missä järjestyksessä järjestelmiä pitäisi kehittää, jotta päästäisiin tavoitetilaan? Entä miten luodaan pohja tulevaisuuden tekniselle arkkitehtuurille (mikropalveluarkkitehtuuri)? Mitkä ovat tärkeimmät kehityskohteet (kriittisyys sekä ROI) sekä mitkä ovat vaaditut resurssit muutoksien toteuttamiseen?
On hyvä muistaa, että muutos on aina kokonaisvaltaista. On päätettävä, miten lähdetään purkamaan vanhan järjestelmän toiminnallisuuksia tai toiminnallisuuskokonaisuuksia pienemmiksi palveluiksi, jotta voidaan kehittää mikropalveluita.
Kokonaisarkkitehtuurin kuvaamisella ja määrittämisellä voidaan lähteä rakentamaan polkua kohti modernisaatiota. Näiden lisäksi pystytään arvioimaan muutosten vaikutuksia kokonaisarkkitehtuurin osa-alueisiin:
- prosessit
- teknologia
- järjestelmät
- tieto
- integraatiot
Kaikkien eri osa-alueiden arviointien avulla pystytään rakentamaan vankka pohja modernisaatiolle sekä suunnitelma, miten ja mitä kehitämme, jotta pystymme vastaamaan liiketoiminnan tarpeisiin.
Ota arkkitehtuurityö pysyväksi osaksi suunnitteluprosesseja
Näiden suunnitelmien jälkeen, kun muutosta lähdetään toteuttamaan, arkkitehtuurityötä jatketaan aktiivisesti osana kehitystä. Tässä jatkuvassa prosessissa varmistetaan kehityksen oikeasuuntaisuus sekä vastataan nouseviin arkkitehtuurisiin haasteisiin.
Yrityksissä modernisaatioon lähdetään usein pakottavista tarpeista, mikä johtaa kiireeseen suunnittelu- ja toteutusvaiheissa. Jotta myös näissä tilanteissa muutos olisi strategian mukainen ja kokonaisvaltaisesti suunniteltu, tulee kokonaisarkkitehtuuri olla keskeisessä roolissa ennakoivasti.
Kun halutaan kehittyä ja toimia tehokkaammin, pitää varautua siihen, että liiketoiminnassa tulee eteen yhä uusia vaatimuksia, jolloin eri rajapintojen pitää olla keskenään integroitavissa uudenlaisiin käyttötarpeisiin tulevaisuudessa. Olisi kyettävä ennakoimaan, kuka, miten ja missä järjestelmiä käytetään ja mihin ollaan menossa – ja vielä siitä eteenpäinkin, jotain mistä ei vielä edes tiedetä.
