Tee työ fiksummin, älä nopeammin – eli miten rauhoitetaan työn kaaos

Myös työssä arki vyöryy helposti hyvien aikomustemme yli. Siksi fokus on siirrettävä yksilöstä yhteiseen tekemiseen.

Milloin viimeksi havahduit siihen, että olet tehnyt töitä keskittyneesti useamman tunnin putkeen ilman yhtään keskeytystä?

Tai tunsit työviikon jälkeen, että työt todella tulivat tehdyksi niin, ettei yksikään tekemätön työ kummittele mielessä viikonlopun aikana, eikä yhtään deadlinea lykätty seuraavan viikon puolelle?

Tee työtä fiksummin, älä nopeammin – näin rauhoitetaan työn kaaos

”Ei sillä, että emme tietäisi hyvin mitä tehdä: avainhan on siinä, että johtaa työtään. Olemme lukeneet sen lukuisista blogeista ja oppaista, kuunnelleet niin podcastit, webinaarit kuin seminaaritkin.”

Täytyy osata priorisoida, delegoida ja karsia. Kirjoittaa agendoja, tiivistää palavereja ja lopettaa multitaskaus. Tehdä to do’s ja don’ts-listat, somelakko ja mielellään laittaa koko internet offlineen. Päättää keskittyä ja opettaa aivot uusille tavoille kolmessa viikossa.

Helppoa, eikö vain? No kun ei ole.

Ennen kaikkea siksi, että olemme kaikki erilaisia yksilöitä ja siksi samat menetelmät eivät monistu tuosta vain. Siinä missä Robin Sharman ”5 am Club” pelastaa yhden elämän, toiselle se on absurdi ajatuskin. Ehdoton yksilön kurinalaisuus on harvoin oikea ratkaisu jo ennen kaikkea siksi, että olemme inhimillisiä ihmisiä myös työympäristössä ja arki vyöryy helposti hyvien aikomustemme yli. Jos tiimin tuki sillä hetkellä puuttuu, kaaos ottaa vallan.

Ei minulle vaan meille

Haasteena onkin juuri se, että tarkat toimintaohjeet työnteon tehostamiseen annetaan yksilöille.

Tulevaisuuden työelämässä on kyse ennen kaikkea tiimityöstä ja kyvystä hyödyntää erilaisten ihmisten vahvuuksia. Siksi organisaatioiden kaaoksen taltuttamisen pitäisikin lähteä liikkeelle yksilön toimintamallien tarkastelun sijaan tiimien toiminnan kehittämisellä.

Jos esimerkiksi toistuvien raporttien luomiseen uppoaa viikoittain tuntikausien työ, mutta toimenpiteiden aiheuttamisen sijaan vaivalla tehdyt excelit jäävät vain vastaanottajien sähköposteihin pyörimään, ei varsinaisesti voida puhua tehokkaasta ajankäytöstä. Tai jos kvartaalin lopuksi huomataan, että kaksi tiimiä on ratkaissut käytännössä samoja ongelmia toisistaan tietämättä.

Useissa organisaatioissa pyörää ei vain keksitä uudestaan vaan sitä pyöritetään aina vaan ympäri uudelleen ja uudelleen. Hukkaan heitetyt työtunnit turhauttavat paitsi tekijänsä, myös tulosta tarkkailevan johtajan.

Varasta IT-osastolta, mutta vain toimivia asioita

Tavoitteet, roolit ja vastuualueet esiin

Teknologia mahdollistaa prosessien tehostamisen monin tavoin ja siihen löytyy myös lukuisia hyviä työkaluja, kuten Atlassianin Jira ja Confluence.

Työkalujen avulla saadaan automatisoitua monenlaisia työvaiheita ja pystytään lisäämään läpinäkyvyyttä. Työkaluista ei kuitenkaan ole hyötyä, jos on vähänkään epäselvää, mihin käyttöön ne halutaan valjastaa tai mitä ongelmia niiden avulla ratkaistaan.

Ensin tarvitaan vastauksia, jotka löydetään vain kysymällä oikeat kysymykset suoraan tiimien jäseniltä. Läpinäkyvyys ja viestintä ovat tässä kaksi avainsanaa – kuten tiimitoiminnassa aina.

Lähdemme liikkeelle fokusoimalla tiimin tavoitteet ja paikallistamalla, mitkä nykytilan tekijät auttavat tavoitteiden saavuttamisessa ja mitkä toimivat esteinä. Tiimin jäsenten roolit ja vastuualueet on hyvä avata tässä vaiheessa ja varmistaa, että yksittäiset tiimin jäsenet eivät muodostu pullonkauloiksi.

Kun kipupisteet on tunnistettu, päästään tutkimaan tarkemmin, mitä tiimin toiminnassa pitäisi muuttaa ja määrittelemään myös miten. Samalla luodaan mittaristot, joiden perusteella tiimin toimivuutta voidaan seurata ja joiden avulla varmistetaan toimintamallien jatkuvuus.

Miten mittarit määritellään?

Kyse ei ole ihmeratkaisusta, joka suoritetaan kerran ja vaikutusaika kestää sen jälkeen loputtomasti. Tavoitteena on löytää pysyviä ratkaisuja, jotka skaalautuvat ja elävät tiimin tarpeiden mukana. Yhdessä määriteltyihin tavoitteisiin on jo lähtökohtaisesti helpompi sitoutua ja työkaverin tsemppi auttaa silloin, kun sovituista käytännöistä tekee mieli lipsua.

Tuntuuko siltä, että kaaoksen taltuttajille olisi tarvetta?

Lisätietoja

Niina Halminen

Kirjoittaja on yhteisöviestinnän puolestapuhuja, joka uskoo, että aidolla vuorovaikutuksella ja avoimella viestinnällä voi saavuttaa parhaat tulokset.

Julkaistu 27.9.2019