Attendo on Pohjoismaiden johtava julkisten asumis- ja hoivapalveluiden yksityinen palveluntuottaja. Yrityksessä on tunnistettu tarve uudistaa toimintatapoja ja siksi Attendolla panostetaan tuntuvasti tiedolla johtamiseen. Digioppaaksi muutosmatkalle Attendo värväsi Ambientian.
Attendo tarjoaa palveluita ihmisen elämänkaaren eri vaiheissa. Attendo-kodeissa asuu lastensuojelun asiakkaita, kehitysvammaisia ja vammautuneita, mielenterveys- ja päihdekuntoutujia sekä ikäihmisiä. Mutta miten digikärkeä tuodaan hoiva-alalle, jossa tarvitaan enemmän tekeviä käsipareja kuin koodirivejä?
Tietohallintojohtaja Jukka-Pekka Luhanko kertoo, että tiedolla johtaminen on kirjattu talon IT-strategiaan: Attendolla uskotaan myös hoivan hyötyvän tiedon fiksummasta käytöstä ja jatkojalostamisesta. Turhia digirasteja ei organisaatio kuitenkaan halua koluta:
”Meillä on periaatteena, että yhtään IT-hanketta ei ryhdytä edes tekemään, ellei se jollain tavalla helpota meidän tekemistä arjessa”, Luhanko toteaa.
Partneri tositarkoituksella
Suomessa Attendo-koteja on yli 400 Hangosta Ivaloon ja kodeissa asuu noin 12 000 ihmistä. Keskeisessä roolissa Attendon menestyksessä ovat Attendo-kotien johtajat, jotka tarvitsevat ajantasaista tietoa pystyäkseen tekemään kestäviä päätöksiä. Tätä varten he tarvitsivat tiedolla johtamisen työkalun, joko helpottaisi johtajan työpäivää.
Luhanko kertoo, että Attendo kävi keskusteluja eri IT-toimijoiden kanssa parhaasta mahdollisesta ratkaisusta vuoden 2022 alkupuolella. Toiveissa oli täsmätyökalu Attendo-kotien johtajille: tilannekuva, josta näkee yhdellä vilkaisulla, missä mennään ja miten kurssia pitää kenties korjata.
”Me halusimme päivittäisjohtamisen työkalun, joka toimii reaaliaikaisesti”, summaa Luhanko.
Luhangon mukaan samalla aaltopituudella olevan IT-kumppanin löytäminen oli haastavaa. Rivien väleistä nimittäin paljastui, että ainakin joissakin IT-taloissa Attendon projektia pidettiin pienen mittakaavan puuhasteluna.
”Ne keskustelut päättyivät todella lyhyeen”, Luhanko kuittaa.
Aitoa dialogia alusta asti
Tietohallintojohtajan mukaan Ambientia erottui porukasta erinomaisen asenteensa ansiosta: Luhanko kävi ambientialaisten kanssa hyvää, sparraavaa vuoropuhelua, ja pian todettiin – puolin ja toisin – että tässä alkaa olla hyvän kumppanuuden aineksia.
”Ambientia ymmärsi tosi nopeasti meidän lähtötasomme ja tarpeemme. Heillä oli heti kiinnostusta lähteä kehittämään uudenlaista toimialaa”, Luhanko muistelee.
”Tajusimme, että tässä meillä on kumppani, joka auttaa meitä parantamaan itse liiketoimintaa.”
Mitä talossa tapahtuu?
Syksyyn 2022 mennessä Ambientia rakensi Azure-pohjaisen data-alustan ja sinne mittariston, jonka avulla Attendo-kotien johtajilla on jatkuvasti hyppysillä se kaikkein kriittisin tieto: myydyt/myymättömät vuodepaikat, henkilöstön sairauspoissaolot ja talon työntekijämitoitus (ja sen mahdolliset poikkeamat).
Ambientian Data & Insight -liiketoiminnan vetäjä Niina Nykänen kertoo, että Ambientian tiimi lähti innolla tekemään hanketta, jossa nähtiin paljon potentiaalia.
”Attendon kanssa oli mukava lähteä tekemään projektia, kun koko ajan tiesi, että työllä on suuri merkitys Attendon toimintaan ja arkeen”, Nykänen toteaa ja lisää, että projektissa puhallettiin yhteen hiileen alusta loppuun.
”Attendolaisten kanssa oli erittäin antoisa työskennellä, sillä he olivat erittäin avoimia ja avuliaita, ja koko organisaatiossa oli kiinnostus projektia kohtaan.”
Tilaisuus integroida keskeisiä operatiivisia järjestelmiä siten, että ne tuottavat johtajille kovaa lisäarvoa, oli varsin herkullinen. Ambientian toimialajohtaja Petri Manninen kertookin, että hanke innosti ja inspiroi heti.
”Tiesimme, että voimme tuoda omaa vahvaa näkemystä ja hyvän teknisen toteutuksen tähän hankkeeseen.”
Lumipalloefekti syntyi hetkessä
Hankkeessa punaisena lankana oli käyttäjälähtöinen palvelumuotoilu: miten keskitytään tuomaan nimenomaan halutut hyödyt esiin, ilman mitään turhaa?
Jukka-Pekka Luhanko toteaa, että ensimmäiset mittarit valittiin sen mukaan, mitä arjessa tarvitaan eniten. Kun johtajat pääsivät käyttämään järjestelmää loppuvuodesta 2022, he ottivat sen välittömästi omakseen:
”Data-alusta alkoi myydä itse itseään. Aloimme hyvin nopeasti saada kentältä viestejä, että olisiko mahdollista saada tällaisia ja tällaisia lisäosia alustalle”, kertoo Luhanko.
”Ei mutu, vaan data”
Mittariston virallinen julkaisupäivä oli 16.3.2023. Motti-nimen saanut järjestelmä kertoo jotain olennaista Attendosta – motti liittyy, paitsi halkojen tekoon, myös lyhenteeseen M.O.T. (Mikä On Todistettava).
”Motti-nimi valikoitui sisäisen nimikilpailun kautta ja sen takana on yksi talon sanonnoista: ei mutu, vaan data”, paljastaa Attendon kehityspäällikkö Hilla Kauhanen.
Motin virallisen startin jälkeen Luhanko ja Kauhanen myhäilevät tyytyväisenä: tiedolla johtamisen ”lyhyt oppimäärä” on sisäistetty organisaatiossa erinomaisen hyvin ja uusia askeleita voi nyt suunnitella luottavaisin mielin.
”Lähtölaukaus uudenlaiselle tiedon hallinnalle ja sen kautta johtamiselle on onnistunut hienosti. Jatkossa haluamme käyttää järjestelmää integraatioalustana ja hyödyntää sitä myös tiedon varastoinnissa”, toteaa Luhanko.
Harkituin askelin eteenpäin
Ideana on edelleen säilyttää sekä tolkku että maltti: vauhtisokeus vie herkästi ojaan, jos yritetään tehdä liikaa asioita liian nopeasti.
”Tästä syystä emme ole ottaneet alustaan mukaan taloudellista dataa vielä ollenkaan. Tulemme lisäämään datan määrää hyvin harkitusti”, Luhanko kertoo.
”Me halusimme alun perin, että data-alusta ei kuormita sen käyttäjiä, vaan tuo lisäarvoa. Tässä on onnistuttu todella hienosti ja alusta on omaksuttu hyvin”, Kauhanen kehaisee.
Luhanko lisää, että ”poikkeuksellisen hyvä” käyttäjäpalaute rohkaisee laajentamaan järjestelmää lähiaikoina.
”Data-alusta on nyt käytössä vain vanhuspalveluissa, mutta laajentaminen mielenterveys-, vammais- ja ateriapalveluyksiköihin kiinnostaa myös.”
Yhteisiä haasteita kaatamassa
Ambientiasta on matkan varrella tullut myös koko Attendo-konsernin kumppani – nyt myös Ruotsiin rakennetaan vastaavaa dashboard-ratkaisua. Luhanko ja Kauhanen kiittelevät Ambientian vahvaa tekemistä:
”Ambientian tiimi toi tähän hankkeeseen mutkattomat, ketterät metodit ja tarjosi meille sitä aitoa kumppanuutta, jota halusimme. Olemme ratkaisseet haasteita yhdessä, avoimen kommunikaation hengessä”, toteaa Kauhanen.
Luhanko lisää, että luotto kumppaniin on vain vahvistunut muutosmatkan varrella:
”Tärkeintä yhteistyössä on se, että me pystymme joka tilanteessa luottamaan siihen, että Ambientialla on näyttää meille sellainen ratkaisu, joka on juuri meille paras siinä tilanteessa.”
Ponnistuslauta tulevaisuuteen
Ambientian Niina Nykänen ja Petri Manninen korostavat hankkeessa kahta asiaa: ensinnäkin, nyt on tehty sellainen tekninen perusta, joka mahdollistaa Attendon tiedolla johtamisen kehittämisen pitkälle tulevaisuuteen.
”Lisäksi järjestelmät on tehty niin käyttäjäystävällisiksi, että niiden käyttöön menee minimimäärä aikaa – ja hoivan tekijät voivat keskittyä olennaiseen”, toteaa Manninen.
