Vuonna 2015 perustettu Digital Workforce on räjähdysmäisesti kasvava teollisen tason älykkääseen ohjelmistorobotiikkaan erikoistunut palveluyhtiö.
Sen toimittamat oppivat digityöntekijät automatisoivat tietotyön prosesseja suurissa organisaatioissa vapauttaen ihmisten aikaa arvokkaampaan työhön.
Yhtiön nopea ja kansainvälinen kasvu on tuonut mukanaan haasteita tietämyksenhallinnassa; mistä löytyy ajantasainen tieto, kuka sitä tuottaa ja miten sitä hallitaan?
Oltiin siis tilanteessa, jossa piti tehdä päätös siitä millä tavalla tietoa hallitaan nyt ja tulevaisuudessa – wikipohjaisesti vai dokumenttipohjaisesti?
Projektin päätavoitteena oli päästä irti pirstaleisen tiedon maailmasta strukturoidun tiedon maailmaan, jossa kaikki tärkeä dokumentaatio ja ohjeistukset saadaan ajan tasalle ja paremmin käyttäjien hyödynnettäväksi.
”Tiedon saatavuuden, tuottamisen, muokkaamisen ja ylläpidon helppous olivat lähtökohta ja vaatimus projektille.”
Globaali toimintaympäristö asetti vaatimuksia eri maissa sijaitsevien toimipisteiden käytäntöjen ja ohjeistuksen yhtenäistämiseen sekä tiimityön tukemiseen.
Päivittäisen työn kannalta tärkeänä – joskaan ei tippaakaan vähäisempänä – tavoitteena oli saada tiedon etsintään liittyvä sähköpostipallottelu vähenemään.
Näillä keinoilla sen teimme
Olennaista oli projektin myötä sisään ajettu ajatusmalli ja kulttuurimuutoksen aloittaminen dokumenttikeskeisestä maailmasta wiki-pohjaiseen maailmaan.
Projektin onnistumisen kulmakiviä olivat vanha yhteinen näkemys tietämyksenhallinnasta, innostunut projektitiimi ja ketterä toteutustapa jatkuva kommunikaatio asiakkaan kanssa. Myös asiakkaan kyky tuottaa laadukasta sisältöä oli korkealla tasolla.
Teknisesti projektissa toteutettiin wikipohjainen tietämyksenhallintaratkaisu Atlassian Confluencella, jonne tuotettiin tarvittava ohjeistus robotiikkaprojektien läpiviemiseksi.
Projektissa aloitettu tietämyksenhallintamalli on tarkoitus laajentaa asiakkaan muidenkin yksiköiden käyttöön, kuten HR:n ja talouden.
