Julkisen hallinnon digitalisaation muutosvauhti on kuin luotijunalla

Kun koronapandemia räjähti maailmalle ja tavoitti Suomen helmi-maaliskuussa 2020, alkoi ralli, jolla ei loppua ole näköpiirissä. Monet julkiset toimijat saivat olemattomalla varoitusajalla aivan uusia velvollisuuksia, ja uusia digitaalisia asiointikanavia oli luotava nopeasti. Sairaaloissa paiskittiin töitä tauotta, mutta kiivaimmillaan tahti oli samaa luokkaa ohjelmisto-, tiedotus- ja viestintäorganisaatioissa.  

Myös tulosta syntyi. Nyt lähes kaikki julkisen puolen palvelut tarjotaan itseasiointipalveluina sähköisessä muodossa. Olipa kyseessä ajanvaraus, tukien hakeminen tai rokotetodistus, kaikki eniten käytetyt palvelut on digitalisoitu.  

Monet viranomaiset ja organisaatiot saivat uusista digipalveluista kipeästi tarvittavaa resilienssiä hektiseen tilanteeseensa. Julkaisimme usean toimijan kanssa nopeasti uusia sähköisten palvelujen kanavia tai lisäsimme ominaisuuksia jo olemassa oleviin palveluihin. Se edellytti osaamista ja ketteryyttä alustapuolella sekä työkalujen, julkaisuputkien ja sovellusten tuntemusta. 

Kun uusia kanavia rakennetaan, on tärkeää luoda ne helposti skaalautuviksi tai uudelleen muokattaviksi, jotta vastaisuudessa muutokset sujuvat hyvin.   

Millä mitalla me mittaamme?  

Koronapandemia opetti ihmiset käyttämään sähköisiä palveluja. Hyvä niin, sillä sähköiset kanavat mahdollistavat palveluissa asioinnin 24/7 ajasta ja paikasta riippumatta, ja ovat siten hyvin tasapuolisia.  

Tämä edellyttää toki sitä, että palvelun käytettävyys on kunnossa. Valtion ja eri ministeriöiden digitalisaation asetuksissa on yhdeksän velvoittavaa kohtaa sähköisille palveluille. Suurin osa niistä koskee juuri käytettävyyttä.  

Digipalvelun käytettävyyden tulee olla niin hyvällä tasolla, että se muodostaa riittävän hyvän vaihtoehdon perinteiselle asiointikanavalle. Sähköisen kanavan on pystyttävä kilpailemaan tasavertaisesti puhelinpalvelun ja kasvokkain tapaamisen kanssa. 

Julkisten palveluiden vaatimustason nousuun ovat vaikuttaneet myös käyttäjien kasvaneet tarpeet ja odotukset. Käytettävyyden on oltava sitä tasoa, johon he ovat tottuneet kansainvälisten toimijoiden, kuten Facebookin ja Spotifyn kaltaisten toimijoiden palveluissa. Niiden käytettävyys on hiottu huipputasolle, ja tämän tulee toimia vertailukohtana myös meille. 

Kuulen usein sanottavan, että Suomi on digitaalisuudessa maailman huipputasolla. Mukava ajatushan se on, ja pitänee osin paikkansakin. Mutta olisiko syytä huomioida ne määreet, joihin näin ajatellessa osaamistamme vertaamme? Vertailukohta on kohtuullisen vaatimaton, jos tarkkailemme digitalisaatiota koko maapallon tasolla. 

Digitalisaation tehostamisessa on paljon kasvun varaa 

Kun velvollisuudet lisääntyvät, digitaalisen toiminnan tehostaminen on virastoille ja organisaatioille tärkeä selviytymiskeino. Näin voidaan kohdentaa resursseja sinne, missä niitä eniten kaivataan. Tässä digitaalisella mittaamisella on vielä paljon annettavaa.  

Digitalisaation etujen mittaamisessa olemme Suomessa vielä alkumetreillä. Me seuraamme kyllä käyttäjien sivuilla viettämää aikaa, mutta muutoin puksuttelemme eteenpäin kuin vanha lähijuna.

Meidän kannattaisi katsoa asioita laajemmin ja olisi mitattava todellisia, toteutuvia hyötyjä. Kun kehitämme digitaalista palvelua, on verrattava uuden palvelun synnyttämää resurssien ja ajan säästöä. Eikä tämä koske vain palveluntuottajan organisaatiota, vaan myös palvelun käyttäjiä. 

Julkisten palveluiden prosessiketjun automaatio on myös usein vaatimattomalla tasolla, sillä kaikkea taustalla olevaa toimintaa ei ole digitalisoitu ja automatisoitu. Tehokuutta voidaan lisätä vielä paljon digitalisoimalla taustalla olevien järjestelmien keskinäistä tiedonvaihtoa. Tässä työsarkaa riittää, mutta tämä tarjoaa meille välineitä, kun tavoittelemme luotijunan vauhtia. 

Kansallinen tietoturva on yhä tarkemmin säädeltyä – ja hyvä niin 

Kun asiakkaitamme ovat ulkoministeriö, puolustusvoimat, Kela ja monet isot kaupungit, turvallisuudesta ei tingitä tiukimmissakaan käänteissä. Vauhtia tärkeämpää on kuitenkin aina raiteilla pysyminen. Kansalaisten on voitava asioida palveluissa turvallisesti.  

Tässä apunamme on useita digitaalista toimintaa koskevia turvallisuusohjeita. Katakri eli kansallinen turvallisuusauditointikriteeristö sekä Digi- ja väestötietoviraston VAHTI antavat hyvät ohjeistukset. Ne kertovat, miten turvallisuutta tulee rakentaa, mihin ympäristöön palveluja voi sijoittaa ja miten dataa saa käsitellä.  

Julkisissa palveluissa liikkuu kansalaisten henkilökohtaisia, yksityisiä tietoja, joten on ehdottoman tärkeää tietää, miten tietoja tulee säilyttää, miten ne pitää salata ja miten ne saavat keskustella muiden järjestelmien kanssa. 

Julkisten palveluiden digitaalisesta toiminnasta on tullut viime vuosina yhä tarkemmin säädeltyä. Samalla ohjeistukset ovat kehittyneet huomattavasti yhä konkreettisemmiksi. Aiemmin ohjeissa saattoi olla hieman tulkinnanvaraisuutta, mutta nyt ohjeet ovat selkeämpiä, ymmärrettävämpiä ja niissä on havainnollisia esimerkkejä.

Vaikka luotijunan vauhtiin emme ihan pääse, meillä on olemassa välineitä, joiden avulla pysymme kyydissä.