Ajat ovat muuttuneet, mutta mielikuvat muuttuvat aikoja hitaammin. Sekä intranet että Confluence kantavat mukanaan tietyn määrän ajan taakkaa. Intranet ajatellaan edelleen helposti dokumenttisammioksi, jonne viestintä kaataa kaiken organisaatiotiedon ja josta ei sitten löydä mitään. Confluence saattaa edustaa monelle wikialustaa, vaikka se on tullut pitkän matkan siitä, mihin se alkujaan kehitettiin.

Wikistä täysipainoiseksi intranetalustaksi

Kaikki, jotka tuntevat Confluencen, tietävät, että se on paras työkalu wiki-pohjaiseen sisällöntuotantoon ja yhteistyöhön. Siksi se oli meidän mielestämme looginen alusta jalostaa intranetkäyttöön jo 2000-luvun ensimmäisellä vuosikymmenellä, jolloin sitä ei siihen tarkoitukseen käyttänyt juuri kukaan muu.

Jo vuosikymmen sitten intranetin tarkoitus alkoi kehittyä tiedotuskanavasta kohti yhteisöllisyyttä. Ambientia alkoi viedä intranetkonseptia enemmän kohti tietämyksenhallintaa ja yhteistyökanavaa ja siihen Confluence oli looginen vaihtoehto. Confluencella on nimittäin erittäin helppo luoda, jakaa ja työstää yhdessä sisältöä. Silloin intranet tehtiin Confluencen päälle rankasti räätälöimällä ja pitkälti itse koodaamalla.

Nyt räätälöintiä ja koodaamista ei tarvita lähellekään niin paljon, sillä kaikki intranetien lisätoiminnallisuuden voi ostaa valmiina lisäosakaupasta.

Tämä on hyvä uutinen

Kaikki ne toiminnot, joita intranetiin yleensä tarvitaan, on jo tehty Confluencelle. On valmiita uutisvirtoja, someseiniä ja kalentereita sen lisäksi, että Confluence itsessään on luontainen alusta tekniselle dokumentaatiolle, tietämyksenhallinnalle ja ryhmätyöskentelylle. Valmiiden lisäosien ja kumppaneiden avulla intranet kasataan sopivista palikoista nopeasti.

Pakasta vedetty Confluence on aika rujon näköinen kaveri. Mutta kun sen päälle asentaa ruotsalaisen Refinedin tai saksalaisen Linchpinin, se näyttää ihan erilaiselta.

Raaka, pakasta vedetty Confluence

 

Linchpin

 

Refined

 

Intranetista saa juuri niin kauniin ja näyttävän kuin on tarpeen. Sen sisuksiin saa kaikki ne toiminnallisuudet, joita tarvitaan. Ja lisäksi Confluence-intranet on vieläpä helppokäyttöinen.

Mihin meitä enää sitten tarvitaan?

Jos kuka tahansa voi perehtymällä ja paneutumalla kasata itselleen intranetin Confluencen, lisäosien ja teemojen avulla, niin voinko minä sitten lähteä kotiin?

Ensinnäkin tiedän, että pitkä osaamisemme ja best practices -tietämyksemme tulee tarpeeseen, kun organisaatio haluaa uudistaa intranetiään. Vaikka asiaan perehtymällä Confluencen saa pystyyn itsekin, niin perehtyminen ottaa aikaa. Lisäosakaupassa on valinnanvaraa melkein liiaksi asti ja sieltä laadukkaiden vaihtoehtojen haarukointi on melkoinen homma. Meillä se tietämys jo on ja jaamme sitä mielellämme eteenpäin.

Sitäkin enemmän meistä on apua intranetin konseptoinnissa. Intranet kun ei ole kaikille sama. Toiset organisaatiot kaipaavat sosiaalisia elementtejä enemmän, toiset taas haluavat intranetista viestinnällisen kanavan. Palvelumuotoilun keinoin ja työpajoin autamme määrittelemään intranetille konkreettiset tavoitteet ja käyttäjäpolut. Rakennamme kokonaisuuden niin, että käyttäjät saavat tarvitsemansa ja omistaja ei joudu maksamaan ominaisuuksista, joita ei käytetä.

Usein tämä tarkoittaa myös eri käyttäjäryhmille personoitua sisältöä.

Personoidut uutiset

 

Personoidut applikaatiot

 

Käyttäjä voi itse valita, mitä uutisia hän haluaa etusivulla nähdä ja mitä työkaluja ja applikaatioita hän tarvitsee. Myös integraatioita voi personoida siten, että markkinointiosasto näkee ensimmäisenä Twitter-feedin ja IT-osasto Jira-tehtävät.

Kun intranet konseptoidaan alusta asti huolella, siitä ei tule loppumaton tiedon syöveri, jonne eksyy. Sen sijaan siitä tulee organisaation toimintaa tukeva työkalu. Confluence taipuu kyllä.

Avainsanat:
Confluence, intranet
ambientia

Blogi