Mittaaminen on helppoa, mittareiden keksiminen vaikeaa

Siksi alkuun on toistettava mantraa: mittaa mitä mittaat, kunhan jotakin mittaat.

Aikanaan puukäsityön tunnilla opetettiin, että mittaa kahdesti ja leikkaa kerran. Huolellisella mittaamisella itse tekeminen menee todennäköisemmin oikein. Luovassa työssä ohje ei ole ihan näin suoraviivainen, sillä joskus vasta mittaaminen paljastaa leikkaamisen vaikutuksen. Silti suositus mitata paljon ja huolellisesti ei ole turha Leanissa IT:ssakaan.

Mittareilla etsitään parannuksia ja pullonkauloja

Nähdäkseni mittaamisella on kaksi olennaista tavoitetta. Ensimmäinen on havaita, onko tehdyillä kehitystoimenpiteillä käytännön vaikutusta prosessiin. Kun toiminta on ensin stabiloitu ja vaihtelu on vähäistä, toiminnalle on luotu erilaisia mittareita ja niistä on kertynyt riittävästi pohjadataa, sen jälkeen muutosten vaikutus näkyy mittareissa.

Mutukin on toki ihan kiva. Jos työntekijöistä tai esimiehistä näyttää ja tuntuu siltä, että homma toimii muutosten jälkeen paremmin, niin hyvä. Varmaksi sitä ei kuitenkaan voi tietää, eikä sitä mikään muu samalla tavalla todista, kuin viisarin värähtäminen luotettavalla mitta-asteikolla.

Toinen mittareiden olemassa olon tarkoitus on paljastaa poikkeavuuksia ja pullonkauloja prosessissa. Jos mittarit alkavat yhtäkkiä holtittomasti heilahdella, se hälyttää meidät tarkkailemaan ja tutkimaan. Mittareiden tasainen raksutus kertoo tilanteen olevan hallussa.

Mittareiden keksiminen tyhjästä on pirun hankalaa

Tyypillisin kysymys on se, että mitä sitten oikein pitäisi mitata. Yrityksellähän on omat lakisääteiset, taloudelliset mittarit ja usein johdon asettamia mittareita – nekin yleensä talouteen liittyviä. Ne eivät kuitenkaan kerro tuotantotiimiläiselle arjen ja käytännön tasolla, miten työ toimii ja miten sitä pitäisi kehittää. Mittarit eivät ohjaa tekemistä kuten niiden pitäisi.

Silti omien mittareiden keksiminen tyhjästä on alkuun todella vaikeaa. Etenkin luovaa asiantuntijatyötä tuntuu olevan hankala pusertaa mitattavaan muotoon. Tähän ratkaisu on se, että mittaa alkuun ihan mitä tahansa. Ei kannata tukahduttaa työtä heti lähtökuoppaan sillä, että pyrkii luomaan heti täydellisiä, oikeita ja käyttökelpoisia mittareita.

Nimittäin hyvin pian mittaamisen ja tekemisen myötä alkaa hahmottaa, että mitkä luoduista mittareista tuottavat arvokasta dataa. Ja kun näiden mittareiden tuloksia analysoidaan, huomataan samalla, millaisia mittareita itse asiassa tarvitaan. Siitä se kehitys alkaa ja se jatkuu aina. Meidänkin mittarit ovat kehittyneet huimasti ensimmäisistä versioista ja jatkavat koko ajan kehittymistään.

Meillä on muun muassa tällaisia mittareita

• Virtaustehokkuus, eli paljonko tehtäviä valmistuu viikkotasolla ja mikä on tehtävien läpimenoaika.
• Paljonko projektissa on työtehtäviä auki ja miten se suhtautuu pitkän aikavälin kesiarvoon. Mittareissa on otettu myös huomioon, mitä asiantuntijatyötä kukin auki oleva tehtävä vaatii. Tämä mittari kertoo resurssitarpeesta ja sen kehityksestä.
• Onko kaikki tehtävät käyneet läpi breakdown-vaiheen, eli paljonko tehtävämassassa on työtä, jota ei ole määritelty, tyypitetty ja sijoitettu kokoluokkaan. Tällä me pidämme huolta, ettemme itse lipsu takaisin vanhoihin tapoihin.
• Työmääräarvion ja toteutuneen ajan välinen ero. Mittari on automaattinen ja nostaa esiin, jos tuotannossa on tehtävä, joka on ylittämässä työmääräarvion. Näin pysytään ajoissa tutkimaan ylityksen syyt ja keskustelemaan asiakkaan kanssa, miten edetään.

Isoa osaa näistä asioista mitattiin toki ennenkin, mutta nyt nämä mittarit on pitkälti automatisoitu ja ne palauttavat tarkempaa dataa. Edellisessä viidessä jaksossa kuvatut pohjatyöt ovat tehneet mahdolliseksi tarkentaa ja kehittää mittareita koko ajan paremmiksi. Nyt kun mittareista näkee, miten arki sujuu ja mitkä muutosvoimat siihen vaikuttavat, on mahdollista käydä rakentavaa ja ennakoivaa keskustelua. Mutta siitä lisää vähän myöhemmin.

Aiemmat blogitekstimme Leanista:

Ohjelmistoprojekti taivutetaan noudattamaan FIFO-logiikkaa

Kanban sytyttää valot ja työ muuttuu näkyväksi

Hyvin määritelty ei ole vielä puoliksikaan tehty

Lean ruokkii uteliasta, kehittämishaluista luonnetta

Lean IT ei pidä odottamisesta eikä arvosta resurssitehokkuutta

Leanin ydinviesti kolmessa minuutissa

Kolahtiko? Kerro ajatuksesi, olemme sinuun yhteydessä.

Lisätietoja

Sami Pippuri

• Business Director, Public
• sami.pippuri@ambientia.fi
• +358 41 430 4128

Sami johtaa Ambientian julkisen sektorin liiketoimintaa ja on kiinnostunut kehittämään itseään ihmisenä, perheenisänä ja johtajana. Tällä hetkellä mielenkiinnon kohteina ovat yhteiskunnan digitalisaatio, tiedolla johtaminen, IT-prosessien kehittäminen, Lean IT ja Crossfit tärkeysjärjestyksen vaihdellessa hyvinkin päiväkohtaisesti.

Julkaistu 3.6.2019