HSY:lle luotu Attila-työnohjausjärjestelmä taipui huoltoliiketoiminnan mobiilisovellukseksi

Ambientia on jo usean vuoden ajan kehittänyt HSY:lle arjen työtä helpottavia digitaalisia ratkaisuja. Kaikki alkoi työnohjausjärjestelmän onnistuneella kehittämisellä. Seuraavaksi sen tärkeimmät ominaisuudet valjastettiin kenttätyöntekijöille luotuun mobiilisovellukseen. Tuoreimpana laajennuksena toteutettiin ennätysajassa paljon kiitosta saanut mobiilisovellus huoltoliiketoiminnan tarpeisiin.

Yhteistyö HSY:n ja Ambientian välillä alkoi työnohjausjärjestelmän kehittämisestä työnjohdon, suunnittelun ja työn resursoinnin tarpeisiin. Järjestelmä sai nimekseen Attila ja se siirsi pääkaupunkiseudun suurimman vesihuollon ja jätehuollon palvelujen tuottajan kertaheitolla digiaikaan.

– Järjestelmän kehittämisessä otettiin huomioon joustava muokattavuus ja seuraavaksi toteutimme kenttätyönohjausta varten Attila-mobiilisovelluksen. Uusien vesiliittymien asentajat saivat kentälle työkalun, josta löytyy kaikki tarvittava reaaliaikainen tieto ja viestintä tehtävien hoitamista varten. Sovellus säästää reilusti työnjohdon ja asentajien aikaa, ja dokumentoinnin laatu on parantunut, kertoo Ambientian kehittämiskonsultti Harri Nieminen.

Asentajan matkassa mappipinojen keskellä

Seuraavaksi kehityskohteeksi otettiin Attilan mobiilisovelluksen laajentaminen huoltoliiketoiminnan tarpeisiin, erityisesti vesimittareita vaihtavien asentajien työhön. HSY tuottaa vesihuollon palvelut pääkaupunkiseudun suurimpiin kaupunkeihin, ja kun yhden mittarin huoltoväli on noin kahdeksan vuotta, mittareita vaihdetaan vuosittain hieman yli 9000.

– Tämä oli äärettömän mielenkiintoinen kehittämisprosessi. Ensimmäistä kertaa olimme mukana Scrum-työskentelyssä, joka koostui tiiviisti aikataulutetuista ja osittain rinnakkaisista sprinteistä. Ihmettelimme aluksi mistä on kyse, mutta huomasimme, että hyvin suunnitellut sprintit muodostivat kokonaisuuden, jonka tarkoitus oli muodostaa haluamamme mobiilijärjestelmä. Tarkkaan aikataulutettu toiminta varmisti, että kaikki sitoutuivat keskittymään tähän projektiin, kertoo HSY:n tilaustyöyksikön päällikkö Sami Sillstén.

– Ne menivät läpi täysin aikataulussa ja lopputulos oli se, mitä aika tarkkaan haettiin. Oli myös hienoa nähdä ensimmäistä kertaa, miten palvelumuotoilijat lähtivät asentajien mukaan maastoon, haastattelivat ja tutkivat, mitä työssä tehdään. Sen jälkeen he esittelivät luonnoksen, jota asentajat ja esihenkilöt saivat kommentoida vapaasti – ja siitähän tuli tosi hienoa jälkeä, Sillstén kertoo.

Ambientian palvelumuotoilija Juha Pihlaja kertoo kenttätyöstä tarkemmin.

– Aluksi kävimme hallinnon asiantuntijoiden kanssa toimistolla läpi, mitä vaatimuksia ja vaiheita mittarien vaihtamiseen liittyy. Tulimme siihen tulokseen, että on hyvä tutustua työn yksityiskohtiin sekä Helsingissä, jossa on paljon kerrostalo- ja virastokohteita, että Espoossa, jossa on paljon myös pientalokohteita. Käytännön työ alkoi siitä, että astuin aamusta alkaen asentajan pakettiauton kyytiin ja seurasin, miten työtä käytännössä tehdään.

– Kummallakin asentajilla oli autossaan puolisenkymmentä mappia, joihin toimiston henkilöstö oli printannut tiedot vesimittareiden vaihtokohteista. Kun kohteessa päästiin työhön, asentajan piti itse kirjata käsin ylös vanhan mittarin lukemat ja uuden mittarin tunnusnumero, ja siirtää paperit suoritettujen kohteiden mappiin, Pihlaja kuvailee.

Toimistolla mapit sitten vaihdettiin uusiin, joissa oli tiedot seuraavista kohteista. Työhön liittyi paljon manuaalista käsityötä niin toimistossa kuin asentajankin käsittelyssä työpäivän aikana. Käsin kirjattuja numeroita oli joskus vaikea tulkita ja työ on melko herkkää virheille.

Hieroglyfeistä skannaukseen

– Työhön tutustumisen jälkeen keskustelimme työn haasteista ja siitä, mikä helpottaisi asentajien työtä. Tämän pohjalta kehitimme mobiilisovelluksen, jossa kaikki asentajan työkohteeseen liittyvät tiedot ovat mobiilissa valmiina. Kun asentajat pääsevät kohteeseen, he ottavat ensin kameralla vanhasta mittarista kuvat, joissa vesimittarin tunnus ja mittarilukemat näkyvät. Jos jälkikäteen tulee jotain selvitettävää tai asiakkaat reklamoivat, kuvien kautta voidaan todentaa kirjatut tiedot, selventää Pihlaja.

– Uudesta mittarista asentajat saavat tiedot ylös näppärästi skannaamalla laitteen qr-koodin. Tulevaisuudessa, kun qr-koodilla varustettu vesimittari tulee tiensä päähän, sen tiedot löytyvät skannaamalla digitaalisesta järjestelmästä ja kaikki käsin kirjaaminen jää pois.

Pihlaja kertoo, että jokaisella vesimittarilla on tarkka elinkaari. HSY lähettää kaikki vanhat mittarit asiantuntijayritykselle tarkastettavaksi. Siellä testataan ja varmistetaan, onko vanha mittari mitannut käyttöluvut oikein. Jos mittaustuloksissa löytyy virhe, saatetaan asiakasta hyvittää liiallisesta veloituksesta tai päinvastaisessa tapauksessa lähettää lisälasku.

Loppukäyttäjiä kuunnellen hyvä tulee

– Kun sovelluksen ensimmäinen testiversio oli valmis, teimme uudet kierrokset asentajan kyydissä. Siinä kokeilimme rinnakkain vanhaa kirjausmenetelmää ja sovelluksen käyttöä. Hioimme lopullisen version kommenttien pohjalta, Pihlaja kertoo.

Sovellus olisi antanut mahdollisuuden myös työn tarkkaan aikatauluttamiseen, mutta sitä asentajat eivät halunneet. Nykyinen käytäntö antaa heille vapauden säätää aikatauluja, jos kohdalle sattuu esimerkiksi iso kerrostaloyhtiö tai vaativa mittarijärjestelmä.

– Uusi sovellus otettiin reippaassa aikataulussa HSY:llä käyttöön. Nyt asentajien on helppo tuurata toisiaan, jos vaikkapa huoltoyhtiön kanssa sovittu aikataulu muuttuu ja työ pitää siirtää toiselle tekijälle. Nyt se sujuu vaivattomasti tiketteinä, Pihlaja kertoo.

– Olemme olleet monissa it-projekteissa mukana, ja tämä oli kyllä uskomattoman nopea kehitystyö. Olimme todella tyytyväisiä tähän toimintatapaan ja saimme erittäin toimivan, näppärän ratkaisun. Se on vauhdittanut, helpottanut ja automatisoinut merkittävästi työtä sekä vähentänyt käsin kirjaamista ja sitä kautta inhimillisten virheiden määrää, kertoo Sillstén.

– Keneltäkään ei ole kuulunut mitään valituksia, vaan sovelluksesta ollaan innostuneita. Jopa siinä määrin, että nyt toivotaan vielä liuta lisäominaisuuksia, joita tässä projektissa ei hoksattu toivoa. Mietimme nyt hetken rauhassa tulevaa ja tulevaisuudessa tuomme ehkä lisää qr- ja viivakooditoimintoja käyttöön, joka automatisoi työtä vielä lisää. Seuraava vaihe voisi olla sekin, että kirjallisia dokumentteja tarvitsevat asiakkaat, kuten taloyhtiöt, saisivat asiakirjat suoraan sähköpostiinsa.

– Yhteistyö Ambientian kanssa jatkuu edelleen. Suosittelenkin, että jos haluaa saada kehitysprojektin onnistuneesti ja nopeasti läpi, niin molempien osapuolten pitää sitoutua siihen aidosti. Kun tehdään sprinttejä, puristetaan ne pariin viikkoon, sovitaan päivät, jolloin kaikki ovat tavoitettavissa, niin projekti onnistuu, myhäilee Sillstén.

Lue myös, miten Attila-työnohjausjärjestelmä HSY:lle syntyi ja miten sen tärkeimmät ominaisuudet siirrettiin Attila-mobiilisovellukseen.