Ambientian aikaisemmin toimittaman Attila-toiminnanohjausjärjestelmän avulla saatiin tuotua selkeyttä HSY:n jo olemassa oleviin prosesseihin, luotua uusia prosesseja sekä parannettua työn ja tiedon laatua. Nyt vuorossa oli Attilan avainprosessien tuominen mobiiliin. Päivittäin liikkeellä ja kohteissa työskentelevät pääsivät täten hyödyntämään työkalua myös kentällä.

Asentajien työ oli ollut pitkään riippuvainen päivittäin jaettavista paperilappusista ja työn seurantaan liittyvä kommunikaatio kulki paperilappuprosessista johtuen vähintään päivän jäljessä. Tämä ei tukenut asentajien liikkuvaa ja tapahtumarikasta arkea. Tästä käytännöstä nähtiin tarve siirtyä kohti reaaliaikaisempaa ja sujuvampaa viestintää ja työtä, johon valmiudet jo löytyivät Jiran päälle rakennetusta Attilasta.

Jira taskuun

Koska olemassa ei ollut valmiiksi työkaluja, jotka olisivat mahdollistaneet Jiran sovittamisen nätisti useammalle mobiilialustalle, lähdettiin HSY:n toiveet täyttävää ratkaisua rakentamaan tyhjästä. Suunnittelussa ymmärrettiin kenttäväen hyötyvän mutkattomasta ja toiminnoiltaan kohdistetusta käyttöliittymästä. Taustajärjestelmästä mobiiliapplikaatioon poimittiinkin vain niitä ominaisuuksia ja informaatiota, jotka ovat kohteessa tapahtuvan työn kannalta oleellisia. HSY:n kanssa järjestetyn viikonmittaisen Design Sprintin aikana muotoiltiin suunnitelma Attila-mobiilipalvelun toteuttamiseksi sekä visuaaliset hahmotelmat palvelun lopullisesta ulkoasusta. Palvelumuotoilu tarjosi hyvän lähtökohdan itse palvelun toteuttamiseen ja varmisti, että HSY:n kanssa yhteistyöllä suunniteltu ratkaisu palvelisi heidän tarpeitansa.

Haastetta matkaan toi toive Attila-mobiilin toteuttamisesta useille eri alustoille, sillä asiakkaalla oli käytössä laaja skaala erilaisia mobiililaitteita (kuten Android, iOS ja Windows -tabletteja). Tämä toive huomioiden toteutustavaksi valittiin hybridisovellus, jonka ansiota yhdellä koodipohjalla saavutettaisiin useampi eri alusta ja kustannus- ja ylläpitohyötyjä. Käytettäväksi sovelluskehykseksi valittiin Ionic, jolla saatiin web-teknologioita hyödyntäen rakennettua sovellusversio Androidille sekä Web app muille mobiililaitteille. Ionic skaalautuu luontevasti sekä mobiiliin että työpöytäkokemukseen kohtuullisen pienellä vaivalla.

Liikkuvaa työtä tukemassa

Sovellus toimii yksinkertaistettuna näkymänä Jiraan. Se tarjoaa Jiran modernin toiminnanohjauksen tuomat mahdollisuudet suoraan kentälle: organisoidun tavan tarkastella päivittäisiä työjonoja ja yksittäisiä työmääräimiä, suorittaa tuntikirjauksia, tarkastella työkohteiden tietoja ja välittää tietoa keskitetysti muille asentajille sekä esimiehille. Työmääräinten tiedot päivittyvät reaaliajassa Jirasta varmistaen näin, että kenttäväellä on aina saatavilla viimeisin tieto työn suorittamiseksi.

Ehostunut viestintä on myös osaltaan helpottanut asentajien työtä. Attila-mobiilissa työkohteiden viestintä on sisällytetty suoraan työkohteiden alle. Tämä keskittää oleellisen informaation yhteen paikkaan, jossa ihmiset pystyvät tarkistamaan työn etenemisen ja samalla välittämään muille arvokasta tietoa ja kuvia työkohteen tilanteesta. Näin on mahdollistettu osastoittain parempi yhteistoiminta ja poistettu siiloja. Kenttätyö organisoituukin nyt uudella tavalla muuttaen sekä työkaluja että työntekemisen tapoja nykyaikaisemmiksi ja tehokkaimmiksi.

Hybridissä sen salaisuus

Attila-mobiilin työstämistä edisti tehokkaasti HSY:n selvä oma visio siitä, mitä lähdetään tekemään sekä halu ja valmius uudenlaiseen ajatteluun yhdessä ambientialaisten kanssa. Aikaa ja rahaa säästettiin, kun sovellus toteutettiin hybridisovelluksena, eikä jokaiselle alustalle tarvinnut toteuttaa omaa erillistä ratkaisua, jotka olisivat nostaneet projektin kustannuksia ja kokonaiskestoa huomattavasti. Kehitys Attila-mobiilin osalta jatkuu vielä. Tarkoituksena on tuoda tutulla yhteistyömallilla sovellukseen uusia ominaisuuksia, jotta se pystyy palvelemaan loppukäyttäjiään entistä paremmin. Yhdistämällä selvää määrätietoisuutta ja syvää intohimoa, muutettiin jälleen ihmisten arkea paremmaksi.

”Mobiiliapplikaation toteuttaminen asentajien käyttöön oli HSY:lle askel uuteen maailmaan. Design Sprint oli uusi kokemus, mutta kokeneiden palvelumuotoilijoiden kanssa erittäin tehokas ja mieluisa tapa työskennellä. Kehityksestä päästiin testiryhmien tuotantokäyttöön nopeasti, ja myös käyttäjiltä saatu palaute oli positiivista. Applikaation todettiin olevan muotoilultaan mukavan looginen ja yksinkertainen tarjoten työmaalle juuri vain sen tiedon, mitä siellä tarvitaan.

Suurin etu löytyi suunnitellusti töiden dokumentoinnista ja kommenttien sekä havaintojen kytkeytymisestä juuri ao. työlle. HSY vesihuollon tilaustöitä tekee päivittäin lähes 20 asennusryhmää eli toteuttavat kymmeniä töitä päivässä, pitkälti toista tuhatta vuodessa. Työmaaviestintä esimiesten ja asennusryhmien välillä on tähän asti toteutettu puheluin, tekstiviestein, WhatsApp-viestein ja valokuvat usein siirretty vasta toimistolla asentajien puhelimista Attila-toiminnanohjausjärjestelmään. Töiden tilanteiden dokumentointi on siis ollut jälkijättöistä ja perustunut kaikkien töiden viestiketjuihin. Töihin liittyvät jälkikäteen tehdyt mahdolliset reklamaatiot liittyvät pääosin väärinymmärryksiin. Tähän asti reklamaatioiden selvitys on ollut hidasta, kun eri viestiketjuista on yritetty löytää jopa viikkojen tai kuukausien takaisia viestejä ko. töihin liittyen. Nyt viestintä tapahtuu siis Attila-mobiilin kautta ja kohdentuu suoraan ao. työlle ja täysin reaaliaikaisesti. Viestintä on myös läpinäkyvää koko organisaatiolle.

HSY tulee varmasti jatkamaan hybridimobiilisovellusten kehitystä niin, että ne lopulta palvelevat kaikkia yli sataa putkiasentajaa sekä esimiehiä. Seuraavana kehityksenä tulemme ottamaan myös huomioon asiakastarpeet eli miten saamme applikaatiot palvelemaan myös heitä.”

Sami Sillstén, Verkostopäällikkö

 

”Sovellus toteutettiin ketteriä menetelmiä käyttäen. Yhteistyö ja kommunikaatio Ambientian tiimin kanssa toimi erinomaisesti ja molemminpuolinen sitoutuminen sovittuihin Scrum-käytäntöihin mahdollisti ensimmäisen toimivan sovelluksen julkaisun testiryhmälle lyhyessä ajassa. Erityisen ilahduttavaa Ambientian tiimin kanssa työskentelyssä oli avoimuus ja läpinäkyvyys kehityksen tilanteeseen, ongelmat tuotiin heti esiin ja yleensä vielä ratkaisuvaihtoehtojen kera. Palvelumuotoilu, huolellinen ratkaisu- ja arkkitehtuurisuunnittelu sekä määritellyt kehitys- ja julkaisuprosessit antoivat tarvittavat raamit sovelluskehitykselle, joiden myötä myös jatkokehitys käyttäjäpalautteen perusteella on tapahtunut hyvin sujuvasti.”

Iina Valtonen, Projektipäällikkö